E-mail

Esta captura de tela mostra a página "Inbox" de um cliente de e-mail; os usuários podem ver novos e-mails e tomar ações, como ler, excluir, salvar ou responder a essas mensagens.

O sinal, uma parte de cada endereço de e-mail SMTP

Quando um "robô" na Wikipédia faz alterações nos arquivos de imagem, o uploader recebe um e-mail sobre as mudanças feitas.

Correio eletrônico (email ou e-mail) é um método de troca de mensagens ("correio") entre pessoas que usam dispositivos eletrônicos. O e-mail foi, portanto, concebido como a versão eletrônica (digital) ou a contraparte do correio, em uma época em que o "correio" significava apenas correio físico (daí e- + correio). O e-mail tornou-se um meio de comunicação tão onipresente (muito usado) a ponto de, no uso atual, um endereço de e-mail ser frequentemente tratado como uma parte básica e necessária de muitos processos nos negócios, comércio, governo, educação, entretenimento e outras esferas. da vida diária na maioria dos países.

E-mail é o meio, e cada mensagem enviada com ele também é chamada de e-mail. O termo é um substantivo massivo.

O e-mail opera em redes de computadores, principalmente na Internet, e também em redes locais. Os sistemas de e-mail atuais são baseados em um modelo de armazenar e encaminhar. Os servidores de e-mail aceitam, encaminham, entregam e armazenam mensagens. Nem os usuários nem seus computadores precisam estar online simultaneamente; eles precisam se conectar, normalmente a um servidor de e-mail ou a uma interface de webmail para enviar ou receber mensagens ou baixá-las.

Originalmente um meio de comunicação somente texto ASCII, o e-mail da Internet foi estendido pelas Multipurpose Internet Mail Extensions (MIME) para transportar texto em outros conjuntos de caracteres e anexos de conteúdo multimídia. O e-mail internacional, com endereços de e-mail internacionalizados usando UTF-8, é padronizado, mas não amplamente adotado.

Terminologia

O termo correio eletrônico está em uso com seu significado moderno desde 1975, e variações do E-mail mais curto estão em uso desde 1979:

• e-mail é agora a forma comum, e recomendado por guias de estilo. É o formulário exigido pelo IETF Requests for Comments (RFC) e grupos de trabalho. Esta ortografia também aparece na maioria dos dicionários.
• e-mail é a forma favorecida na edição publicada American Inglês e Inglês britânico escrita como refletida no Corpus de dados de Inglês Americano Contemporâneo, mas está caindo fora de favor em alguns guias de estilo.
• E-mail é às vezes usado. O uso original em junho de 1979 ocorreu na revista Eletrônica em referência à iniciativa do Serviço Postal dos Estados Unidos chamada E-COM, que foi desenvolvida no final da década de 1970 e operada no início da década de 1980.
• Email também é usado.
• EMAIL foi usado pela CompuServe a partir de abril de 1981, que popularizou o termo.
• EMail é uma forma tradicional usada em RFCs para o "Author's Address".

O serviço geralmente é referido simplesmente como correio, e um único pedaço de correio eletrônico é chamado de mensagem. As convenções para os campos nos e-mails - "Para", "De", "CC", "BCC" etc. - começaram com a RFC-680 em 1975.

Um e-mail da Internet consiste em um envelope e conteúdo; o conteúdo consiste em um cabeçalho e um corpo.

História

Mensagens baseadas em computador entre usuários do mesmo sistema tornaram-se possíveis após o advento do compartilhamento de tempo no início dos anos 1960, com uma implementação notável pelo projeto CTSS do MIT em 1965. A maioria dos desenvolvedores dos primeiros mainframes e minicomputadores desenvolveu aplicativos de e-mail semelhantes, mas geralmente incompatíveis. Em 1971, o primeiro correio da rede ARPANET foi enviado, introduzindo a sintaxe de endereço agora familiar com o '@' símbolo que designa o endereço do sistema do usuário. Ao longo de uma série de RFCs, as convenções foram refinadas para enviar mensagens de correio pelo File Transfer Protocol.

Sistemas proprietários de correio eletrônico logo começaram a surgir. IBM, CompuServe e Xerox usaram sistemas internos de correio na década de 1970; A CompuServe vendeu um produto comercial de correspondência intra-escritório de 1978 e a IBM e a Xerox de 1981. O ALL-IN-1 de DEC e o HPMAIL da Hewlett-Packard (mais tarde HP DeskManager) foram lançados em 1982; o trabalho de desenvolvimento do primeiro começou no final dos anos 1970 e o último se tornou o sistema de e-mail mais vendido do mundo.

