Factura

Una factura, recibo o ficha es un documento comercial emitido por un vendedor a un comprador en relación con una transacción de venta y que indica los productos, las cantidades y los precios acordados para los productos o servicios que el vendedor había proporcionado al comprador.

Las condiciones de pago generalmente se indican en la factura. Estos pueden especificar que el comprador tiene un número máximo de días para pagar y, a veces, se le ofrece un descuento si paga antes de la fecha de vencimiento. Es posible que el comprador ya haya pagado los productos o servicios enumerados en la factura. Para evitar confusiones y las consiguientes comunicaciones innecesarias del comprador al vendedor, algunos vendedores indican claramente en letras grandes y mayúsculas en una factura si ya ha sido pagada.

Desde el punto de vista del vendedor, una factura es una factura de venta. Desde el punto de vista del comprador, una factura es una factura de compra. El documento indica el comprador y el vendedor, pero el término factura indica que se debe o se debe dinero.

Dentro de la Unión Europea, una factura se define legalmente principalmente por la directiva del IVA de la UE como un comprobante contable (para verificar los informes de impuestos y IVA) y, en segundo lugar, como un documento de derecho civil (ley consuetudinaria).

Historia

Las facturas aparecen como una de las manifestaciones más tempranas de registros escritos en la antigua Mesopotamia.

Facturas

Una factura típica puede contener:

• La palabra factura (o factura fiscal);
• Un número de referencia único (en caso de correspondencia sobre la factura);
• Fecha de la factura;
• Condiciones de crédito;
• Montos de impuestos, si corresponde (por ejemplo, GST o IVA);
• Nombre y datos de contacto del vendedor;
• Detalles fiscales o de registro de la empresa del vendedor, si corresponde, por ejemplo, ABN para empresas australianas o número de IVA para empresas en la UE;
• Nombre y datos de contacto del comprador;
• Fecha de envío o entrega del bien o servicio;
• Número de orden de compra (o números de seguimiento similares solicitados por el comprador para que se mencionen en la factura);
• Descripción del producto(s);
• Precio unitario del producto o productos, si corresponde;
• Monto total cobrado con moneda (símbolo o abreviatura);
• Condiciones de pago (incluidos uno o más métodos de pago aceptables, la fecha en que se espera el pago y detalles sobre los cargos por pagos atrasados, es decir, pagos realizados después de esta fecha);
• Detalles avanzados (incluidos el número de vehículo, el número de LR, la fecha de LR, el modo de transporte, el peso neto, el peso bruto, la tara, el tiempo de espera, el tipo de carga, el nombre del conductor, el número de contacto de la unidad, etc.)

En los países donde la transferencia bancaria es el método preferido para liquidar deudas, la factura impresa contendrá el número de cuenta bancaria del acreedor y, por lo general, un código de referencia que se transmitirá junto con la transacción que identifica al pagador.

La Agencia de Logística de Defensa de EE. UU. requiere un número de identificación de empleador en las facturas.

La Unión Europea requiere un número de identificación de IVA (impuesto al valor agregado) para las facturas oficiales de IVA, que todas las empresas registradas con IVA deben emitir a sus clientes. En el Reino Unido, este número puede omitirse en las facturas si las palabras "esta no es una factura con IVA" están presentes en la factura. Dicha factura se denomina factura proforma y no es un sustituto adecuado de una factura con IVA completo para clientes registrados con IVA.

En Canadá, se debe proporcionar el número de registro a efectos del GST para todos los suministros superiores a $30 realizados por un proveedor registrado para poder reclamar los créditos fiscales de entrada.

El Comité de Comercio de la CEPE también proporciona recomendaciones sobre las facturas utilizadas en el comercio internacional, lo que implica una descripción más detallada del aspecto logístico de la mercancía y, por lo tanto, puede ser conveniente para la logística internacional y los procedimientos aduaneros.

Unión Europea

Definición de factura de unión del IVA de la UE

Dentro de la directiva del impuesto al valor agregado de la Unión Europea, el artículo 226 brinda una definición concisa de las facturas dentro de los estados miembros de la Unión Europea.

