Punto de venta

Un punto de venta (POS por sus siglas en inglés point of sale) o punto de compra es el momento y el lugar donde se completa una transacción minorista. En el punto de venta, el comerciante calcula el monto adeudado por el cliente, indica ese monto, puede preparar una factura para el cliente (que puede ser una copia impresa de la caja registradora) e indica las opciones para que el cliente realice el pago. También es el punto en el que un cliente realiza un pago al comerciante a cambio de bienes o después de la prestación de un servicio. Después de recibir el pago, el comerciante puede emitir un recibo por la transacción, que generalmente se imprime pero también se puede prescindir o enviar electrónicamente.

Para calcular el monto adeudado por un cliente, el comerciante puede usar varios dispositivos, como balanzas, lectores de códigos de barras y cajas registradoras (o las "cajas registradoras POS" más avanzadas, que a veces también se denominan "sistemas POS"). Para realizar un pago, se encuentran disponibles terminales de pago, pantallas táctiles y otras opciones de hardware y software.

El punto de venta a menudo se denomina punto de servicio porque no es solo un punto de venta, sino también un punto de devolución o pedido del cliente. El software de terminal POS también puede incluir características para funciones adicionales, como gestión de inventario, CRM, finanzas o almacenamiento.

Las empresas están adoptando cada vez más los sistemas POS, y una de las razones más obvias y convincentes es que un sistema POS elimina la necesidad de etiquetas de precios. Los precios de venta están vinculados al código de producto de un artículo al agregar existencias, por lo que el cajero solo necesita escanear este código para procesar una venta. Si hay un cambio de precio, esto también se puede hacer fácilmente a través de la ventana de inventario. Otras ventajas incluyen la capacidad de implementar varios tipos de descuentos, un esquema de lealtad para los clientes y un control de stock más eficiente, y estas características son típicas de casi todos los sistemas modernos de ePOS.

Terminología

Los minoristas y los vendedores a menudo se refieren al área alrededor de la caja como el punto de compra (POP) cuando lo discuten desde la perspectiva del minorista. Este es particularmente el caso al planificar y diseñar el área, así como al considerar una estrategia de marketing y ofertas.

Algunos proveedores de puntos de venta se refieren a su sistema POS como "sistema de gestión minorista", que en realidad es un término más apropiado dado que este software ya no se trata solo de procesar ventas, sino que viene con muchas otras capacidades, como gestión de inventario, sistema de membresía, registro de proveedores, contabilidad, emisión de órdenes de compra, cotizaciones y transferencias de existencias, creación de etiquetas de código de barras ocultas, informes de ventas y, en algunos casos, redes o enlaces de puntos de venta remotos, por nombrar algunos de los más importantes.

Sin embargo, es el término sistema POS en lugar de sistema de gestión minorista el que está de moda tanto entre los usuarios finales como entre los proveedores.

La definición básica y fundamental de un Sistema POS, es un sistema que permite el procesamiento y registro de transacciones entre una empresa y sus consumidores, en el momento en que se adquieren bienes y/o servicios.

Historia

Software antes de la década de 1990

Las primeras cajas registradoras electrónicas (ECR) se controlaban con software patentado y tenían funciones y capacidades de comunicación limitadas. En agosto de 1973, IBM lanzó los sistemas de tienda IBM 3650 y 3660 que eran, en esencia, una computadora central utilizada como controlador de tienda que podía controlar hasta 128 cajas registradoras de punto de venta IBM 3653/3663. Este sistema fue el primer uso comercial de tecnología cliente-servidor, comunicaciones punto a punto, respaldo simultáneo de red de área local (LAN) e inicialización remota. A mediados de 1974, se instaló en las tiendas Pathmark de Nueva Jersey y en los grandes almacenes Dillard's.

Uno de los primeros sistemas de caja registradora controlados por microprocesador fue construido por William Brobeck and Associates en 1974, para los restaurantes McDonald's.Utilizaba el Intel 8008, un microprocesador muy temprano (y precursor del procesador Intel 8088 utilizado en la computadora personal IBM original). Cada estación del restaurante tenía su propio dispositivo que mostraba el pedido completo de un cliente, por ejemplo, [2] Batido de vainilla, [1] Papas fritas grandes, [3] BigMac, usando teclas numéricas y un botón para cada elemento del menú. Al presionar el botón [Grill], se podía trabajar en un segundo o tercer pedido mientras la primera transacción estaba en curso. Cuando el cliente estaba listo para pagar, el botón [Total] calcularía la factura, incluido el impuesto sobre las ventas para casi cualquier jurisdicción en los Estados Unidos. Esto hizo que fuera preciso para McDonald's y muy conveniente para los meseros y proporcionó al dueño del restaurante un control sobre la cantidad que debería estar en las cajas registradoras.Modo Gerente. Además de la memoria de corrección de errores, se mejoró la precisión al tener tres copias de todos los datos importantes con muchos números almacenados solo como múltiplos de 3. Si una computadora falla, la otra puede manejar todo el almacenamiento.

En 1986, Eugene "Gene" Mosher presentó el primer software gráfico de punto de venta con una interfaz de pantalla táctil bajo la marca registrada ViewTouch en la computadora a color Atari 520ST de 16 bits. Presentaba una interfaz controlada por widgets con pantalla táctil a color que permitía la configuración de widgets que representaban elementos de menú sin programación de bajo nivel. El software de punto de venta ViewTouch se demostró por primera vez en público en Fall Comdex, 1986, en Las Vegas Nevada ante grandes multitudes que visitaron el stand de Atari Computer. Este fue el primer sistema POS disponible comercialmente con una interfaz de pantalla táctil gráfica en color controlada por widgets y se instaló en varios restaurantes en los EE. UU. y Canadá.

En 1986, IBM presentó su serie 468x de equipos POS basados ​​en Concurrent DOS 286 y FlexOS 1.xx de Digital Research, un sistema operativo multiusuario multitarea en tiempo real modular.