O protocolo SMTP (Simple Mail Transfer Protocol) foi implementado na ARPANET em 1983. Os sistemas de e-mail LAN surgiram em meados da década de 1980. Por algum tempo no final dos anos 1980 e início dos anos 1990, parecia provável que um sistema comercial proprietário ou o sistema de e-mail X.400, parte do Perfil de Interconexão de Sistemas Abertos do Governo (GOSIP), predominaria. No entanto, uma vez que as restrições finais ao transporte de tráfego comercial pela Internet terminaram em 1995, uma combinação de fatores tornou o atual conjunto de protocolos de e-mail SMTP, POP3 e IMAP da Internet o padrão (consulte Protocol Wars).

Operação

O seguinte é uma sequência típica de eventos que ocorre quando o remetente Alice transmite uma mensagem usando um agente de usuário de correio (MUA) endereçado ao endereço de e-mail do destinatário.

Operação de e-mail

1. O MUA formata a mensagem em formato de e-mail e usa o protocolo de submissão, um perfil do Protocolo de Transferência de Correio Simples (SMTP), para enviar o conteúdo da mensagem para o agente de submissão de correio local (MSA), neste caso Smtp.a.org.
2. O MSA determina o endereço de destino fornecido no protocolo SMTP (não do cabeçalho da mensagem) — neste caso, bob@b.org—que é um endereço de domínio totalmente qualificado (FQDA). A parte antes do sinal @ é o parte local do endereço, muitas vezes o nome de usuário do destinatário, e a parte após o sinal @ é um nome de domínio. O MSA resolve um nome de domínio para determinar o nome de domínio totalmente qualificado do servidor de correio no Sistema de Nomes de Domínio (DNS).
3. O servidor DNS para o domínio b.org (ns.b.org) responde com quaisquer registros MX listando os servidores de troca de correio para esse domínio, neste caso Mx.b.org, um servidor de transferência de mensagem (MTA) executado pelo ISP do destinatário.
4. smtp.a.org envia a mensagem para mx.b.org usando SMTP. Este servidor pode precisar enviar a mensagem para outros MTAs antes que a mensagem chegue ao agente de entrega de mensagem final (MDA).
5. O MDA entrega-o à caixa de correio do usuário Bófia..
6. O MUA de Bob pega a mensagem usando o Protocolo de Correios (POP3) ou o Protocolo de Acesso à Mensagem à Internet (IMAP).

Além deste exemplo, existem alternativas e complicações no sistema de e-mail:

• Alice ou Bob podem usar um cliente conectado a um sistema de e-mail corporativo, como IBM Lotus Notes ou Microsoft Exchange. Estes sistemas muitas vezes têm seu próprio formato de e-mail interno e seus clientes normalmente se comunicam com o servidor de e-mail usando um protocolo proprietário específico do fornecedor. O servidor envia ou recebe e-mail através da Internet através do gateway de correio do produto Internet que também faz qualquer reformatação necessária. Se Alice e Bob trabalharem para a mesma empresa, toda a transação pode acontecer completamente dentro de um único sistema de email corporativo.
• Alice pode não ter um MUA em seu computador, mas em vez disso pode se conectar a um serviço de webmail.
• O computador da Alice pode executar o seu próprio MTA, evitando assim a transferência na etapa 1.
• Bob pode pegar seu e-mail de muitas maneiras, por exemplo, logar em mx.b.org e lê-lo diretamente, ou usando um serviço de webmail.
• Os domínios geralmente têm vários servidores de troca de correio para que eles possam continuar a aceitar o correio, mesmo que o primário não esteja disponível.

Muitos MTAs costumavam aceitar mensagens para qualquer destinatário na Internet e faziam o possível para entregá-las. Esses MTAs são chamados de retransmissores de correio aberto. Isso foi muito importante nos primeiros dias da Internet, quando as conexões de rede não eram confiáveis. No entanto, esse mecanismo provou ser explorável por originadores de e-mails em massa não solicitados e, como consequência, as retransmissões de correio aberto tornaram-se raras e muitos MTAs não aceitam mensagens de retransmissões de correio aberto.

Formato de mensagem

O formato básico de mensagem da Internet usado para e-mail é definido pela RFC 5322, com codificação de dados não ASCII e anexos de conteúdo multimídia definidos na RFC 2045 a RFC 2049, chamados coletivamente de Multipurpose Internet Mail Extensions ou MIME. As extensões no e-mail internacional se aplicam apenas ao e-mail. O RFC 5322 substituiu o anterior RFC 2822 em 2008, depois o RFC 2822 em 2001 substituiu o RFC 822 – o padrão para e-mail da Internet por décadas. Publicado em 1982, o RFC 822 foi baseado no RFC 733 anterior para a ARPANET.

