Contratación electrónica

La contratación electrónica (adquisiciones electrónicas, a veces también conocida como intercambio electrónico) es la compra y venta de suministros, trabajo y servicios de empresa a empresa o de empresa a consumidor o de empresa a gobierno a través de Internet, así como otros sistemas de información y redes, como el intercambio electrónico de datos y la planificación de recursos empresariales.

La cadena de valor de compras electrónicas consta de gestión de sangría, información electrónica, licitaciones electrónicas, subastas electrónicas, gestión de proveedores, gestión de catálogos, integración de órdenes de compra, estado de pedidos, notificación de envío, facturación electrónica, pago electrónico y gestión de contratos.. La gestión de sangría es el flujo de trabajo involucrado en la preparación de ofertas. Esta parte de la cadena de valor es opcional, y los departamentos de compras individuales definen su proceso de sangría. En la contratación de obras, la aprobación administrativa y la sanción técnica se obtienen en formato electrónico. En la adquisición de bienes, la actividad de generación de guiones se realiza en línea. El resultado final de la etapa se toma como insumos para la emisión del NIT.

Los elementos de e-procurement incluyen solicitud de información, solicitud de propuesta, solicitud de cotización, RFx (los tres anteriores juntos) y eRFx (software para gestionar proyectos de RFx).

Junto con un mayor uso de la contratación electrónica, surgen necesidades de estandarización. Actualmente, existe un marco estándar basado en un lenguaje de marcado extensible abierto desarrollado a nivel mundial construido sobre una rica herencia de experiencia en comercio electrónico. Consta de cinco capas: mensajería, registro y repositorio, protocolo de colaboración, componentes centrales y procesos comerciales.

Historia

Fue utilizado por primera vez por IBM en el año 2000, cuando la empresa lanzó su Sistema y Método de Gestión de Reabastecimiento, diseñado por el ingeniero en comunicaciones mexicano Daniel Delfín, quien entonces era director de compras en la planta de producción más grande de IBM, y programado por Alberto Wario, un IT programador. El sistema fue diseñado para resolver el complejo proceso de adquisición de IBM para la planta en Guadalajara, México, entonces la planta de producción de computadoras personales más grande del mundo, con un valor de producción de 1.600 millones de dólares al año. Tres años después de la implementación del sistema, la producción de la planta creció a 3.600 millones de dólares, luego de lo cual, la empresa utilizó el sistema en sus plantas de producción secundaria y luego vendió licencias a empresas externas en todo el mundo.

En la Unión Europea, la contratación electrónica para el sector público se introdujo por primera vez con las Directivas 2004/17/EC y 2004/18/EC del 31 de marzo de 2004. Estas Directivas, que fueron revisadas posteriormente en 2014, establecieron el marco para la transparencia e igualdad de oportunidades para la contratación pública, incluido el uso obligatorio de la comunicación electrónica para las oportunidades de publicación, la estandarización de los procesos de contratación, los procedimientos de presentación electrónica de ofertas, la tramitación de las objeciones, etc. para todas las contrataciones públicas realizadas en la UE por encima de determinados umbrales.

E-información

E-Informing no interviene directamente en el proceso de compra, este proceso precede a la compra. Es el proceso de recopilar y distribuir información de compras tanto desde y hacia partes internas como externas, utilizando la tecnología de Internet. El intercambio de información se refiere a la medida en que la información crítica y patentada se comunica al socio de la cadena de suministro y, por lo tanto, a una mayor eficiencia y alto rendimiento de la cadena de suministro. En el intercambio de información, también se considera la calidad de la información. Eso incluye precisión, oportunidad, adecuación y credibilidad de la información intercambiada.

Este proceso ocurre especialmente en Enterprise Resource Planning (ERP).

Licitación electrónica

La licitación electrónica ("e-Tendering") es un proceso para enviar y recibir ofertas por medios electrónicos, en lugar del antiguo método basado en papel. En lugar de insertar documentos en un sobre y enviarlos por correo, nosotros, y usted, ahora los intercambiaremos de forma segura a través de Internet. pag. 14.</ref>

E-Subastas

La subasta electrónica es el proceso de realizar una subasta para vender activos, recursos naturales u otros bienes a través de una oferta competitiva en línea. En comparación con la subasta física, la subasta electrónica proporciona una transparencia total y permite que participen más partes.

Gestión de proveedores

Ocurre cuando la autoridad contratante tiene como objetivo controlar los costos, impulsar la excelencia del servicio y mitigar los riesgos para obtener un mayor valor de sus proveedores a lo largo del proceso de adquisición. Los departamentos de gestión de contratos a menudo se establecen para garantizar el trato más efectivo.

Gestión de catálogos

La gestión del catálogo es un proceso estratégico que comienza cuando los proveedores publican su cartera de productos electrónicamente y los productos se ponen a disposición de los compradores para adquirir bienes y servicios electrónicamente, y aparece mientras se gestiona el catálogo de productos para garantizar la calidad de los datos del producto en todos los canales de venta.. El contenido del producto puede ser alojado por el proveedor o el comprador.