Software moderno (posterior a la década de 1990)

Se ha desarrollado una amplia gama de aplicaciones POS en plataformas como Windows y Unix. La disponibilidad de potencia de procesamiento local, almacenamiento de datos local, redes e interfaz gráfica de usuario hizo posible el desarrollo de sistemas POS flexibles y altamente funcionales. El costo de tales sistemas también ha disminuido, ya que todos los componentes ahora se pueden comprar listos para usar.

En 1993, IBM adoptó FlexOS 2.32 como base de su sistema operativo IBM 4690 en su serie 469x de terminales POS. Esto se desarrolló hasta 2014 cuando se vendió a Toshiba, quien continuó apoyándolo hasta al menos 2017.

En lo que respecta a las computadoras, las versiones estándar suelen ser más nuevas y, por lo tanto, más potentes que los terminales POS patentados. Se agregan modificaciones personalizadas según sea necesario. Otros productos, como tabletas con pantalla táctil y computadoras portátiles, están fácilmente disponibles en el mercado y son más portátiles que las terminales POS tradicionales. La única ventaja de estos últimos es que, por lo general, están construidos para resistir el manejo brusco y los derrames; un beneficio para las empresas de alimentos y bebidas.

Los requisitos clave que deben cumplir los sistemas POS modernos incluyen una velocidad de operación alta y constante, confiabilidad, facilidad de uso, soporte remoto, bajo costo y una gran funcionalidad. Los minoristas pueden esperar razonablemente adquirir dichos sistemas (incluido el hardware) por alrededor de $ 4000 US (a partir de 2009) por línea de pago.

La confiabilidad no depende totalmente del desarrollador, sino a veces de la compatibilidad entre una base de datos y una versión del sistema operativo. Por ejemplo, el sistema de base de datos Microsoft Access ampliamente utilizado tuvo un problema de compatibilidad cuando las máquinas con Windows XP se actualizaron a una versión más nueva de Windows. Microsoft no ofreció una solución inmediata. Algunas empresas sufrieron graves interrupciones en el proceso, y muchas volvieron a Windows XP para una resolución rápida. Otras empresas utilizaron el apoyo de la comunidad, ya que se ha encontrado una solución de modificación del registro para esto.

Los sistemas POS son uno de los sistemas de software más complejos disponibles debido a las características que requieren los diferentes usuarios finales. Muchos sistemas POS son conjuntos de software que incluyen módulos de venta, inventario, conteo de existencias, pedidos de proveedores, fidelización de clientes e informes. A veces se incluyen funciones de orden de compra, transferencia de existencias, emisión de cotizaciones, creación de códigos de barras, teneduría de libros o incluso contabilidad. Además, cada uno de estos módulos está interconectado para cumplir su propósito práctico y maximizar su usabilidad.

Por ejemplo, la ventana de venta se actualiza inmediatamente con la entrada de un nuevo miembro a través de la ventana de membresía debido a esta interconexión. De manera similar, cuando se realiza una transacción de venta, cualquier compra realizada por un miembro se registra para que la ventana de membresía informe y brinde información como el tipo de pago, los bienes comprados, la fecha de compra y los puntos acumulados. El análisis integral realizado por una máquina POS puede necesitar procesar varias cualidades sobre un solo producto, como el precio de venta, el saldo, el costo promedio, la cantidad vendida, la descripción y el departamento. Se requiere una programación altamente compleja (y posiblemente recursos informáticos considerables) para generar análisis tan extensos.

Los sistemas POS están diseñados no solo para servir a las industrias minorista, mayorista y hotelera como históricamente ha sido el caso. Hoy en día, los sistemas POS también se utilizan en negocios de arrendamiento de bienes y propiedades, talleres de reparación de equipos, administración de atención médica, oficinas de venta de boletos como cines e instalaciones deportivas y muchas otras operaciones donde se requieren capacidades como las siguientes: procesamiento de transacciones monetarias, asignación y programación de instalaciones., llevar registro y programación de servicios prestados a clientes, seguimiento de bienes y procesos (reparación o fabricación), facturación y seguimiento de deudas y pagos pendientes.

Diferentes clientes tienen diferentes expectativas dentro de cada comercio. La funcionalidad de generación de informes por sí sola está sujeta a tantas demandas, especialmente de aquellos en la industria minorista/mayorista. Para citar requisitos especiales, los productos de algunas empresas pueden incluir productos perecederos y, por lo tanto, el sistema de inventario debe ser capaz de avisar al administrador y al cajero sobre productos vencidos o vencidos. Algunas empresas minoristas requieren que el sistema almacene crédito para sus clientes, crédito que puede usarse posteriormente para pagar bienes. Algunas empresas incluso esperan que el sistema POS se comporte como un sistema de gestión de inventario completo, incluida la capacidad de proporcionar incluso FIFO (primero en entrar, primero en salir) y LIFO (último en entrar, primero en salir), informes de sus productos con fines contables y fiscales..

En la industria hotelera, las capacidades del sistema POS también pueden diferir significativamente. Por ejemplo, mientras que a un restaurante normalmente le preocupa cómo funciona la ventana de venta, si tiene funciones como la creación de botones de artículos, para varios descuentos, para agregar un cargo por servicio, para retener recibos, para hacer cola, para servicio de mesa también. en cuanto a las comidas para llevar, la fusión y la división de un recibo, estas capacidades aún pueden ser insuficientes para un spa o centro de adelgazamiento que requeriría además una ventana de programación con registros históricos de asistencia de clientes y sus requisitos especiales.