As mensagens de e-mail da Internet consistem em duas seções, "cabeçalho" e "corpo". Estes são conhecidos como "conteúdo". O cabeçalho é estruturado em campos como De, Para, CC, Assunto, Data e outras informações sobre o e-mail. No processo de transporte de mensagens de e-mail entre sistemas, o SMTP comunica parâmetros de entrega e informações usando campos de cabeçalho de mensagem. O corpo contém a mensagem, como texto não estruturado, às vezes contendo um bloco de assinatura no final. O cabeçalho é separado do corpo por uma linha em branco.

Cabeçalho da mensagem

RFC 5322 especifica a sintaxe do cabeçalho do e-mail. Cada mensagem de e-mail possui um cabeçalho (a "seção do cabeçalho" da mensagem, de acordo com a especificação), composto por uma série de campos ("campos do cabeçalho"). Cada campo possui um nome ("nome do campo" ou "nome do campo de cabeçalho"), seguido pelo caractere separador ":" e um valor ("corpo do campo" ou "corpo do campo de cabeçalho").

Cada nome de campo começa no primeiro caractere de uma nova linha na seção de cabeçalho e começa com um caractere imprimível sem espaço em branco. Termina com o caractere separador ":". O separador é seguido pelo valor do campo (o "corpo do campo"). O valor pode continuar nas linhas subseqüentes se essas linhas tiverem espaço ou tabulação como primeiro caractere. Nomes de campo e, sem SMTPUTF8, corpos de campo são restritos a caracteres ASCII de 7 bits. Alguns valores não ASCII podem ser representados usando palavras codificadas em MIME.

Campos de cabeçalho

Os campos de cabeçalho de e-mail podem ter várias linhas, sendo recomendado que cada linha não tenha mais de 78 caracteres, embora o limite seja de 998 caracteres. Os campos de cabeçalho definidos pelo RFC 5322 contêm apenas caracteres US-ASCII; para codificar caracteres em outros conjuntos, uma sintaxe especificada no RFC 2047 pode ser usada. Em alguns exemplos, o grupo de trabalho IETF EAI define algumas extensões de trilha padrão, substituindo extensões experimentais anteriores para que caracteres Unicode codificados em UTF-8 possam ser usados no cabeçalho. Em particular, isso permite que endereços de e-mail usem caracteres não ASCII. Esses endereços são suportados por produtos do Google e da Microsoft e promovidos por alguns agentes do governo.

O cabeçalho da mensagem deve incluir pelo menos os seguintes campos:

• A partir de: O endereço de e-mail e, opcionalmente, o nome do(s) autor(es). Alguns clientes de e-mail são mutáveis através de configurações de conta.
• Data: A hora local e data a mensagem foi escrita. Como o De: campo, muitos clientes de e-mail preenchem isso automaticamente antes de enviar. O cliente do destinatário pode exibir o tempo no formato e fuso horário local para eles.

RFC 3864 descreve procedimentos de registro para campos de cabeçalho de mensagem na IANA; ele fornece nomes de campo permanentes e provisórios, incluindo também campos definidos para MIME, netnews e HTTP, e referenciando RFCs relevantes. Campos de cabeçalho comuns para e-mail incluem:

• Para: O endereço de e-mail (es) e nome(s) opcionalmente do(s) destinatário(s) da mensagem. Indica os destinatários primários (multiple permitido), para os destinatários secundários ver Cc: e Bcc: abaixo.
• Assunto: Um breve resumo do tópico da mensagem. Certas abreviações são comumente usadas no assunto, incluindo "RE:" e "FW:".
• C: cópia de carbono; Muitos clientes de e-mail marcam e-mail na caixa de entrada diferentemente dependendo se eles estão no To: ou Cc: lista.
• B.: Blind carbon copy; endereços são geralmente especificados apenas durante a entrega de SMTP, e não geralmente listados no cabeçalho da mensagem.
• Content-Type: Informações sobre como a mensagem deve ser exibida, geralmente um tipo MIME.
• Precedência: comumente com valores "bulk", "junk", ou "list"; usado para indicar respostas automatizadas "vacation" ou "out of office" não deve ser devolvido para este correio, por exemplo, para evitar avisos de férias de enviado para todos os outros assinantes de uma lista de discussão. Sendmail usa este campo para afetar a priorização do e-mail em fila, com as mensagens "Precedência: entrega especial" entregues mais cedo. Com redes modernas de alta largura de banda, a prioridade de entrega é menor do que era. Microsoft A troca respeita um mecanismo de supressão de resposta automática de granulação fina, o X-Auto-Response-Suppress campo.
• Mensagem-ID: Também um campo gerado automático para evitar várias entregas e para referência no In-Reply-To: (veja abaixo).
• In-Reply-To: Mensagem-ID da mensagem que esta é uma resposta. Usado para ligar mensagens relacionadas juntos. Este campo só se aplica às mensagens de resposta.
• Referências: Mensagem-ID da mensagem esta é uma resposta, e a mensagem-id da mensagem a resposta anterior foi uma resposta a, etc.
• Responder: O endereço deve ser usado para responder à mensagem.
• Remetente: Endereço do remetente atuando em nome do autor listado no campo De: (secretário, gerente de lista, etc.).
• Arquivo: Um link direto para o formulário arquivado de uma mensagem de e-mail individual.

