Sistema de información gerencial

Un sistema de información gerencial o de gestión (MIS, Management information system) es un sistema de información utilizado para la toma de decisiones y para la coordinación, control, análisis y visualización de la información en una organización. El estudio de los sistemas de información gerencial involucra personas, procesos y tecnología en un contexto organizacional.

En un entorno corporativo, el objetivo final del uso de un sistema de información gerencial es aumentar el valor y las ganancias del negocio.

Historia

Si bien se puede cuestionar que la historia de los sistemas de información de gestión se remonta a las empresas que utilizan libros de contabilidad para realizar un seguimiento de la contabilidad, la historia moderna de MIS se puede dividir en cinco eras identificadas originalmente por Kenneth C. Laudon y Jane Laudon en su libro seminal. libro de texto Sistemas de Información Gerencial.

• Primera era: computación central y minicomputadora
• Segunda Era - Computadoras personales
• Tercera Era – Redes cliente/servidor
• Cuarta Era - Informática empresarial
• Quinta Era – Computación en la nube

La primera era (computación de mainframe y minicomputadoras) estuvo gobernada por IBM y sus computadoras mainframe para las cuales suministraron tanto el hardware como el software. Estas computadoras a menudo ocupaban habitaciones enteras y requerían equipos para ejecutarlas. A medida que avanzaba la tecnología, estas computadoras pudieron manejar mayores capacidades y, por lo tanto, reducir su costo. Las minicomputadoras más pequeñas y asequibles permitieron a las empresas más grandes operar sus propios centros de computación internamente / en el sitio / en las instalaciones.

la segunda era(computadoras personales) comenzó en 1965 cuando los microprocesadores comenzaron a competir con los mainframes y las minicomputadoras y aceleraron el proceso de descentralización del poder de cómputo de los grandes centros de datos a las oficinas más pequeñas. A fines de la década de 1970, la tecnología de las minicomputadoras dio paso a las computadoras personales y las computadoras de costo relativamente bajo se estaban convirtiendo en productos básicos del mercado masivo, lo que permitía a las empresas proporcionar a sus empleados acceso a potencia informática que diez años antes habría costado decenas de miles de dólares. Esta proliferación de computadoras creó un mercado listo para la interconexión de redes y la popularización de Internet. (El primer microprocesador, un dispositivo de cuatro bits destinado a una calculadora programable, se introdujo en 1971 y los sistemas basados ​​en microprocesadores no estuvieron disponibles durante varios años. El MITS Altair 8800 fue el primer sistema basado en microprocesador comúnmente conocido, seguido de cerca por Apple I y II. Es discutible que el sistema basado en microprocesador no hizo avances significativos en el uso de minicomputadoras hasta 1979, cuando VisiCalc provocó ventas récord del Apple II en el que se ejecutaba. La PC de IBM presentada en 1981 era más aceptable para las empresas, pero sus limitaciones limitaron su capacidad para desafiar los sistemas de minicomputadoras hasta quizás finales de la década de 1980 y principios de la de 1990).

La tercera era (redes cliente/servidor) surgió a medida que aumentaba la complejidad tecnológica, disminuían los costos y el usuario final (ahora el empleado ordinario) requería un sistema para compartir información con otros empleados dentro de una empresa. Las computadoras en una red común comparten información en un servidor. Esto permite que miles e incluso millones de personas accedan a datos simultáneamente en redes denominadas Intranets.

La cuarta era (computación empresarial) habilitada por redes de alta velocidad, consolidó las aplicaciones de software específicas del departamento original en plataformas de software integradas denominadas software empresarial. Esta nueva plataforma vinculó todos los aspectos de la empresa comercial y ofreció un rico acceso a la información que abarca la estructura de administración completa.

Tecnología

Los términos sistema de información de gestión (MIS), sistema de gestión de la información (IMS), sistema de información (IS), planificación de recursos empresariales (ERP), informática, ingeniería informática eléctrica y gestión de tecnología de la información (TI) a menudo se confunden. MIS es un subconjunto jerárquico de los sistemas de información. Los MIS se centran más en la organización y se enfocan en aprovechar la tecnología de la información para aumentar el valor comercial. La informática se centra más en el software que se ocupa de las aplicaciones que se pueden utilizar en MIS. La ingeniería informática eléctrica se centra en el producto y se ocupa principalmente de la arquitectura de hardware detrás de los sistemas informáticos. El software ERP es un subconjunto de MIS y la gestión de TI se refiere a la gestión técnica de un departamento de TI que puede incluir MIS.

Una carrera en MIS se enfoca en comprender y proyectar el uso práctico de los sistemas de información gerencial. Estudia la interacción, organización y procesos entre tecnología, personas e información para resolver problemas.

Administración

Si bien los sistemas de información de gestión pueden ser utilizados por todos y cada uno de los niveles de gestión, la decisión de qué sistemas implementar generalmente recae en los directores de información (CIO) y los directores de tecnología (CTO). Estos oficiales son generalmente responsables de la estrategia tecnológica general de una organización, incluida la evaluación de cómo la nueva tecnología puede ayudar a su organización. Actúan como tomadores de decisiones en el proceso de implementación del nuevo MIS.