Se puede hacer un sistema POS para servir diferentes propósitos a diferentes usuarios finales dependiendo de sus procesos comerciales. Muy a menudo, un sistema POS estándar es inadecuado para los clientes; se requiere cierta personalización, y es por eso que un sistema POS puede volverse muy complejo. La complejidad de un sistema POS maduro incluso se extiende a la creación de redes remotas o la interconexión entre puntos de venta remotos y la sede, de modo que es posible actualizar en ambos sentidos. Algunos sistemas POS ofrecen la vinculación de pedidos basados ​​en la web a su ventana de venta. Incluso cuando solo se requiere una red local (como en el caso de un supermercado de alto tráfico), existe el desafío siempre presente para el desarrollador de mantener la mayoría, si no todas, de sus estaciones de POS en funcionamiento. Esto genera una gran demanda no solo en la codificación del software, sino también en el diseño de todo el sistema que cubra cómo las estaciones individuales y la red funcionan juntas, y una consideración especial para la capacidad de rendimiento y el uso de las bases de datos. Debido a tal complejidad, los errores y fallas que se encuentran en los sistemas POS son frecuentes.

Con respecto a las bases de datos, los sistemas POS son muy exigentes en cuanto a su rendimiento debido a los numerosos envíos y recuperaciones de datos (requeridos para secuenciar correctamente el número de recibo, verificar varios descuentos, membresía, calcular el subtotal, etc.) solo para procesar una sola venta. transacción. Tampoco se puede comprometer la inmediatez requerida del sistema en la ventana de venta tal como se puede observar en una caja registradora en un supermercado. Esto genera mucha tensión en las bases de datos empresariales individuales si solo hay varias decenas de miles de registros de ventas en la base de datos. Se sabe que la base de datos empresarial Microsoft SQL Server, por ejemplo, se congela (incluido el sistema operativo) por completo durante muchos minutos en tales condiciones y muestra el mensaje de error "Tiempo de espera vencido". Incluso una base de datos más liviana como Microsoft Access se ralentizará con el tiempo si el sistema no prevé y administra automáticamente el problema de la sobrecarga de la base de datos. Por lo tanto, la necesidad de realizar pruebas exhaustivas, depuración e improvisación de soluciones para evitar fallas en una base de datos antes de la comercialización complica aún más el desarrollo.

La precisión del sistema POS es exigente, dado que las transacciones monetarias están involucradas continuamente no solo a través de la ventana de venta sino también en el back-end a través de la recepción e ingreso de bienes en el inventario. Los cálculos necesarios no siempre son sencillos. Puede haber muchos descuentos y ofertas que son exclusivos de productos específicos, y la máquina POS debe procesar rápidamente las diferencias y el efecto sobre los precios. Hay mucha complejidad en la programación de tales operaciones, especialmente cuando no se puede permitir ningún error en el cálculo.

Otros requisitos incluyen que el sistema debe tener funcionalidad para descuentos de membresía y acumulación/uso de puntos, descuentos por cantidad y promocionales, ofertas combinadas, redondeo de efectivo, emisión de facturas/pedidos con monto pendiente. Debe permitir que un usuario ajuste el inventario de cada producto en función del conteo físico, realice un seguimiento de la caducidad de los productos perecederos, cambie los precios, proporcione un seguimiento de auditoría cuando se realice la modificación de los registros de inventario, sea capaz de funcionar con múltiples puntos de venta, control de existencias desde la sede central, doblando como un sistema de facturación, solo por nombrar algunos.

Está claro que el sistema POS es un término que implica una amplia gama de capacidades según los requisitos del usuario final. No se puede esperar que los sitios web de revisión del sistema POS cubran la mayoría y mucho menos todas las características; de hecho, a menos que uno mismo sea un desarrollador, no es realista esperar que el revisor conozca todos los aspectos prácticos de un sistema POS. Por ejemplo, un sistema POS puede funcionar sin problemas en una base de datos de prueba durante la revisión, pero no cuando la base de datos crece significativamente en tamaño durante los meses de uso. Y este es solo uno de los muchos problemas ocultos de funcionalidad crítica de un sistema POS.

Estandarización de la interfaz de hardware (posterior a la década de 1980)

Los vendedores y minoristas están trabajando para estandarizar el desarrollo de sistemas POS computarizados y simplificar la interconexión de dispositivos POS. Dos de esas iniciativas fueron OPOS y JavaPOS, las cuales se ajustan al estándar UnifiedPOS liderado por The National Retail Foundation.

OPOS (OLE para POS) fue el primer estándar comúnmente adoptado y fue creado por Microsoft, NCR Corporation, Epson y Fujitsu-ICL. OPOS es una interfaz basada en COM compatible con todos los lenguajes de programación habilitados para COM para Microsoft Windows. OPOS se lanzó por primera vez en 1996. JavaPOS fue desarrollado por Sun Microsystems, IBM y NCR Corporation en 1997 y se lanzó por primera vez en 1999. JavaPOS es para Java lo que OPOS es para Windows y, por lo tanto, es en gran medida independiente de la plataforma.

Existen varias formas de comunicación que los sistemas POS utilizan para controlar periféricos, tales como:

• Controles lógicos BemaTech
• Epson Salida/POS
• Estándar UTC
• UTC mejorado
• AEDEX
• CIE 2002
• Final
• CD 5220
• DSP-800
• ADM 787/788
• HP

También hay casi tantos protocolos propietarios como empresas que fabrican periféricos POS. La mayoría de los periféricos de POS, como pantallas e impresoras, admiten varios de estos protocolos de comando para poder trabajar con muchas marcas diferentes de terminales de POS y computadoras.

Diseño de interfaz de usuario

El diseño de la ventana de venta es el más importante para el usuario. Esta interfaz de usuario es muy importante en comparación con otros paquetes de software, como editores de texto o programas de hojas de cálculo, donde la velocidad de navegación no es tan crucial para el rendimiento comercial.

Para las empresas en ubicaciones privilegiadas donde las propiedades inmobiliarias son muy caras, puede ser común ver una cola de clientes. Cuanto más rápido se complete una venta, menor será el tiempo de espera, lo que mejora la satisfacción del cliente, y menos espacio ocupa, lo que beneficia a los compradores y al personal. Las operaciones de alto tráfico, como las tiendas de comestibles y las cafeterías, deben procesar las ventas rápidamente en el mostrador de ventas, por lo que el flujo de la interfaz de usuario a menudo se diseña con la menor cantidad de ventanas emergentes u otras interrupciones para garantizar que el operador no se distraiga y que la transacción se pueda procesar tan rápido como sea posible. posible.