O campo Para: pode não estar relacionado aos endereços para os quais a mensagem é entregue. A lista de entrega é fornecida separadamente ao protocolo de transporte, SMTP, que pode ser extraída do conteúdo do cabeçalho. A opção "Para:" campo é semelhante ao endereçamento no topo de uma carta convencional entregue de acordo com o endereço no envelope externo. Da mesma forma, o campo "De:" campo pode não ser o remetente. Alguns servidores de correio aplicam sistemas de autenticação de e-mail às mensagens retransmitidas. Os dados pertencentes à atividade do servidor também fazem parte do cabeçalho, conforme definido abaixo.

SMTP define as informações de rastreamento de uma mensagem salva no cabeçalho usando os dois campos a seguir:

• Recebido: após um servidor SMTP aceitar uma mensagem, ele insere este registro de rastreamento na parte superior do cabeçalho (última a primeira).
• Retorno-Path: após a entrega servidor SMTP faz o entrega final de uma mensagem, insere este campo na parte superior do cabeçalho.

Outros campos adicionados no topo do cabeçalho pelo servidor receptor podem ser chamados de campos de rastreamento.

• Autenticação-Resultos: após um servidor verificar a autenticação, ele pode salvar os resultados neste campo para consumo por agentes a jusante.
• Recebido-SPF: armazena resultados de verificações SPF em mais detalhes do que Authentication-Results.
• DKIM-Signature: armazena os resultados da descriptografia do DomainKeys Identified Mail (DKIM) para verificar a mensagem não foi alterada depois que foi enviada.
• Auto-Enviado: é usado para marcar mensagens geradas automaticamente.
• VBR-Info: afirma a lista branca VBR

Corpo da mensagem

Codificação de conteúdo

O e-mail da Internet foi projetado para ASCII de 7 bits. A maioria dos softwares de e-mail é limpa de 8 bits, mas deve assumir que se comunicará com servidores de 7 bits e leitores de e-mail. O padrão MIME introduziu especificadores de conjunto de caracteres e duas codificações de transferência de conteúdo para permitir a transmissão de dados não-ASCII: aspas imprimíveis para conteúdo principalmente de 7 bits com alguns caracteres fora desse intervalo e base64 para dados binários arbitrários. As extensões 8BITMIME e BINARY foram introduzidas para permitir a transmissão de correio sem a necessidade dessas codificações, mas muitos agentes de transporte de correio podem não suportá-las. Em alguns países, o software de e-mail viola a RFC 5322 ao enviar texto bruto não ASCII e vários esquemas de codificação coexistem; como resultado, por padrão, a mensagem em uma linguagem de alfabeto não latino aparece em formato não legível (a única exceção é uma coincidência se o remetente e o destinatário usarem o mesmo esquema de codificação). Portanto, para conjuntos de caracteres internacionais, o Unicode está crescendo em popularidade.

Texto simples e HTML

A maioria dos clientes de e-mail gráficos modernos permite o uso de texto simples ou HTML para o corpo da mensagem, de acordo com a opção do usuário. As mensagens de e-mail em HTML geralmente incluem uma cópia de texto simples gerada automaticamente para fins de compatibilidade.

As vantagens do HTML incluem a capacidade de incluir links e imagens em linha, separar mensagens anteriores em aspas, quebrar naturalmente em qualquer exibição, usar ênfase como sublinhados e itálicos e alterar estilos de fonte. As desvantagens incluem o aumento do tamanho do e-mail, preocupações com a privacidade sobre bugs da web, abuso de e-mail em HTML como vetor para ataques de phishing e disseminação de software malicioso. Alguns clientes de e-mail interpretam o corpo como HTML mesmo na ausência de um campo de cabeçalho Content-Type: html; isso pode causar vários problemas.