Sin perjuicio de las disposiciones particulares establecidas en la presente Directiva, en las facturas emitidas con arreglo a los artículos 220 y 221 solo se exigirán los siguientes datos a efectos del IVA:

1. la fecha de emisión;
2. un número secuencial, basado en una o más series, que identifica de manera única la factura;
3. el número de identificación del IVA a que se refiere el artículo 214 bajo el cual el sujeto pasivo suministró los bienes o servicios;
4. el número de identificación del IVA del cliente, a que se refiere el artículo 214, en virtud del cual el cliente recibió una entrega de bienes o servicios con respecto a los cuales está sujeto al pago del IVA, o recibió una entrega de bienes a que se refiere el artículo 138;
5. el nombre completo y la dirección del sujeto pasivo y del cliente;
6. la cantidad y naturaleza de los bienes suministrados o el alcance y naturaleza de los servicios prestados;
7. la fecha en que se realizó o completó la entrega de bienes o servicios o la fecha en que se efectuó el pago a cuenta a que se refieren los puntos (4) y (5) del artículo 220, en la medida en que esa fecha pueda determinarse y difiere de la fecha de emisión de la factura;
   1. cuando el IVA sea exigible en el momento en que se reciba el pago de conformidad con el artículo 66, letra b), y el derecho a la deducción surja en el momento en que sea exigible el impuesto deducible, la mención "contabilidad de caja";
8. la base imponible por tasa o exención, el precio unitario sin IVA y los descuentos o rebajas si no están incluidos en el precio unitario;
9. el tipo de IVA aplicado;
10. el importe del IVA a pagar, salvo que se aplique un régimen especial en virtud del cual, de conformidad con la presente Directiva, se excluya dicho detalle;
    1. donde el cliente que recibe el suministro emite la factura (en lugar del proveedor) la mención 'autofacturación';
11. en caso de exención, referencia a la disposición aplicable de la presente Directiva, oa la disposición nacional correspondiente, o cualquier otra referencia que indique que la entrega de bienes o servicios está exenta;
    1. cuando el cliente sea responsable del pago del IVA, la mención 'cobro revertido';
12. en el caso del suministro de un nuevo medio de transporte realizado de conformidad con las condiciones especificadas en el artículo 138, apartados 1 y 2, letra a), las características identificadas en el artículo 2, apartado 2, letra b);
13. cuando se aplique el régimen de márgenes para agentes de viajes, la mención «régimen de márgenes – agentes de viajes»;
14. cuando se aplique uno de los regímenes especiales aplicables a bienes de segunda mano, obras de arte, artículos de colección y antigüedades, la mención 'régimen de margen - bienes de segunda mano'; 'régimen de margen - obras de arte' o 'régimen de margen - artículos de colección y antigüedades' respectivamente;
15. cuando la persona sujeta al pago del IVA sea un representante fiscal a los efectos del artículo 204, el (número de identificación del IVA, a que se refiere el artículo 214, de dicho representante fiscal, junto con su nombre completo y dirección.

Definición de recibo de unión de IVA de la UE (factura simple)

El artículo 226b de la Directiva del IVA de la UE es una definición concisa de los recibos dentro de los estados miembros de la UE.

En lo que respecta a las facturas simplificadas emitidas de conformidad con el artículo 220 bis y el artículo 221, apartados 1 y 2, los Estados miembros exigirán al menos los siguientes datos:

1. la fecha de emisión;
2. identificación del sujeto pasivo que suministra los bienes o servicios (número de identificación del IVA);
3. identificación del tipo de bienes o servicios suministrados;
4. el monto del IVA a pagar o la información necesaria para calcularlo;
5. cuando la factura emitida sea un documento o mensaje tratado como factura de conformidad con el artículo 219, referencia específica e inequívoca a esa factura inicial y los detalles específicos que se modifican.

No podrán exigir detalles en las facturas distintos de los previstos en los artículos 226, 227 y 230.

Definición de factura de impuestos de la oficina de impuestos de Australia

Los detalles sobre los requisitos de la Oficina de Impuestos de Australia (ATO) para una factura de impuestos se pueden encontrar en su sitio web.

A todos los efectos del GST, el vendedor debe emitir una factura de impuestos al comprador, independientemente de si la venta se realiza en efectivo o a crédito. Por lo tanto, una factura de impuestos en Australia sirve tanto como factura como recibo en el sentido convencional. Las palabras "pagado" o "a pagar" diferencian el significado. La factura de impuestos debe contener siete hechos según la Ley de Impuestos GST.