Si bien es posible mejorar la ergonomía, una apariencia limpia y rápida puede tener el costo de sacrificar funciones que a menudo buscan los usuarios finales, como descuentos, acceso a pantallas ganadas por comisiones, membresía y esquemas de lealtad que pueden implicar mirar una función del TPV para garantizar que la pantalla del punto de venta contenga solo lo que un cajero necesita a su disposición para atender a los clientes.

Basado en la nube (posterior a la década de 2000)

El advenimiento de la computación en la nube ha dado lugar a la posibilidad de que los sistemas de punto de venta electrónico (EPOS) se implementen como software como servicio, al que se puede acceder directamente desde Internet utilizando cualquier navegador de Internet. Utilizando los avances anteriores en los protocolos de comunicación para el control del hardware de POS, los sistemas POS basados ​​en la nube son independientes de las limitaciones de la plataforma y el sistema operativo. Los sistemas EPOS basados ​​en la nube (la mayoría de los POS de pequeñas empresas en la actualidad) generalmente se basan en suscripciones, lo que incluye soporte continuo al cliente.

En comparación con las cajas registradoras regulares (que tienden a ser significativamente más baratas pero solo procesan ventas e imprimen recibos), los sistemas POS incluyen la actualización automática de los niveles de existencias de la biblioteca de inventario cuando vende productos, informes en tiempo real accesibles desde una computadora remota, hojas de tiempo del personal y una biblioteca de clientes con funciones de fidelización.

Los sistemas de POS basados ​​en la nube también se crean para que sean compatibles con una amplia gama de hardware de POS y, a veces, con tabletas como el iPad de Apple. Por lo tanto, el POS basado en la nube también ayudó a expandir los sistemas POS a dispositivos móviles, como tabletas o teléfonos inteligentes.

Estos dispositivos también pueden actuar como lectores de códigos de barras mediante una cámara integrada y como terminales de pago mediante la tecnología NFC integrada o un lector de tarjetas de pago externo. Varias empresas de POS crearon su software específicamente para estar basado en la nube. Otras empresas que lanzaron antes de la década de 2000 han adaptado desde entonces su software a la tecnología en evolución.

Los sistemas de POS basados ​​en la nube son diferentes de los POS tradicionales en gran medida porque los datos del usuario, incluidas las ventas y el inventario, no se almacenan localmente, sino en un servidor remoto. El sistema POS tampoco se ejecuta localmente, por lo que no se requiere instalación.

Según el proveedor de POS y los términos del contrato, en comparación con la instalación tradicional de POS en las instalaciones, es más probable que el desarrollador actualice continuamente el software con funciones más útiles y un mejor rendimiento en términos de recursos informáticos en el servidor remoto y en términos de errores menores y errores.

Otras ventajas de un POS basado en la nube son la centralización instantánea de datos (importante especialmente para las cadenas de tiendas), la capacidad de acceder a los datos desde cualquier lugar donde haya conexión a Internet y menores costos de puesta en marcha.

El POS basado en la nube requiere una conexión a Internet. Por esta razón, es importante usar un dispositivo con conectividad 3G en caso de que se caiga el Internet principal del dispositivo. Además de ser significativamente menos costoso que los sistemas de punto de venta heredados tradicionales, la verdadera fortaleza de un sistema de punto de venta basado en la nube es que hay desarrolladores en todo el mundo que crean aplicaciones de software para puntos de venta basados ​​en la nube. Los sistemas POS basados ​​en la nube a menudo se describen como preparados para el futuro, ya que constantemente se conciben y construyen nuevas aplicaciones.

Varios sistemas POS emergentes basados ​​en la nube aparecieron en escena hace menos de una década o incluso hace media década. Estos sistemas generalmente están diseñados para restaurantes, operaciones minoristas pequeñas y medianas con procesos de venta bastante simples, como se puede seleccionar de los sitios de revisión de sistemas POS. A partir de tales revisiones de software, parece que actualmente faltan sistemas POS basados ​​en la nube de nivel empresarial en el mercado. Aquí, "nivel empresarial" significa que el inventario debe ser capaz de manejar una gran cantidad de registros, como los que requieren las tiendas de abarrotes y los supermercados. También puede significar que el sistema (software y servidor en la nube) debe ser capaz de generar informes como análisis de ventas contra inventario para puntos de venta únicos y múltiples que están interconectados para la administración por parte de la sede de la operación comercial.

Los proveedores de POS de dichos sistemas basados ​​en la nube también deben tener un plan de contingencia sólido para la avería de su servidor remoto, como lo representa el soporte del servidor de conmutación por error. Sin embargo, a veces incluso un centro de datos importante puede fallar por completo, como en un incendio. Por lo tanto, las instalaciones locales a veces se ven junto con la implementación basada en la nube para evitar tales incidentes, especialmente para empresas con un tráfico muy alto. Sin embargo, es posible que las instalaciones locales no tengan la información de membresía y el inventario más actualizados.

Para tal contingencia, un enfoque más innovador aunque altamente complejo para el desarrollador es tener una versión reducida del sistema POS instalada en la computadora del cajero en la tienda. Diariamente, la información más reciente sobre el inventario y la membresía del servidor remoto se actualiza automáticamente en la base de datos local. Por lo tanto, si el servidor remoto falla, el cajero puede cambiar a la ventana de venta local sin interrumpir las ventas. Cuando se restaura el servidor remoto y el cajero cambia al sistema en la nube, los registros de ventas procesados ​​localmente se envían automáticamente al sistema remoto, manteniendo así la integridad de la base de datos remota.

Si bien los sistemas POS basados ​​en la nube ahorran el costo inicial del usuario final y los desafíos técnicos en el mantenimiento de una instalación local, existe el riesgo de que si el proveedor basado en la nube cierra, puede resultar en una terminación más inmediata de los servicios para el final. -usuario en comparación con el caso de un sistema POS local completo tradicional donde aún puede ejecutarse sin el proveedor.