Algumas listas de discussão baseadas na web recomendam que todas as postagens sejam feitas em texto simples, com 72 ou 80 caracteres por linha por todos os motivos acima, e porque elas têm um número significativo de leitores usando clientes de email baseados em texto, como o Mutt. Várias convenções informais evoluíram para marcação de texto simples em postagens de e-mail e usenet, que mais tarde levaram ao desenvolvimento de linguagens formais como setext (c. 1992) e muitas outras, sendo a mais popular delas a marcação.

Alguns clientes de e-mail da Microsoft podem permitir formatação avançada usando seu Rich Text Format (RTF) proprietário, mas isso deve ser evitado, a menos que seja garantido que o destinatário tenha um cliente de e-mail compatível.

Servidores e aplicativos cliente

A interface de um cliente de email, Thunderbird

As mensagens são trocadas entre hosts usando o Simple Mail Transfer Protocol com programas de software chamados agentes de transferência de correio (MTAs); e entregues a um depósito de correio por programas chamados agentes de entrega de correio (MDAs, às vezes também chamados de agentes de entrega local, LDAs). Aceitar uma mensagem obriga um MTA a entregá-la, e quando uma mensagem não pode ser entregue, esse MTA deve enviar uma mensagem de retorno ao remetente, indicando o problema.

Os usuários podem recuperar suas mensagens de servidores usando protocolos padrão como POP ou IMAP ou, como é mais provável em um grande ambiente corporativo, com um protocolo proprietário específico para servidores Novell Groupwise, Lotus Notes ou Microsoft Exchange. Os programas usados pelos usuários para recuperar, ler e gerenciar emails são chamados de agentes de usuário de email (MUAs).

Ao abrir um e-mail, ele é marcado como "lido", o que normalmente o distingue visivelmente de "não lido" mensagens nos clientes' interfaces de usuário. Os clientes de e-mail podem permitir ocultar e-mails lidos da caixa de entrada para que o usuário possa se concentrar nos não lidos.

O correio pode ser armazenado no cliente, no lado do servidor ou em ambos os locais. Os formatos padrão para caixas de correio incluem Maildir e mbox. Vários clientes de e-mail proeminentes usam seu próprio formato proprietário e exigem software de conversão para transferir e-mail entre eles. O armazenamento do lado do servidor geralmente está em um formato proprietário, mas como o acesso é feito por meio de um protocolo padrão, como IMAP, a transferência de e-mail de um servidor para outro pode ser feita com qualquer MUA compatível com o protocolo.

Muitos usuários atuais de e-mail não executam programas MTA, MDA ou MUA, mas usam uma plataforma de e-mail baseada na web, como Gmail ou Yahoo! Mail, que executa as mesmas tarefas. Essas interfaces de webmail permitem que os usuários acessem seus e-mails com qualquer navegador da Web padrão, de qualquer computador, em vez de depender de um cliente de e-mail local.

Extensões de nome de arquivo

Após a recepção de mensagens de e-mail, os aplicativos clientes de e-mail salvam as mensagens em arquivos do sistema operacional no sistema de arquivos. Alguns clientes salvam mensagens individuais como arquivos separados, enquanto outros usam vários formatos de banco de dados, geralmente proprietários, para armazenamento coletivo. Um padrão histórico de armazenamento é o formato mbox. O formato específico usado geralmente é indicado por extensões especiais de nome de arquivo:

eml

Usado por muitos clientes de e-mail, incluindo Novell GroupWise, Microsoft Outlook Express, Lotus notas, Windows Mail, Mozilla Thunderbird e Postbox. Os arquivos contêm o conteúdo do e-mail como texto simples no formato MIME, contendo o cabeçalho e o corpo do e-mail, incluindo anexos em um ou mais de vários formatos.

emlx

Usado pelo Apple Mail.

msg

Usado pelo Microsoft Office Outlook e OfficeLogic Groupware.

mbx

Usado pelo Opera Mail, KMail e Apple Mail com base no formato mbox.

Alguns aplicativos (como o Apple Mail) deixam anexos codificados em mensagens para pesquisa enquanto também salvam cópias separadas dos anexos. Outros separam os anexos das mensagens e os salvam em um diretório específico.

Esquema URI mailto

O esquema URI, conforme registrado na IANA, define o esquema mailto: para endereços de e-mail SMTP. Embora seu uso não seja estritamente definido, as URLs desta forma são destinadas a serem usadas para abrir a janela de nova mensagem do cliente de e-mail do usuário quando a URL for ativada, com o endereço conforme definido pela URL no Para: campo. Muitos clientes também oferecem suporte a parâmetros de string de consulta para outros campos de e-mail, como sua linha de assunto ou destinatários de cópia carbono.