Variaciones

Hay diferentes tipos de facturas:

• Factura pro forma: en comercio exterior, una factura pro forma es un documento que establece el compromiso del vendedor de proporcionar bienes específicos al comprador a precios específicos. A menudo se utiliza para declarar valor para la aduana. No es una factura real y, por lo tanto, el vendedor no registra una factura pro forma como una cuenta por cobrar y el comprador no registra una factura pro forma como una cuenta por pagar. El vendedor no emite una factura pro forma hasta que el vendedor y el comprador hayan aceptado los términos del pedido. En algunos casos, se emite una factura pro forma para solicitar pagos anticipados al comprador, ya sea para permitir que comience la producción o para garantizar los bienes producidos.
• Nota de crédito: si el comprador devuelve los bienes, el vendedor generalmente emite una nota de crédito por un monto igual o inferior al de la factura y luego reembolsa el dinero al comprador, o el comprador puede aplicar esa nota de crédito a otra factura.
• Factura comercial: un formulario de declaración de aduana utilizado en el comercio internacional que describe las partes involucradas en la transacción de envío, los bienes que se transportan y el valor de los bienes. Es el documento principal utilizado por la aduana y debe cumplir con requisitos aduaneros específicos, como el número del Sistema Armonizado y el país de fabricación. Se utiliza para calcular tarifas.
• Nota de débito: cuando una empresa no paga o no paga una factura, es una práctica común emitir una nota de débito por el saldo y los recargos adeudados. En función, las notas de débito son idénticas a las facturas.
• Factura de autofacturación: se utiliza una factura de autofacturación cuando un comprador se emite la factura a sí mismo (por ejemplo, de acuerdo con los niveles de consumo que está sacando de un stock de inventario administrado por el proveedor). El comprador (es decir, el emisor) debe tratar la factura como una cuenta por pagar y el vendedor debe tratarla como una cuenta por cobrar. Si hay impuestos sobre la venta, por ejemplo, IVA o GST, es posible que el comprador y el vendedor deban ajustar sus cuentas fiscales de acuerdo con la legislación fiscal. De acuerdo con el artículo 224 de la Directiva del IVA de la UE, los procesos de autofacturación solo pueden utilizarse "si existe un acuerdo previo entre las dos partes y siempre que exista un procedimiento para la aceptación de cada factura" por parte del proveedor.Un acuerdo de autofacturación generalmente prevé que el proveedor no emita sus propias facturas de ventas también.
• Liquidación de recibos evaluados (ERS): ERS es un proceso de pago de bienes y servicios desde un albarán en lugar de un documento de factura por separado. El beneficiario utiliza los datos del albarán para solicitar los pagos. "En una transacción ERS, el proveedor envía bienes en base a un Aviso de envío anticipado (ASN) y el comprador, al recibirlo, confirma la existencia de una orden de compra o contrato correspondiente, verifica la identidad y cantidad de los bienes y luego paga el proveedor."
• Hoja de horas: las facturas por servicios por hora emitidas por empresas como abogados y consultores a menudo extraen datos de una hoja de horas. Las empresas de alquiler de equipos operados también pueden generar una factura de hoja de horas, donde la factura será una combinación de cargos basados ​​en hojas de horas y cargos por alquiler de equipos.
• Estado de cuenta: un estado de cuenta periódico del cliente incluye el saldo inicial, las facturas, los pagos, las notas de crédito, las notas de débito y el saldo final de la cuenta del cliente durante un período específico. Un estado de cuenta mensual se puede utilizar como una factura resumida para solicitar un pago único por los cargos mensuales acumulados.
• Facturación progresiva utilizada para obtener el pago parcial de contratos prorrogados, particularmente en la industria de la construcción (ver Lista de valores)
• La facturación colectiva también se conoce como facturación mensual en Japón. Las empresas japonesas tienden a tener muchos pedidos con cantidades pequeñas debido al sistema de subcontratación (Keiretsu) oa las demandas de menor control de inventario (Kanban). Para ahorrar el trabajo de administración, la facturación normalmente se procesa mensualmente.
• La facturación continua o recurrente es estándar en la industria de alquiler de equipos, incluido el alquiler de herramientas. Una factura recurrente es aquella que se genera de forma cíclica durante la vigencia de un contrato de alquiler. Por ejemplo, si alquila una excavadora del 1 de enero al 15 de abril, en un ciclo de facturación de atrasos mensuales calendario, esperaría recibir una factura a fines de enero, otra a fines de febrero, otra a fines de marzo y se generaría una factura final de descuento en el alquiler en el momento en que se devuelve el activo. El mismo principio se adoptaría si se le facturara por adelantado, o si se le facturara en un día específico del mes.
• La facturación electrónica no es necesariamente lo mismo que la facturación EDI. La facturación electrónica en su sentido más amplio abarca EDI, así como mensajes de factura XML y otros formatos como pdf. Históricamente, otros formatos, como pdf, no se incluían en la definición más amplia de una factura electrónica porque no eran legibles por máquina y no se podían lograr los beneficios del proceso de un mensaje electrónico. Sin embargo, a medida que las técnicas de extracción de datos han evolucionado y las preocupaciones ambientales han comenzado a dominar el caso comercial para la implementación de la facturación electrónica, ahora se incorporan otros formatos a la definición más amplia.