Otra consideración es que un sistema POS basado en la nube en realidad expone los datos comerciales a los proveedores de servicios: la empresa de servicios de alojamiento y el proveedor de POS que tienen acceso tanto a la aplicación como a la base de datos. No se puede subestimar la importancia de proteger la información empresarial crítica, como los nombres de los proveedores, los artículos más vendidos y los procesos de relación con los clientes, dado que, a veces, los pocos factores clave de éxito o los secretos comerciales de una empresa son realmente accesibles a través del sistema POS. Esta preocupación por la seguridad y la privacidad es un problema constante en la computación en la nube.

Industria minorista

La industria minorista es uno de los usuarios predominantes de terminales POS. Un sistema de punto de venta minorista generalmente incluye una caja registradora (que en los últimos tiempos comprende una computadora, un monitor, una caja registradora, una impresora de recibos, una pantalla para el cliente y un escáner de código de barras) y la mayoría de los sistemas POS minoristas.también incluyen un lector de tarjetas de débito/crédito. También puede incluir una cinta transportadora, un divisor de caja, una báscula, un sistema integrado de procesamiento de tarjetas de crédito, un dispositivo de captura de firmas y un dispositivo de pin pad para clientes. Si bien el sistema puede incluir un teclado y un mouse, cada vez más monitores POS usan tecnología de pantalla táctil para facilitar su uso, y una computadora está integrada en el chasis del monitor para lo que se conoce como una unidad todo en uno. Las unidades POS todo en uno liberan espacio en el mostrador para el minorista. El software del sistema POS generalmente puede manejar una gran cantidad de funciones basadas en el cliente, como ventas, devoluciones, cambios, reservas, tarjetas de regalo, registros de regalos, programas de fidelización de clientes, promociones, descuentos y mucho más. El software POS también puede permitir funciones tales como ventas promocionales planificadas previamente, validación de cupones del fabricante,

La unidad POS maneja las ventas al consumidor, pero es solo una parte de todo el sistema POS que se usa en un negocio minorista. Las computadoras de "oficina administrativa" generalmente manejan otras funciones del sistema POS, como el control de inventario, la compra, la recepción y la transferencia de productos hacia y desde otras ubicaciones. Otras funciones típicas de un sistema POS son: almacenar información de ventas para permitir devoluciones de clientes, informes, tendencias de ventas y análisis de costos/precios/beneficios. La información del cliente puede almacenarse para la gestión de cuentas por cobrar, fines de marketing y análisis de compras específicas. Muchos sistemas POS minoristas incluyen una interfaz de contabilidad que "alimenta" información de ventas y costos de bienes a aplicaciones de contabilidad independientes.

Un sistema de punto de venta múltiple utilizado por grandes minoristas como supermercados y grandes almacenes tiene una base de datos y una arquitectura de software mucho más exigentes que la de una sola estación que se ve en los pequeños puntos de venta minorista. Un supermercado con mucho tráfico no puede permitirse una falla sistémica, por lo tanto, cada estación de punto de venta no solo debe ser muy robusta en términos de especificaciones de software, base de datos y hardware, sino que también debe estar diseñada de tal manera que evite causar una falla sistémica, como puede suceder mediante el uso de una única base de datos central para las operaciones.

Al mismo tiempo, la actualización entre múltiples estaciones y la computadora administrativa de back-end debe poder realizarse de manera eficiente, de modo que, por un lado, ya sea al comienzo del día o en cualquier momento, cada estación tendrá el inventario más reciente para procesar todos los artículos para venta, mientras que, por otro lado, al final del día, la computadora administrativa de back-end se puede actualizar en términos de todos los registros de venta.

Esto se vuelve aún más complicado cuando hay un sistema de membresía que requiere una actualización bidireccional en tiempo real de los puntos de membresía entre las estaciones de venta y la computadora administrativa de back-end.

Las operaciones minoristas como las ferreterías (aserraderos), las tiendas de electrónica y las llamadas supertiendas multifacéticas necesitan características adicionales especializadas en comparación con otras tiendas. El software POS en estos casos maneja pedidos especiales, pedidos de compra, pedidos de reparación, programas de servicio y alquiler, así como funciones típicas de punto de venta. Se requiere hardware resistente para los sistemas de punto de venta utilizados en entornos al aire libre. Los dispositivos inalámbricos, los dispositivos alimentados por baterías, las unidades todo en uno y las máquinas preparadas para Internet son típicos en esta industria.

Recientemente se han introducido nuevas aplicaciones que permiten realizar transacciones en puntos de venta utilizando teléfonos móviles y tabletas. Según un estudio reciente, se espera que los terminales POS móviles (mPOS) reemplacen las técnicas de pago contemporáneas debido a varias características que incluyen movilidad, inversión inicial de bajo costo y una mejor experiencia de usuario.

A mediados de la década de 2000, la comunidad de ciegos de los Estados Unidos participó en negociaciones estructuradas para garantizar que los dispositivos de puntos de venta minoristas tuvieran teclados táctiles. Sin claves que se puedan sentir, una persona ciega no puede ingresar su PIN de forma independiente. A mediados de la década de 2000, los minoristas comenzaron a usar dispositivos de "pantalla plana" o "captura de firmas" que eliminaron los teclados táctiles. Las personas ciegas se vieron obligadas a compartir su PIN confidencial con los empleados de las tiendas para poder usar sus tarjetas de débito y otras tarjetas basadas en PIN. La comunidad de ciegos llegó a un acuerdo con Walmart, Target, CVS y otros ocho minoristas que requerían claves reales para que las personas ciegas pudieran usar los dispositivos.

Configuración física

Las primeras tiendas generalmente guardaban la mercancía detrás de un mostrador. El personal buscaría artículos para los clientes para evitar la oportunidad de robo y las ventas se realizarían en el mismo mostrador. Las tiendas de comestibles de autoservicio como Piggly Wiggly, a partir de 1916, permitieron a los clientes buscar sus propios artículos y pasar por el punto de venta de camino a la salida.

