Sistema de información contable

Un sistema de información contable (AIS) es un sistema de recopilación, almacenamiento y procesamiento de datos financieros y contables que utilizan los tomadores de decisiones. Un sistema de información contable es generalmente un método informático para rastrear la actividad contable junto con recursos de tecnología de la información. Los informes financieros resultantes pueden ser utilizados internamente por la dirección o externamente por otras partes interesadas, incluidos inversores, acreedores y autoridades fiscales. Los sistemas de información contable están diseñados para respaldar todas las funciones y actividades contables, incluidas la auditoría, la transferencia de contabilidad financiera, la contabilidad de gestión y los impuestos. Los sistemas de información contable más adoptados son los módulos de auditoría y de informes financieros.

Historia

Tradicionalmente, la contabilidad se basa exclusivamente en un enfoque manual. La experiencia y la habilidad de un contador individual son fundamentales en los procesos contables. Incluso utilizar el enfoque manual puede ser ineficaz e ineficiente. Los sistemas de información de contabilidad resuelven muchas de las cuestiones mencionadas. Los AIS pueden apoyar la automatización de procesar una gran cantidad de datos y producir información oportuna y precisa.

Los primeros sistemas de información contable se diseñaron para funciones de nómina en la década de 1970. Inicialmente, los sistemas de información contable se desarrollaron "internos" ya que no había soluciones empaquetadas disponibles. Esas soluciones eran costosas de desarrollar y difíciles de mantener. Por lo tanto, muchos profesionales de la contabilidad prefirieron el enfoque manual en lugar del basado en computadora. Hoy en día, los sistemas de información contable se venden más comúnmente como paquetes de software prediseñados de grandes proveedores como Microsoft, Sage Group, SAP y Oracle, donde se configuran y personalizan para adaptarse a los procesos comerciales de la organización. Las pequeñas empresas suelen utilizar paquetes de software de contabilidad de menor coste, como Tally.ERP 9, MYOB y Quickbooks. Las grandes organizaciones suelen elegir sistemas ERP. A medida que aumentó la necesidad de conectividad y consolidación entre otros sistemas comerciales, los sistemas de información contable se fusionaron con sistemas de planificación de recursos empresariales (ERP) más grandes y centralizados. Antes, con aplicaciones separadas para gestionar diferentes funciones comerciales, las organizaciones tenían que desarrollar interfaces complejas para que los sistemas se comunicaran entre sí. En ERP, un sistema como un sistema de información contable se construye como un módulo integrado en un conjunto de aplicaciones que pueden incluir fabricación, cadena de suministro y recursos humanos. Estos módulos están integrados entre sí y pueden acceder a los mismos datos y ejecutar procesos comerciales complejos. Hoy en día, los sistemas de información contable basados en la nube son cada vez más populares tanto para las PYMES como para las grandes organizaciones por sus menores costos. Con la adopción de sistemas de información contable, muchas empresas han eliminado las funciones contables operativas, transaccionales y de baja calificación.

Un ejemplo de arquitectura

Un AIS normalmente sigue una arquitectura de varios niveles que separa la presentación al usuario, el procesamiento de aplicaciones y la gestión de datos en distintas capas. La capa de presentación gestiona cómo se muestra y ve la información a los usuarios funcionales del sistema (a través de dispositivos móviles, navegadores web o aplicaciones cliente). Todo el sistema está respaldado por una base de datos centralizada que almacena todos los datos. Esto puede incluir datos transaccionales generados a partir de los procesos comerciales centrales (compras, inventario, contabilidad) o datos maestros estáticos a los que se hace referencia al procesar datos (registros de cuentas de empleados y clientes y ajustes de configuración). A medida que ocurren las transacciones, los datos de los eventos comerciales se recopilan y se almacenan en la base de datos del sistema, donde se pueden recuperar y procesar para obtener información útil para tomar decisiones. La capa de aplicación recupera los datos sin procesar contenidos en la capa de la base de datos de registro, los procesa según la lógica empresarial configurada y los pasa a la capa de presentación para mostrarlos a los usuarios. Por ejemplo, considere el departamento de cuentas por pagar al procesar una factura. Con un sistema de información contable, un empleado de cuentas por pagar ingresa la factura, proporcionada por un proveedor, en el sistema donde luego se almacena en la base de datos. Cuando se reciben los bienes del proveedor, se crea un recibo y también se ingresa en el AIS. Antes de que el departamento de cuentas por pagar pague al proveedor, el nivel de procesamiento de aplicaciones del sistema realiza una comparación triple en la que automáticamente compara los montos de la factura con los montos del recibo y la orden de compra inicial. Una vez que se completa la coincidencia, se envía un correo electrónico a un administrador de cuentas por pagar para su aprobación. Desde aquí se puede crear un vale y, en última instancia, se puede pagar al proveedor.