Tipos

E-mail baseado na Web

Muitos provedores de e-mail têm um cliente de e-mail baseado na web. Isso permite que os usuários façam login na conta de e-mail usando qualquer navegador da Web compatível para enviar e receber seus e-mails. O correio normalmente não é baixado para o cliente da Web, portanto, não pode ser lido sem uma conexão atual com a Internet.

Servidores de e-mail POP3

O Post Office Protocol 3 (POP3) é um protocolo de acesso de correio usado por um aplicativo cliente para ler mensagens do servidor de correio. As mensagens recebidas geralmente são excluídas do servidor. O POP suporta requisitos simples de download e exclusão para acesso a caixas de correio remotas (denominados maildrop no POP RFC's). POP3 permite que você baixe mensagens de e-mail em seu computador local e as leia mesmo quando estiver offline.

Servidores de e-mail IMAP

O Internet Message Access Protocol (IMAP) fornece recursos para gerenciar uma caixa de correio de vários dispositivos. Pequenos dispositivos portáteis como smartphones são cada vez mais usados para verificar e-mail durante viagens e fazer respostas breves, dispositivos maiores com melhor acesso ao teclado sendo usados para responder de forma mais longa. O IMAP mostra os cabeçalhos das mensagens, o remetente e o assunto e o dispositivo precisa solicitar o download de mensagens específicas. Normalmente, o correio é deixado em pastas no servidor de correio.

Servidores de e-mail MAPI

Messaging Application Programming Interface (MAPI) é usado pelo Microsoft Outlook para se comunicar com o Microsoft Exchange Server—e com uma variedade de outros produtos de servidor de e-mail, como Axigen Mail Server, Kerio Connect, Scalix, Zimbra, HP OpenMail, IBM Lotus Notes, Zarafa e Bynari, onde os fornecedores adicionaram suporte a MAPI para permitir que seus produtos sejam acessados diretamente via Outlook.

Usos

Uso empresarial e organizacional

O e-mail tem sido amplamente aceito por empresas, governos e organizações não-governamentais no mundo desenvolvido e é uma das peças-chave de uma 'e-revolução' na comunicação no local de trabalho (com o outro ponto chave sendo a adoção generalizada da Internet de alta velocidade). Um estudo patrocinado de 2010 sobre comunicação no local de trabalho descobriu que 83% dos trabalhadores do conhecimento dos EUA achavam que o e-mail era fundamental para seu sucesso e produtividade no trabalho.

Tem alguns benefícios importantes para empresas e outras organizações, incluindo:

Facilitar a logística

Grande parte do mundo dos negócios depende das comunicações entre pessoas que não estão fisicamente no mesmo edifício, área ou mesmo país; configurar e participar de uma reunião pessoal, telefonema ou chamada de conferência pode ser inconveniente, demorado e caro. Email fornece um método de troca de informações entre duas ou mais pessoas sem custos de configuração e que geralmente é muito menos caro do que uma reunião física ou telefonema.

Ajudando com a sincronização

Com comunicação em tempo real por reuniões ou telefonemas, os participantes devem trabalhar no mesmo horário, e cada participante deve gastar o mesmo tempo na reunião ou chamada. E-mail permite assíncrono: cada participante pode controlar sua programação de forma independente. O processamento em lote de e-mails recebidos pode melhorar o fluxo de trabalho em comparação com as chamadas interrompidas.

Redução de custos

Enviar um e-mail é muito menos caro do que enviar correio postal, ou chamadas de telefone de longa distância, telex ou telegramas.

Velocidade crescente

Muito mais rápido do que a maioria das alternativas.

Criando um registro "escrito"

Ao contrário de uma conversa telefônica ou pessoal, o e-mail por sua natureza cria um registro escrito detalhado da comunicação, a identidade do remetente (s) e destinatário(s) e a data e hora que a mensagem foi enviada. No caso de um contrato ou disputa legal, e-mails salvos podem ser usados para provar que um indivíduo foi aconselhado de certas questões, como cada e-mail tem a data e a hora registrada nele.

Possibilidade de autoprocessamento e melhor distribuição

Além de pré-processamento de ordens do cliente ou endereçar a pessoa responsável pode ser realizada por procedimentos automatizados.

E-mail marketing

Marketing por e-mail via "opt-in" é frequentemente usado com sucesso para enviar ofertas especiais de vendas e informações sobre novos produtos. Dependendo da cultura do destinatário, o e-mail enviado sem permissão, como um "opt-in", provavelmente será visto como um indesejável "spam de e-mail".