Electrónico

Algunas facturas ya no se realizan en papel, sino que se transmiten electrónicamente a través de Internet. Todavía es común que las remesas o facturas electrónicas se impriman para mantener registros en papel. Los estándares para la facturación electrónica varían mucho de un país a otro. Los estándares de intercambio electrónico de datos (EDI), como el estándar EDIFACT de las Naciones Unidas, incluyen pautas de codificación de mensajes para facturas electrónicas. El EDIFACT se sigue en la factura multisectorial de sintaxis ebXML de UN/CEFACT.

EDIFACTO

El estándar de las Naciones Unidas para facturas electrónicas ("FACTURA") incluye códigos estándar para transmitir información de encabezado (común a toda la factura) y códigos para transmitir detalles para cada uno de los artículos de línea (productos o servicios). El estándar "FACTURA" también se puede utilizar para transmitir notas de crédito y débito.

En la Unión Europea, la legislación se aprobó en 2010 en forma de directiva 2010/45/EU para facilitar el crecimiento de la facturación electrónica en todos sus estados miembros. Esta legislación contempla los diferentes requisitos de IVA y facturación entre países dentro de la UE, además de legislar sobre la autenticidad e integridad de las facturas que se envían electrónicamente. Se estima que, solo en 2011, aproximadamente 5 millones de empresas de la UE habrán enviado facturas electrónicas.

Especificación de integración de grupo de aplicaciones abiertas de OAGi

El formato de mensaje XML para facturas electrónicas se ha utilizado desde el inicio de XML en 1998. La especificación de integración del grupo de aplicaciones abiertas (OAGIS) ha incluido una factura desde 2001. El grupo de aplicaciones abiertas (OAGi) tiene una relación de trabajo con UN/CEFACT donde OAGi y sus miembros participan en la definición de muchas de las especificaciones de Tecnología y Metodología. OAGi también incluye soporte para estas especificaciones de tecnología y metodología dentro de OAGIS.

CEFACT y UBL

Actualmente se están desarrollando dos estándares basados ​​en XML. Una es la factura intersectorial que está desarrollando el organismo de normalización de las Naciones Unidas UN/CEFACT y la otra es Universal Business Language (UBL) que emite la Organización para el Avance de los Estándares de Información Estructurada (OASIS). Las implementaciones de facturas basadas en UBL son comunes, sobre todo en el sector público de Dinamarca, ya que fue el primer país donde el uso de UBL fue obligatorio por ley para todas las facturas del sector público. Se están realizando más implementaciones en los países escandinavos como resultado del proyecto Subconjunto del norte de Europa. Las implementaciones también están en marcha en Italia, España y los Países Bajos (UBL 2.0) y con la propia Comisión Europea.

El trabajo de NES se ha transferido al Comité Europeo de Normalización (CEN), el organismo de normalización de la Unión Europea), taller CEN/BII, para la contratación pública en Europa. El resultado de ese trabajo es PEPPOL. Allí, los documentos de adquisición de UBL se implementan entre varios países europeos.

Se realizó un acuerdo entre UBL y UN/CEFACT para la convergencia de los dos estándares de mensajes XML con el objetivo de fusionar los dos estándares en uno antes de finales de 2009, incluida la provisión de una ruta de actualización para las implementaciones iniciadas en cualquiera de los estándares.

ISDOC

ISDOC es un estándar que se desarrolló en la República Checa como un formato universal para facturas electrónicas. El 16 de octubre de 2008, 14 empresas y el gobierno checo firmaron una declaración para utilizar este formato en el plazo de un año en sus productos.

Pago

Las organizaciones que compran bienes y servicios suelen tener un proceso para aprobar el pago de facturas basado en la confirmación de un empleado de que se han recibido los bienes o servicios.

Por lo general, al pagar una factura, se enviará un aviso de pago al proveedor para informarle que su factura ha sido pagada.

Estandarización

Las facturas son diferentes de los recibos. Tanto las facturas como los recibos son formas de realizar un seguimiento de las compras de bienes y/o servicios. En general, el contenido de las facturas puede ser similar al de los recibos, incluido el seguimiento del monto de la venta, el cálculo del impuesto sobre las ventas adeudado y el cálculo de los descuentos aplicados a la compra. Las facturas se diferencian de los recibos en que las facturas sirven para notificar a los clientes los pagos adeudados, mientras que los recibos sirven como prueba de pago completo.

Financiación de facturas

El crédito de factura es una línea de crédito comercial garantizada por las facturas de los clientes.