Muchas tiendas tienen varias estaciones de pago. Algunas estaciones pueden tener un cajero automático (autopago). Los carriles expresos pueden limitar el tipo de pago, o la cantidad o el tipo de bienes, para agilizar el servicio. Si cada estación de pago tiene una cola separada, los clientes deben adivinar qué línea se moverá más rápido para minimizar sus tiempos de espera; a menudo se sienten frustrados por estar equivocados o quedarse atrapados detrás de otro cliente que encuentra un problema o que tarda mucho tiempo en pagar. Algunas tiendas usan una sola línea, mucho más larga pero de movimiento más rápido, atendida por múltiples cajas registradoras, lo que produce el mismo tiempo de espera promedio, pero reduce la frustración y la variación en el tiempo de espera de una persona a otra. Independientemente de la configuración, las líneas de pago generalmente pasan por artículos de compra impulsiva para captar la atención de los clientes que de otro modo estarían inactivos.

Industria de la hospitalidad

Los sistemas de punto de venta para hostelería son sistemas informáticos que incorporan registros, ordenadores y equipos periféricos, normalmente en una red informática para su uso en restaurantes, peluquerías u hoteles. Al igual que otros sistemas de punto de venta, estos sistemas realizan un seguimiento de las ventas, la mano de obra y la nómina, y pueden generar registros utilizados en contabilidad y teneduría de libros. Las oficinas corporativas de restaurantes, los solucionadores de problemas y otras partes autorizadas pueden acceder a ellos de forma remota.

Los sistemas de punto de venta han revolucionado la industria de los restaurantes, particularmente en el sector de la comida rápida. En las tecnologías más recientes, los registros son computadoras, a veces con pantallas táctiles. Los registros se conectan a un servidor, a menudo denominado "controlador de tienda" o "unidad de control central". Las impresoras y los monitores también se encuentran en la red. Además, los servidores remotos pueden conectarse a las redes de la tienda y monitorear las ventas y otros datos de la tienda.

El software típico de POS para restaurantes puede crear e imprimir cheques de invitados, imprimir pedidos a cocinas y bares para su preparación, procesar tarjetas de crédito y otras tarjetas de pago y generar informes. Además, algunos sistemas implementan buscapersonas inalámbricos y dispositivos de captura de firmas electrónicas.

En la industria de la comida rápida, las pantallas pueden estar en el mostrador de entrada, o configurarse para el servicio de caja y la toma de pedidos. Las cajas registradoras frontales permiten tomar y servir pedidos en la misma terminal, mientras que las cajas registradoras drive-through permiten tomar pedidos en una o más ventanillas drive-through, para ser cajeras y servidas en otra. Además de las cajas registradoras, las pantallas de autoservicio y de cocina se utilizan para ver los pedidos. Una vez que aparecen los pedidos, pueden eliminarse o recuperarse mediante la interfaz táctil o las barras de choque. Los sistemas de acceso directo a menudo se mejoran mediante el uso de intercomunicadores inalámbricos (o auriculares) de acceso directo. La eficiencia de este tipo de sistemas ha disminuido los tiempos de servicio y ha aumentado la eficiencia de los pedidos.

Otra innovación en tecnología para la industria de restaurantes es el POS inalámbrico. Muchos restaurantes con un gran volumen utilizan puntos de venta portátiles inalámbricos para recoger los pedidos que se envían a un servidor. El servidor envía la información requerida a la cocina en tiempo real. Los sistemas inalámbricos consisten en micrófonos y parlantes de acceso directo (a menudo un parlante servirá para ambos propósitos), que están conectados a una "estación base" o "módulo central". Esto, a su vez, se transmitirá a los auriculares. Los auriculares pueden ser auriculares todo en uno o conectados a un cinturón.

En los hoteles, el software POS permite la transferencia de cargos por comidas del comedor a la habitación de huéspedes con uno o dos botones. También es posible que deba integrarse con el software de administración de propiedades.

Los sistemas más nuevos y sofisticados se están alejando del sistema de tipo "servidor de archivos" de la base de datos central y se están pasando a lo que se denomina una "base de datos en clúster". Esto elimina cualquier bloqueo o tiempo de inactividad del sistema que pueda estar asociado con el servidor de archivos de back office. Esta tecnología permite que el 100 % de la información no solo se almacene, sino que también se extraiga de la terminal local, eliminando así la necesidad de depender de un servidor separado para que el sistema funcione.

Los sistemas POS de tableta populares para soluciones minoristas ahora están disponibles para la industria de restaurantes. Inicialmente, estos sistemas no eran sofisticados y muchos de los primeros sistemas no admitían una impresora remota en la cocina. Los sistemas de tabletas de hoy en día se utilizan en todo tipo de restaurantes, incluidas las operaciones de servicio de mesa. La mayoría de los sistemas de tabletas cargan toda la información en Internet para que los gerentes y propietarios puedan ver los informes desde cualquier lugar con una contraseña y una conexión a Internet. El acceso a Internet de los teléfonos inteligentes ha hecho que las alertas y los informes del POS sean muy accesibles. Las tabletas han ayudado a crear el sistema POS móvil, y las aplicaciones de POS móvil también incluyen pagos, lealtad, pedidos en línea, pedidos en la mesa por parte del personal y pedidos en la mesa por parte de los clientes. En cuanto a los pagos, los POS móviles pueden aceptar todo tipo de métodos de pago desde tarjetas sin contacto,El POS móvil (también conocido como mPOS) está creciendo rápidamente con nuevos desarrolladores que ingresan al mercado casi a diario.

Con la proliferación de tabletas con pantalla táctil de bajo precio, cada vez más restaurantes han implementado el auto-pedido a través de POS de tableta colocados permanentemente en cada mesa. Los clientes pueden navegar por el menú en la tableta y hacer sus pedidos, que luego se envían a la cocina. La mayoría de los restaurantes que tienen menús de auto-pedido de iPad incluyen fotos de los platos para que los clientes puedan elegir fácilmente lo que quieren pedir. Esto aparentemente mejora el servicio y ahorra mano de obra por parte del restaurante. Sin embargo, esto depende de cuán inteligentemente se haya programado el sistema.