Ventajas e implicaciones

Una gran ventaja de los sistemas de información contable basados en computadora es que automatizan y agilizan la presentación de informes, desarrollan modelos avanzados y respaldan la extracción de datos. Los informes son una herramienta importante para que las organizaciones vean con precisión información resumida y oportuna utilizada para la toma de decisiones y la presentación de informes financieros. El sistema de información contable extrae datos de la base de datos centralizada, los procesa y transforma y, en última instancia, genera un resumen de esos datos como información que ahora los analistas de negocios, gerentes u otros tomadores de decisiones pueden consumir y analizar fácilmente. Estos sistemas deben garantizar que los informes sean oportunos para que los tomadores de decisiones no actúen basándose en información antigua e irrelevante y, más bien, puedan actuar rápida y eficazmente en función de los resultados del informe. La consolidación es una de las características distintivas de la presentación de informes, ya que las personas no tienen que revisar una enorme cantidad de transacciones. Por ejemplo, al final del mes, un contador financiero consolida todos los comprobantes pagados ejecutando un informe en el sistema. La capa de aplicación del sistema proporciona un informe con el monto total pagado a sus proveedores durante ese mes en particular. Con grandes corporaciones que generan grandes volúmenes de datos transaccionales, ejecutar informes incluso con un AIS puede llevar días o incluso semanas.

Después de la ola de escándalos corporativos de grandes empresas como Tyco International, Enron y WorldCom, se puso mayor énfasis en obligar a las empresas públicas a implementar fuertes controles internos en sus sistemas basados en transacciones. Esto se convirtió en ley con la aprobación de la Ley Sarbanes-Oxley de 2002, que estipuló que las empresas deben generar un informe de control interno que indique quién es responsable de la estructura de control interno de una organización y describa la eficacia general de estos controles. Dado que la mayoría de estos escándalos tuvieron su origen en las empresas; En las prácticas contables, gran parte del énfasis de Sarbanes Oxley se puso en los sistemas de información contable basados en computadora. Hoy en día, los proveedores de AIS promocionan sus funciones de gobernanza, gestión de riesgos y cumplimiento para garantizar que los procesos comerciales sean sólidos y protegidos y que los activos de la organización (incluidos los datos) estén protegidos.

Implementación

En los últimos años, muchas grandes empresas y PYME están adoptando sistemas de información contable rentables basados en la nube. Sin embargo, la mayoría de los sistemas de contabilidad automatizados existentes utilizan bases de datos típicas (DBF, MS SQL, MS ACCESS, etc.). En 2020, el software de contabilidad utilizó el 94% de los encuestados.

Si echamos la vista atrás, la mayoría de las organizaciones, incluso las más grandes, contratan consultores externos, ya sea del editor del software o de consultores que entienden la organización y que trabajan para ayudar a seleccionar e implementar la configuración ideal, teniendo en cuenta todos los componentes.

Los pasos para implementar un sistema de información contable son los siguientes:

Análisis detallado

donde se entrevista a todas las personas involucradas en el sistema. El sistema actual se entiende a fondo, incluidos los problemas, y se reúnen documentos completos del sistema —transacciones, informes y preguntas que necesitan ser respondidas—. Se esbozan y documentan las necesidades de los usuarios que no están en el sistema actual. Los usuarios incluyen a todos, desde la administración superior hasta la entrada de datos. El análisis de requisitos no sólo proporciona al desarrollador las necesidades específicas, sino que también ayuda a los usuarios a aceptar el cambio. Los usuarios que tienen la oportunidad de hacer preguntas y aportar insumos son mucho más confiados y receptivos del cambio que los que se sientan y no expresan sus preocupaciones.

