Administración de oficinas

La administración de oficina es una profesión que involucra el diseño, implementación, evaluación y mantenimiento del proceso de trabajo dentro de una oficina u otra organización, para mantener y mejorar la eficiencia y la productividad.

La gestión de la oficina es, por lo tanto, parte de la administración general del negocio y dado que los elementos de la gestión son la previsión y la planificación, la organización, el mando, el control y la coordinación, la oficina forma parte de la función de gestión total.

La gestión de oficina es la técnica de planificación, organización, coordinación y control de las actividades de la oficina con miras a lograr los objetivos comerciales y se preocupa por el desempeño eficiente y eficaz del trabajo de oficina. El éxito de un negocio depende de la eficiencia de su oficina. El volumen de papeleo en las oficinas se ha multiplicado en estos días debido a la industrialización, la explosión demográfica, el control gubernamental y la aplicación de diversas leyes fiscales y laborales a cualquier empresa comercial. La eficiencia y la eficacia, que son palabras clave en la gestión, se logran solo mediante una adecuada planificación y control de las actividades, la reducción de los costos de oficina y la coordinación de todas las actividades del negocio.

En palabras simples, la gestión de la oficina se puede definir como "un proceso distinto de planificación, organización, dotación de personal, dirección, coordinación y control de la oficina para facilitar el logro de los objetivos de cualquier empresa comercial". La definición muestra las funciones gerenciales de un gerente administrativo. El siguiente diagrama indica varios elementos o funciones en el proceso de gestión de la oficina.

Importancia de la gestión de la oficina

El siguiente punto ilustra la importancia de la gestión de la oficina:

(i) Ayuda en el logro de objetivos

Los objetivos o metas son resultados en términos cuantitativos que se pretende alcanzar en un tiempo determinado. La gestión hace que las personas se den cuenta de los objetivos y dirige sus esfuerzos hacia el logro de estos objetivos.

(ii) Uso Óptimo de los Recursos

La gestión ayuda en la utilización de los recursos de manera efectiva. Los gerentes utilizan los recursos escasos de manera optimista. Los gerentes logran la coordinación e integración de varios recursos. Es la dirección la que orienta al personal de turno en el uso de los recursos.

(iii) Minimización de Costos

Los costos de oficina se pueden reducir bajo la guía y el control de una gestión eficiente. La gestión de la oficina se preocupa por hacer las actividades de la oficina de la mejor manera y de la forma más económica. La reducción de costos es uno de los objetivos de la gestión que se puede lograr a través de la simplificación y mecanización del trabajo. A través de una mejor planificación, una organización sólida y un control efectivo, la administración permite reducir costos y preparar a una empresa para enfrentar una competencia feroz.

(iv) Flujo de trabajo fluido

El flujo de trabajo ininterrumpido solo es posible si existe una planificación y un control adecuados. La administración garantiza un flujo de trabajo eficiente y fluido.

(v) Ayuda a mantener la eficiencia de la oficina

La administración ayuda a mantener la eficiencia en una oficina. Un gerente no solo realiza y produce resultados, sino que puede hacerlo de la manera más eficiente para contribuir a la generación de ganancias.

(vi) Gestión de la supervivencia y el crecimiento

La gerencia tiene que desempeñar un papel importante para mantener viva la organización. El cambio en tecnología y métodos debe anticiparse y adaptarse para la supervivencia y el crecimiento. Sólo la dirección puede hacerlo y moldear la empresa en un entorno tan cambiante.

(vii) Proporciona innovación

La innovación es encontrar un método nuevo, diferente y mejor para hacer el trabajo existente. Para planificar y gestionar la innovación, la gestión tiene que desempeñar un papel importante. Las sugerencias de los clientes, la información de los vendedores, la estrecha vigilancia de las actividades de la competencia proporcionan una fuente de innovación.

(viii) Ayuda a retener el talento e inculcar el sentido de la lealtad en el personal de la oficina

La gestión eficiente ayuda a retener a los empleados talentosos y trabajadores brindándoles un ambiente de trabajo cómodo. El gerente debe motivar a sus empleados reconociendo y apreciando sus talentos.

(ix) Proporciona liderazgo

La gerencia brinda liderazgo al influir y guiar al personal de la oficina. Los gerentes influyen en sus subordinados para que trabajen de buena gana para lograr las metas de la organización.

(x) Gestión del cambio

La importancia de la gestión de la oficina es que ayuda a planificar el cambio e introducirlo en el momento adecuado y de la manera adecuada. Debido al cambio en los métodos tecnológicos, los procedimientos de trabajo, etc. deben modificarse para lograr eficiencia y economía. Las personas se resisten al cambio debido a la falta de comprensión de las razones del cambio y la falta de capacitación en nuevos métodos. La gestión ayuda a minimizar la resistencia de las personas y actúa como agente de cambio.

(xi) Mantenimiento de las Relaciones Públicas

La administración de la oficina ayuda a mejorar las relaciones públicas y aumentar la buena voluntad de una empresa al tratar las quejas de los consumidores y el público en general.

(xii) Beneficios Sociales

La gestión es beneficiosa no solo para las empresas comerciales, sino también para los diversos segmentos de la sociedad. Proporciona y mantiene vínculo con varios tipos de proveedores, bancos, compañías de seguros, departamentos gubernamentales y público en general. Beneficia a la sociedad en su conjunto mediante la prestación de sus servicios.

Funciones

Un gerente de oficina es responsable de monitorear y revisar los sistemas, generalmente enfocándose en resultados específicos tales como escalas de tiempo mejoradas, rotación, producción, ventas, etc. Pueden supervisar o administrar un equipo de administradores, asignar roles, reclutar y capacitar, y emitir asignaciones y proyectos Como tal, el rol es variado, a menudo incluye responsabilidades en una amplia gama de funciones, tales como:

• Teneduría de libros
• Mapeo de procesos de negocios
• contabilidad de costos
• Servicio al Cliente
• Gestión de base de datos
• Gestión de instalaciones
• Diseño de plantillas de formularios o documentos
• Recursos humanos
• Sistemas de Información Gerencial
• Consultoría de gestión
• seguridad y salud en el trabajo
• Nómina de sueldos
• Gestión de proyectos
• Adquisitivo
• Gestión de registros
• Reclutamiento
• Reporte escrito
• Gestión de riesgos
• Ventas y marketing
• Gestion de seguridad
• Administracion del espacio
• Análisis de sistemas
• Mantenimiento del sitio web

Las competencias personales útiles en el puesto son: habilidades para resolver problemas, buenas habilidades para tomar decisiones, integridad, ingenio, creatividad, asertividad, flexibilidad, habilidades para administrar el tiempo y la capacidad para hacer frente a la presión.