Por ejemplo, algunos sistemas de auto-pedido que no requieren la asistencia del personal pueden no reconocer correctamente un pedido posterior del mismo cliente en una mesa. Como resultado, el cliente se queda esperando y preguntándose por qué no se sirve su segundo pedido de comida y bebida.

Otro ejemplo de lo inteligente que puede ser el sistema es si un pedido que se ha realizado pero aún no ha sido procesado por la cocina puede ser modificado por el cliente a través de la tableta POS. Para un pedido no procesado de este tipo, se debe dar al cliente la opción de recuperar fácilmente su pedido y modificarlo en el POS de la tableta. Pero cuando se procesa su pedido, esta función debería desactivarse automáticamente.

Los sistemas de auto-pedido no siempre están completamente libres de la intervención del personal y por algunas buenas razones. Por ejemplo, algunos restaurantes requieren que los artículos seleccionados por los clientes sean atendidos y solo pueden ser colocados por el mesero que tiene la contraseña requerida para hacerlo. Esto evita pedidos falsos, como los que pueden ingresar niños juguetones, y la disputa posterior sobre los artículos pedidos. Si se piden bebidas alcohólicas, también se hace necesario que el mesero verifique primero la edad del cliente antes de enviar el pedido.

Las especificaciones técnicas para implementar dicho sistema de auto-pedido son más exigentes que las de una sola estación de POS controlada por cajero. En el lado del software y el hardware, cada tableta en la mesa de un cliente debe conectarse en red a la estación de POS del cajero y a la computadora de la cocina para que ambos se actualicen continuamente sobre los pedidos realizados. La base de datos común que sirve a esta red también debe ser capaz de atender a muchos usuarios simultáneos: cajero, clientes, cocina y tal vez incluso una barra de bebidas.

Por lo tanto, los desarrolladores deben tener en cuenta que algunas bases de datos, como Microsoft Access, que se usa popularmente, pueden tener las especificaciones que pueden usar múltiples usuarios concurrentes. Sin embargo, bajo el estrés de un sistema POS, pueden fallar miserablemente, lo que resulta en errores constantes y corrupción de datos.

Los sistemas POS a menudo están diseñados para una variedad de clientes y los usuarios finales pueden programarlos para satisfacer sus necesidades. Algunos grandes clientes escriben sus propias especificaciones para que las implementen los proveedores. En algunos casos, los sistemas POS son vendidos y respaldados por distribuidores externos, mientras que en otros casos son vendidos y respaldados directamente por el proveedor.

La selección de un sistema POS para restaurante es fundamental para la operación diaria del restaurante y es una inversión importante con la que la administración y el personal del restaurante deben vivir durante muchos años. El sistema POS del restaurante interactúa con todas las fases de la operación del restaurante y con todos los que están involucrados en el restaurante, incluidos los huéspedes, proveedores, empleados, gerentes y propietarios. La selección de un sistema POS para restaurante es un proceso complejo que debe ser realizado por el dueño del restaurante y no delegado a un empleado. El proceso de compra se puede resumir en tres pasos: Diseñar, Comparar y Negociar. El paso de Diseño requiere investigación para determinar qué características de POS del restaurante son necesarias para la operación del restaurante. Con esta información, el propietario o gerente del restaurante puede comparar varias soluciones de POS para restaurantes para determinar qué sistemas de POS cumplen con sus requisitos. El paso final es negociar el precio, las condiciones de pago, la capacitación incluida, la garantía inicial y los costos de soporte continuo.

Contabilidad forense

Los sistemas POS registran las ventas con fines comerciales y fiscales. El software ilegal denominado "zappers" se puede utilizar en dispositivos POS para falsificar estos registros con el fin de evadir el pago de impuestos.

En algunos países, se está introduciendo legislación para hacer que los sistemas de cajas registradoras sean más seguros. Por ejemplo, se estima que el tesoro francés no recauda aproximadamente 14 000 millones de euros de ingresos por IVA cada año. El Proyecto de Ley de Finanzas de 2016 pretende abordar parte de esta pérdida al obligar a los contribuyentes a operar en "sistemas seguros". Por lo tanto, a partir del 1 de enero de 2018, todas las empresas minoristas en Francia deben registrar los pagos de los clientes utilizando un software de contabilidad seguro certificado o sistemas de caja registradora.

Un sistema certificado de caja registradora debe proporcionar (i) inconmutabilidad, (ii) seguridad y (iii) almacenamiento y archivo de datos. Todas las empresas que deben cumplir deben obtener un certificado del proveedor del sistema de caja registradora que certifique que el sistema cumple con estos requisitos. Esto se debe a que los contribuyentes del IVA pueden necesitar proporcionar un certificado a las autoridades fiscales que demuestre que su sistema de gestión de efectivo cumple con los nuevos requisitos.

Si la empresa no puede proporcionar este certificado a las autoridades fiscales, puede ser multada. Y, si las autoridades fiscales pueden demostrar el uso fraudulento del sistema, tanto la empresa como el proveedor de software pueden enfrentarse a sanciones fiscales, multas y sanciones penales. La certificación se puede obtener de: un organismo acreditado por el Comité de Acreditación francés (Comité français d'accréditation o COFRAC) o el proveedor de software del sistema de caja registradora.

Seguridad

A pesar de la tecnología más avanzada de un sistema POS en comparación con una simple caja registradora, el sistema POS sigue siendo vulnerable al robo de los empleados a través de la ventana de venta. Un cajero deshonesto en una tienda minorista puede confabularse con un amigo que finge ser un cliente más. Durante el pago, el cajero puede omitir el escaneo de ciertos artículos o ingresar una cantidad menor para algunos artículos, beneficiándose así de los bienes "gratis".