Compras electrónicas

A diferencia de las licitaciones electrónicas, las compras electrónicas se utilizan en la adquisición de bienes y servicios de bajo valor y gran volumen. Simplifica electrónicamente el proceso de compra de dichos bienes y servicios. Para este tipo de adquisición, los catálogos son uno de los componentes clave que se producen a menudo. Los componentes clave de este sistema a menudo son complejos y, por lo tanto, a menudo se necesita el desarrollo del sistema. El proceso comienza con la publicación de los artículos en línea por parte de los proveedores, continúa con la selección electrónica, el pedido, la recepción y finaliza con el pago por parte del comprador.

Pedidos electrónicos

Proceso de creación y aprobación de solicitudes de compra, tanto para la colocación de órdenes de compra como para la recepción de bienes y servicios solicitados, utilizando un sistema de software basado en tecnología de Internet que mejora en gran medida el rendimiento de la cadena de suministro. Cuando se habla de pedidos electrónicos, los bienes y servicios solicitados generalmente no están relacionados con el producto, en otras palabras, son indirectos. En el caso de la planificación de recursos empresariales (ERP), los bienes y servicios solicitados están relacionados con el producto. Tanto el sistema de software de soporte como el sistema de catálogo de pedidos están diseñados para ser utilizados por todos los empleados de una organización.

Facturación electrónica

La facturación electrónica es cualquier método por el cual una factura se presenta electrónicamente a un cliente para su pago. En las empresas más grandes, los departamentos de cuentas por pagar son responsables de que las facturas se aprueben, procesen y paguen.

Gestión de contratos electrónicos

Este tipo de gestión consiste en la gestión de cuentas por cobrar, pagos, liquidaciones de contratos, variaciones de contratos, garantías de ejecución y actividades de auditoría y control, y a diferencia de su forma clásica, la Gestión de contratos electrónicos es su mejora electrónica.

En el sector público

La contratación electrónica en el sector público está surgiendo a nivel internacional. Por lo tanto, se han implementado iniciativas en Bangladesh, Mongolia, Ucrania, India, Singapur, Estonia, Reino Unido, Estados Unidos, Malasia, Indonesia, Australia, Unión Europea.

Las organizaciones del sector público utilizan la contratación electrónica para los contratos a fin de lograr beneficios tales como una mayor eficiencia y ahorro de costos (más rápido y más barato) en la contratación pública y una mayor transparencia (para reducir la corrupción) en los servicios de contratación. La contratación electrónica en el sector público ha experimentado un rápido crecimiento en los últimos años. La Ley 590 de la Sesión Legislativa Regular de Luisiana de 2008 requiere que las subdivisiones políticas establezcan disposiciones para la recepción de ofertas electrónicas.

Los proyectos de compras electrónicas a menudo son parte de los esfuerzos generales de gobierno electrónico del país para servir mejor a sus ciudadanos y empresas en la economía digital. Por ejemplo, GeBIZ de Singapur se implementó como uno de los programas bajo su plan maestro de gobierno electrónico.El G6 de Adquisiciones lidera el uso de instrumentos de contratación electrónica en la contratación pública.

Ucrania Prozorro muestra un ejemplo de reforma exitosa. El resultado de la colaboración entre el gobierno ucraniano, el sector empresarial y la sociedad civil. Este sistema fue desarrollado por la organización internacional anticorrupción, Transparencia Internacional Ucrania, con la ayuda de voluntarios, ONG, la comunidad empresarial y organismos estatales de Ucrania, el fondo WNISEF, el BERD y otros socios.

Vendedores

Este campo está poblado por dos tipos de proveedores: grandes proveedores de planificación de recursos empresariales (ERP) que ofrecen compras electrónicas como uno de sus servicios, y los servicios más asequibles centrados específicamente en compras electrónicas.

Beneficios y desventajas

Beneficios

La implementación de un sistema de compras electrónicas beneficia a todos los niveles de una organización. Los sistemas de compras electrónicas ofrecen visibilidad y control de gastos mejorados y ayudan a los oficiales de finanzas a relacionar las compras con las órdenes de compra, los recibos y las boletas de trabajo. Un sistema de contratación electrónica también gestiona las licitaciones a través de un sitio web. Un ejemplo es el 'Sistema de Gestión de Adquisiciones (SAM)' que el 30 de julio de 2013 combinó información de la antigua Solicitud de Registro Central de Contratistas y Representaciones y Certificaciones en Línea (ORCA), en los Estados Unidos.

En el caso de la contratación pública, los beneficios pueden ser la eficiencia, la transparencia, la equidad, la equidad y el fomento de las empresas locales. Debido a que la contratación electrónica aumenta la competencia, reduce los costos de transacción y tiene el potencial de minimizar el tiempo y los errores en el proceso de licitación, se logra la eficiencia. Debido a la mayor accesibilidad y apertura de Internet, más personas pueden obtener información antes, lo que aumenta la transparencia. La neutralidad respecto a la ubicación y el tiempo garantiza la equidad y la justicia.

Desventajas

Debido a que el proveedor obtiene más información sobre el cliente que en el caso de una estructura normal de gestión de la cadena de suministro, la principal desventaja de la contratación electrónica podría ser un incentivo para que el proveedor se aproveche del cliente.