Uso pessoal

Computador pessoal

Muitos usuários acessam seus e-mails pessoais de amigos e familiares usando um computador pessoal em sua casa ou apartamento.

Celular

O e-mail passou a ser usado em smartphones e em todos os tipos de computadores. "aplicativos" para e-mail aumentar a acessibilidade ao meio para usuários que estão fora de casa. Enquanto nos primeiros anos do e-mail os usuários só podiam acessar o e-mail em computadores desktop, na década de 2010, é possível que os usuários verifiquem seus e-mails quando estiverem longe de casa, estejam eles do outro lado da cidade ou do outro lado do mundo. Alertas também podem ser enviados para o smartphone ou outros dispositivos para notificá-los imediatamente sobre novas mensagens. Isso deu ao e-mail a capacidade de ser usado para comunicação mais frequente entre os usuários e permitiu que eles verificassem seus e-mails e escrevessem mensagens ao longo do dia. Em 2011, havia aproximadamente 1,4 bilhão de usuários de e-mail em todo o mundo e 50 bilhões de e-mails não spam enviados diariamente.

Os indivíduos costumam verificar e-mails em smartphones para mensagens pessoais e relacionadas ao trabalho. Verificou-se que os adultos dos EUA verificam seus e-mails mais do que navegam na web ou verificam suas contas do Facebook, tornando o e-mail a atividade mais popular para os usuários fazerem em seus smartphones. 78% dos entrevistados no estudo revelaram que verificam seus e-mails em seus telefones. Verificou-se também que 30% dos consumidores usam apenas o smartphone para verificar o e-mail, e 91% provavelmente verificam o e-mail pelo menos uma vez por dia no smartphone. No entanto, a porcentagem de consumidores que usam e-mail em um smartphone varia e difere drasticamente entre os diferentes países. Por exemplo, em comparação com 75% dos consumidores nos EUA que o usaram, apenas 17% na Índia o fizeram.

Declínio do uso entre os jovens

Declínio do uso entre os jovens

Uma pesquisa de 2015 com usuários do Android mostrou que pessoas de 13 a 24 anos usam aplicativos de mensagens 3,5 vezes mais do que pessoas com mais de 45 anos e têm muito menos probabilidade de usar e-mail.

Problemas

Limitação de tamanho do anexo

As mensagens de e-mail podem ter um ou mais anexos, que são arquivos adicionais anexados ao e-mail. Anexos típicos incluem documentos do Microsoft Word, documentos PDF e imagens digitalizadas de documentos em papel. Em princípio, não há restrição técnica quanto ao tamanho ou número de anexos. No entanto, na prática, clientes de e-mail, servidores e provedores de serviços de Internet implementam várias limitações no tamanho dos arquivos ou no e-mail completo – normalmente até 25 MB ou menos. Além disso, devido a razões técnicas, os tamanhos dos anexos vistos por esses sistemas de transporte podem diferir do que o usuário vê, o que pode confundir os remetentes ao tentar avaliar se eles podem enviar um arquivo por e-mail com segurança. Onde arquivos maiores precisam ser compartilhados, vários serviços de hospedagem de arquivos estão disponíveis e são comumente usados.

Sobrecarga de informações

A onipresença do e-mail para trabalhadores do conhecimento e "colarinho branco" funcionários levou a preocupações de que os destinatários enfrentam uma "sobrecarga de informações" em lidar com volumes crescentes de e-mail. Com o crescimento dos dispositivos móveis, por padrão, os funcionários também podem receber e-mails relacionados ao trabalho fora do expediente. Isso pode levar ao aumento do estresse e diminuição da satisfação com o trabalho. Alguns observadores até argumentam que isso pode ter um efeito econômico negativo significativo, pois os esforços para ler os muitos e-mails podem reduzir a produtividade.

Spam

E-mail "spam" é um e-mail em massa não solicitado. O baixo custo de envio desse e-mail significava que, em 2003, até 30% do tráfego total de e-mail era spam e ameaçava a utilidade do e-mail como uma ferramenta prática. A Lei CAN-SPAM dos EUA de 2003 e leis semelhantes em outros lugares tiveram algum impacto, e várias técnicas anti-spam eficazes agora atenuam amplamente o impacto do spam, filtrando-o ou rejeitando-o para a maioria dos usuários, mas o volume enviado ainda é muito alto— e consiste cada vez mais não em anúncios de produtos, mas em conteúdo ou links maliciosos. Em setembro de 2017, por exemplo, a proporção de spam para e-mail legítimo subiu para 59,56%. A porcentagem de e-mail de spam em 2021 é estimada em 85%.