La capacidad de un sistema POS de anular un recibo de venta cerrado con fines de reembolso sin necesidad de una contraseña de un superior autorizado también representa una laguna de seguridad. Incluso una función para emitir un recibo con una cantidad negativa que puede ser útil en ciertas circunstancias, puede ser aprovechada por un cajero para sacar fácilmente dinero de la caja registradora.

Para evitar este tipo de robos por parte de los empleados, es crucial que un sistema POS proporcione una ventana de administración para que el jefe o administrador genere e inspeccione una lista diaria de recibos de venta, especialmente en relación con la frecuencia de recibos cancelados antes de completarlos, recibos reembolsados ​​y recibos negativos. Esta es una forma eficaz de alertar a la empresa sobre cualquier actividad sospechosa, como un gran número de ventas canceladas por un determinado cajero, que pueda estar ocurriendo y tomar medidas de seguimiento.

Para disuadir aún más el robo por parte de los empleados, el mostrador de venta también debe estar equipado con una cámara de televisión de circuito cerrado que apunte al sistema POS para monitorear y registrar todas las actividades.

En el back-end, el precio y otros cambios, como descuentos en artículos de inventario a través del módulo de administración, también deben protegerse con contraseñas proporcionadas solo a administradores de confianza. Cualquier cambio realizado también debe registrarse y poder recuperarse posteriormente para su inspección.

Los registros de ventas y el inventario son muy importantes para el negocio porque brindan información muy útil para la empresa en términos de preferencias de los clientes, detalles de membresía de los clientes, cuáles son los productos más vendidos, quiénes son los proveedores y qué márgenes obtiene la empresa de ellos., los ingresos y costos totales mensuales de la compañía, solo por nombrar algunos.

Por lo tanto, es importante que los informes sobre estos asuntos generados en el back-end administrativo se restrinjan solo al personal de confianza. La base de datos a partir de la cual se generan estos informes también debe protegerse mediante contraseñas o mediante el cifrado de los datos almacenados en la base de datos para evitar que se copien o alteren.

A pesar de todas estas precauciones y más, el sistema POS nunca puede ser completamente hermético en seguridad contra el mal uso interno si un empleado inteligente pero deshonesto sabe cómo explotar muchas de sus útiles capacidades.

Los informes de noticias sobre la piratería del sistema POS muestran que los piratas informáticos están más interesados ​​​​en robar información de tarjetas de crédito que cualquier otra cosa. La facilidad y la ventaja que ofrece la capacidad de un sistema POS para integrar el procesamiento de tarjetas de crédito tiene un inconveniente. En 2011, los piratas informáticos pudieron robar datos de tarjetas de crédito de 80,000 clientes porque los estándares de configuración de POS y seguridad de Subway para el cumplimiento de PCI, que rigen la seguridad de los sistemas de pago con tarjetas de crédito y débito, fueron "directa y descaradamente ignorados" por los franquiciados de Subway.

En junio de 2016, varios cientos de restaurantes de comida rápida de Wendy's tuvieron sus sistemas POS pirateados por un malware instalado ilegalmente. El informe continúa diciendo que "ahora se espera que el número de franquicias de restaurantes afectados por estos ataques de seguridad cibernética sea considerablemente mayor que los 300 restaurantes ya implicados" y que los "piratas informáticos realizaron cientos de miles de compras fraudulentas con tarjetas de crédito y débito". emitido por varias instituciones financieras después de violar los sistemas informáticos de Wendy a fines del año pasado".

Nuevamente, estas vulnerabilidades de los piratas informáticos solo podrían ser posibles porque las tarjetas de pago se procesaron a través del sistema POS, lo que permitió que el malware interceptara los datos de la tarjeta durante el procesamiento o robara y transmitiera los datos de la tarjeta sin cifrar que se almacenan en la base de datos del sistema.

En abril de 2017, los investigadores de seguridad identificaron vulnerabilidades críticas en los sistemas de puntos de venta desarrollados por SAP y Oracle y comentaron: "Los sistemas de puntos de venta están plagados de vulnerabilidades y se produjeron incidentes porque sus inconvenientes de seguridad fueron el centro de atención". Si se explotan con éxito, estas vulnerabilidades brindan al perpetrador acceso a todas las funciones legítimas del sistema, como cambiar precios e iniciar y detener terminales de forma remota. Para ilustrar el vector de ataque, los investigadores usaron el ejemplo de piratear POS para cambiar el precio de una MacBook a $1. Los problemas de seguridad se informaron al proveedor y se lanzó un parche poco después de la notificación. El error de seguridad confirmado por Oracle afecta a más de 300,000 sistemas Oracle POS

En algunos países, las tarjetas de crédito y débito solo se procesan a través de terminales de pago. Por lo tanto, uno puede ver un buen número de tales terminales para diferentes tarjetas abarrotando un mostrador de venta. Sin embargo, este inconveniente se ve compensado por el hecho de que los datos de las tarjetas de crédito y débito son mucho menos vulnerables a los piratas informáticos, a diferencia de cuando las tarjetas de pago se procesan a través del sistema POS, donde la seguridad depende de las acciones realizadas por los usuarios finales y los desarrolladores.

Con el lanzamiento del pago móvil, en particular Android Pay y Apple Pay, ambos en 2015, se espera que debido a su mayor comodidad junto con buenas características de seguridad, eventualmente eclipsará otros tipos de servicios de pago, incluido el uso de terminales de pago. Sin embargo, para que el pago móvil se generalice por completo, los dispositivos móviles como los teléfonos inteligentes con NFC primero deben volverse universales. Esto sería cuestión de varios años desde el momento de escribir este artículo (2017), ya que se espera que cada vez más modelos de nuevos teléfonos inteligentes se vuelvan compatibles con NFC para tal fin. Por ejemplo, el iPhone 6 está totalmente habilitado para NFC para pagos móviles, mientras que el iPhone 5 y los modelos anteriores no lo están. Los desastrosos riesgos de seguridad antes mencionados relacionados con el procesamiento del uso de tarjetas de pago a través de un sistema POS se verían entonces muy disminuidos.