Diseño de sistemas (síntesis)

El análisis se revisa a fondo y se crea un nuevo sistema. El sistema que rodea el sistema es a menudo el más importante. ¿Qué datos necesitan entrar en el sistema y cómo se va a manejar? ¿Qué información necesita salir del sistema cómo se va a formatear? Si sabemos lo que necesita salir, sabemos lo que necesitamos poner en el sistema. El programa que seleccionamos tendrá que manejar adecuadamente el proceso. El sistema se construye con archivos de control, registros maestros de muestra, y la capacidad de realizar procesos sobre una base de prueba. El sistema está diseñado para incluir controles internos apropiados y proporcionar a la administración la información necesaria para tomar decisiones. Es un objetivo de un sistema de información contable proporcionar información relevante, significativa, fiable, útil y actual. Para lograrlo, el sistema está diseñado para que las transacciones se introduzcan cuando se producen (ya sea manual o electrónicamente) y la información está disponible inmediatamente en línea para la administración.

Una vez diseñado el sistema, se crea un RFP detallando los requisitos y el diseño fundamental. Se pide a los proveedores que respondan a la propuesta, que proporcionen demostraciones del producto y respondan específicamente a las necesidades de la organización. Idealmente, el proveedor introducirá archivos de control, muestra registros maestros y podrá mostrar cómo se procesan las transacciones que resultan en la información que la administración necesita tomar decisiones. Una RFP para la infraestructura de tecnología de la información sigue la selección del producto del software porque el producto del software generalmente tiene requisitos específicos para la infraestructura. A veces, el software y la infraestructura se seleccionan del mismo proveedor. Si no es así, la organización debe asegurar que los proveedores trabajen juntos sin "dedos punteros" cuando haya un problema con el software o la infraestructura.

Documentación

Como el sistema está siendo diseñado, está documentado. La documentación incluye la documentación de proveedores del sistema y, lo que es más importante, los procedimientos o instrucciones detalladas que ayudan a los usuarios a manejar cada proceso específico de la organización. La mayoría de la documentación y los procedimientos están en línea y es útil que las organizaciones puedan agregar a las instrucciones de ayuda proporcionadas por el proveedor de software. La documentación y los procedimientos tienden a ser una idea posterior, pero es la póliza de seguro y la herramienta utilizada durante las pruebas y la capacitación antes del lanzamiento. La documentación se prueba durante el entrenamiento para que cuando se lanza el sistema, no hay duda de que funciona y que los usuarios confían en el cambio.

Pruebas

Antes del lanzamiento, todos los procesos se prueban a partir de la entrada a través de la salida, utilizando la documentación como herramienta para asegurar que todos los procesos estén documentados a fondo y que los usuarios puedan seguir fácilmente los procedimientos: Saben que funciona y que los procedimientos serán seguidos constantemente. Los informes son revisados y verificados, por lo que no hay basura en el baño. Esto se hace en un sistema de prueba que aún no está totalmente poblado con datos vivos. La mayoría de las organizaciones lanzan sistemas antes de realizar pruebas exhaustivas, sumando a la frustración de los usuarios finales cuando los procesos no funcionan. La documentación y los procedimientos pueden modificarse durante este proceso. Todas las transacciones identificadas deben ser probadas durante este paso. Todos los informes y la información en línea deben ser verificados y rastreados a través de la ruta de auditoría para que la administración se asegure de que las transacciones se manejarán de forma sistemática y que la información pueda basarse para tomar decisiones.

Capacitación

Antes del lanzamiento, todos los usuarios necesitan ser entrenados, con procedimientos. Esto significa que un entrenador utiliza los procedimientos para mostrar a cada usuario final cómo manejar un procedimiento. Los procedimientos a menudo necesitan ser actualizados durante el entrenamiento, ya que los usuarios describen sus circunstancias únicas y el "diseño" se modifica con esta información adicional. El usuario final realiza el procedimiento con el entrenador y la documentación. El usuario final realiza el procedimiento solo con la documentación. El usuario final está por su cuenta con el soporte, ya sea en persona o por teléfono, del entrenador u otra persona de soporte. Esto es antes de la conversión de datos.