Una vez que se han tomado las decisiones, los directores de TI, incluidos los directores de MIS, están a cargo de la implementación técnica del sistema. También están a cargo de implementar las políticas que afectan al MIS (ya sean nuevas políticas específicas transmitidas por los CIO o CTO o políticas que alinean los nuevos sistemas con la política de TI general de la organización). También es su función garantizar la disponibilidad de datos y servicios de red, así como la seguridad de los datos involucrados mediante la coordinación de las actividades de TI.

Tras la implementación, los usuarios asignados tendrán el acceso adecuado a la información relevante. Es importante tener en cuenta que no todos los que ingresan datos en MIS necesariamente deben ser de nivel gerencial. Es una práctica común que las entradas al MIS sean ingresadas por empleados no gerenciales, aunque rara vez tienen acceso a los informes y las plataformas de apoyo a la toma de decisiones que ofrecen estos sistemas.

Tipos

Los siguientes son tipos de sistemas de información utilizados para crear informes, extraer datos y ayudar en los procesos de toma de decisiones de los gerentes de nivel medio y operativo.

• Los sistemas de soporte de decisiones (DSS) son aplicaciones de programas informáticos utilizados por la gerencia media y superior para recopilar información de una amplia gama de fuentes para respaldar la resolución de problemas y la toma de decisiones. Un DSS se usa principalmente para problemas de decisión semiestructurados y no estructurados.
• El sistema de información ejecutiva (EIS) es una herramienta de informes que brinda acceso rápido a informes resumidos provenientes de todos los niveles y departamentos de la empresa, como contabilidad, recursos humanos y operaciones.
• Los sistemas de información de marketing son sistemas de información de gestión diseñados específicamente para gestionar los aspectos de marketing del negocio.
• Los sistemas de información contable son funciones contables enfocadas.
• Los sistemas de gestión de recursos humanos se utilizan para aspectos de personal.
• Los sistemas de automatización de oficinas (OAS) respaldan la comunicación y la productividad en la empresa al automatizar el flujo de trabajo y eliminar los cuellos de botella. OAS puede implementarse en todos y cada uno de los niveles de gestión.
• Los sistemas de gestión de la información escolar (SIMS, por sus siglas en inglés) cubren la administración escolar y, a menudo, incluyen materiales de enseñanza y aprendizaje.
• El software de planificación de recursos empresariales (ERP) facilita el flujo de información entre todas las funciones comerciales dentro de los límites de la organización y administra las conexiones con las partes interesadas externas.
• Las bases de datos locales pueden ser herramientas pequeñas y simplificadas para los gerentes y se consideran una versión primaria o básica de un MIS.

Ventajas y desventajas

Los siguientes son algunos de los beneficios que se pueden lograr usando MIS:

• Mejore la eficiencia operativa de una organización, agregue valor a los productos existentes, genere innovación y desarrollo de nuevos productos, y ayude a los gerentes a tomar mejores decisiones.
• Las empresas pueden identificar sus fortalezas y debilidades debido a la presencia de informes de ingresos, registros de desempeño de los empleados, etc. La identificación de estos aspectos puede ayudar a una empresa a mejorar sus operaciones y procesos comerciales.

• La disponibilidad de datos y comentarios de los clientes puede ayudar a la empresa a alinear sus procesos comerciales de acuerdo con las necesidades de sus clientes. La gestión eficaz de los datos de los clientes puede ayudar a la empresa a realizar actividades de promoción y marketing directo.
• MIS puede ayudar a una empresa a obtener una ventaja competitiva.
• Los informes MIS pueden ayudar con la toma de decisiones, así como reducir el tiempo de inactividad de los elementos procesables.

Algunas de las desventajas de los sistemas MIS:

• La recuperación y la difusión dependen de la tecnología de hardware y software.
• Posibilidad de información inexacta.

Aplicaciones empresariales

• Enterprise systems—also known as enterprise resource planning (ERP) systems—provide integrated software modules and a unified database that personnel use to plan, manage, and control core business processes across multiple locations. Modules of ERP systems may include finance, accounting, marketing, human resources, production, inventory management, and distribution.
• Supply chain management (SCM) systems enable more efficient management of the supply chain by integrating the links in a supply chain. This may include suppliers, manufacturers, wholesalers, retailers, and final customers.
• Customer relationship management (CRM) systems help businesses manage relationships with potential and current customers and business partners across marketing, sales, and service.
• El sistema de gestión del conocimiento (KMS) ayuda a las organizaciones a facilitar la recopilación, el registro, la organización, la recuperación y la difusión del conocimiento. Esto puede incluir documentos, registros contables, procedimientos no registrados, prácticas y habilidades. La gestión del conocimiento (KM) como sistema cubre el proceso de creación y adquisición de conocimiento a partir de procesos internos y del mundo externo. El conocimiento recopilado se incorpora en las políticas y procedimientos de la organización y luego se difunde a las partes interesadas.