Conversión de datos

Se desarrollan herramientas para convertir los datos del sistema actual (que se documentó en el análisis de requisitos) al nuevo sistema. Los datos se mapean de un sistema a otro y se crean archivos de datos que funcionarán con las herramientas que se desarrollan. La conversión se prueba a fondo y se verifica antes de la conversión final. Hay una copia de seguridad para que pueda ser reiniciada, si es necesario.

Lanzamiento

El sistema se aplica sólo después de que se complete todo lo anterior. Toda la organización es consciente de la fecha de lanzamiento. Idealmente, el sistema actual se mantiene y a menudo funciona en "paralelo" hasta que el nuevo sistema esté en pleno funcionamiento y funcionando correctamente. Con el software actual de mercado masivo utilizado por miles de empresas y fundamentalmente probado para trabajar, la ejecución "paralela" que es obligatoria con software hecho a medida a una empresa no se hace generalmente. Esto sólo es cierto, sin embargo, cuando se sigue el proceso anterior, el sistema se documenta y prueba a fondo, y los usuarios se entrenan antes del lanzamiento.

Herramientas

Se dispone de recursos en línea para ayudar en la planificación estratégica de los sistemas de información contable. Los sistemas de información y las formas financieras ayudan a determinar las necesidades específicas de cada organización, así como a asignar responsabilidad a los principios involucrados.

Apoyo

Los usuarios finales y los administradores tienen apoyo continuo disponible en todo momento. Las actualizaciones del sistema siguen un proceso similar y todos los usuarios están completamente informados de cambios, actualizados de manera eficiente y entrenados.

Muchas organizaciones optaron por limitar el tiempo y el dinero gastados en el análisis, diseño, documentación y capacitación, y pasar directamente a la selección y aplicación de software. Si se realiza un análisis detallado de las necesidades con tiempo suficiente en el análisis, la ejecución y el apoyo continuo serán mínimos. Las organizaciones que saltan los pasos para asegurar que el sistema satisfaga sus necesidades a menudo se quedan con usuarios finales frustrados, soporte costoso e información que no es actual o correcta. Peor aún, estas organizaciones construyen el sistema tres veces en vez de una vez.

Evolución

Información de contabilidad El sistema se caracteriza por una gran cantidad de diferentes enfoques y metodologías En los últimos 50 años. Debido a las restricciones y debilidades de modelos anteriores, cada nuevo modelo evolucionaba. Curiosamente Después de la producción de la técnica más reciente los nuevos o recientes modelos de evolución no eliminan ni reemplazan instantáneamente la técnica anterior o anterior. Sin embargo, existen varias generaciones y pares de sistemas entre diferentes instituciones, organizaciones, grupos al mismo tiempo y posiblemente existen en una sola o misma institución. Del mismo modo El inspector actual debe estar al tanto de las características funcionales de todos los enfoques de la AIS que pueda encontrar. Actualmente existen cuatro enfoques que han evolucionado durante los últimos 50 años.

• Modelo de proceso manual
• Modelo de archivo plano
• Sistema de modelo de base de datos
• Modelo REA (Resource, Event and Agents)

Carrera

Muchos profesionales de AIS trabajan para firmas consultoras, grandes corporaciones, compañías de seguros, firmas financieras, agencias gubernamentales y firmas de contadores públicos, entre otros tipos de empresas. Con el avance tecnológico, la práctica contable tradicional pasará a la práctica de sistemas de información contable. Tanto los organismos profesionales de contabilidad como los de tecnología de la información están trabajando en las nuevas direcciones de los programas de contabilidad y las prácticas de la industria. Los auditores de sistemas son una de las principales opciones en las últimas dos décadas; analizan los controles, el procesamiento de datos, la integridad de los datos, la operación general, el mantenimiento, la seguridad y otros aspectos de todo tipo de sistemas de información utilizados por las empresas. Algunos títulos de trabajo en este campo de trabajo incluyen gerente financiero, examinador financiero y director financiero. Otros títulos de trabajo incluyen analista de sistemas informáticos, gerente de sistemas de información informática o ingeniero o programador de software especializado en software financiero.

Hay asociaciones industriales que ofrecen certificados relacionados con el área AIS que incluyen CISA, AIS, CISSP, CIA, AFE, CFE y CITP.