Malware

Existe uma variedade de tipos de e-mail maliciosos. Eles variam de vários tipos de golpes por e-mail, incluindo "engenharia social" golpes como golpe de taxa antecipada "cartas nigerianas", para phishing, bombardeio de e-mail e worms de e-mail.

Spoofing de e-mail

A falsificação de e-mail ocorre quando o cabeçalho da mensagem de e-mail é projetado para fazer com que a mensagem pareça vir de uma fonte conhecida ou confiável. Spam de e-mail e métodos de phishing normalmente usam falsificação para enganar o destinatário sobre a verdadeira origem da mensagem. A falsificação de e-mail pode ser feita como uma brincadeira ou como parte de um esforço criminoso para fraudar um indivíduo ou organização. Um exemplo de falsificação de e-mail potencialmente fraudulenta é quando um indivíduo cria um e-mail que parece ser uma fatura de uma grande empresa e o envia para um ou mais destinatários. Em alguns casos, esses e-mails fraudulentos incorporam o logotipo da suposta organização e até mesmo o endereço de e-mail pode parecer legítimo.

Bombardeio de e-mail

O bombardeio de e-mail é o envio intencional de grandes volumes de mensagens para um endereço de destino. A sobrecarga do endereço de e-mail de destino pode torná-lo inutilizável e pode até causar a falha do servidor de e-mail.

Preocupações com a privacidade

Hoje pode ser importante distinguir entre a Internet e os sistemas de e-mail internos. O e-mail da Internet pode viajar e ser armazenado em redes e computadores sem o controle do remetente ou do destinatário. Durante o tempo de trânsito é possível que terceiros leiam ou mesmo modifiquem o conteúdo. Sistemas de correio interno, nos quais a informação nunca sai da rede organizacional, podem ser mais seguros, embora o pessoal de tecnologia da informação e outros cuja função possa envolver monitoramento ou gerenciamento possam estar acessando o e-mail de outros funcionários.

A privacidade do e-mail, sem algumas precauções de segurança, pode ser comprometida porque:

• mensagens de e-mail geralmente não são criptografadas.
• mensagens de e-mail têm de passar por computadores intermediários antes de chegar ao seu destino, o que significa que é relativamente fácil para outros interceptar e ler mensagens.
• muitos provedores de serviços de Internet (ISP) armazenam cópias de mensagens de e-mail em seus servidores de correio antes de serem entregues. Os backups destes podem permanecer por até vários meses em seu servidor, apesar da exclusão da caixa de correio.
• o "Recebido:"-campos e outras informações no e-mail muitas vezes pode identificar o remetente, impedindo a comunicação anônima.
• bugs web invisivelmente incorporados em conteúdo HTML pode alertar o remetente de qualquer e-mail sempre que um e-mail é renderizado como HTML (alguns clientes de e-mail fazem isso quando o usuário lê, ou re-leia o e-mail) e de qual endereço IP. Ele também pode revelar se um e-mail foi lido em um smartphone ou um PC, ou dispositivo Apple Mac através da cadeia de agente de usuário.

Existem aplicativos de criptografia que podem servir como solução para um ou mais dos itens acima. Por exemplo, redes privadas virtuais ou a rede Tor podem ser usadas para criptografar o tráfego da máquina do usuário para uma rede mais segura, enquanto GPG, PGP, SMEmail ou S/MIME podem ser usados para criptografia de mensagem de ponta a ponta e SMTP STARTTLS ou SMTP sobre Transport Layer Security/Secure Sockets Layer pode ser usado para criptografar comunicações para um único salto de correio entre o cliente SMTP e o servidor SMTP.

Além disso, muitos agentes de usuário de e-mail não protegem logins e senhas, tornando-os fáceis de interceptar por um invasor. Esquemas de autenticação criptografada, como SASL, impedem isso. Por fim, os arquivos anexados compartilham muitos dos mesmos perigos encontrados no compartilhamento de arquivos ponto a ponto. Os arquivos anexados podem conter trojans ou vírus.

Contratos legais

É possível que uma troca de e-mails forme um contrato vinculativo, portanto, os usuários devem ter cuidado com o que enviam por correspondência por e-mail. Um bloco de assinatura em um e-mail pode ser interpretado como satisfazendo um requisito de assinatura para um contrato.

Flamejante

Flaming ocorre quando uma pessoa envia uma mensagem (ou várias mensagens) com conteúdo raivoso ou antagônico. O termo é derivado do uso da palavra incendiário para descrever discussões de e-mail particularmente acaloradas. A facilidade e a impessoalidade das comunicações por e-mail significam que as normas sociais que incentivam a civilidade pessoalmente ou por telefone não existem e a civilidade pode ser esquecida.

Falência por e-mail

Também conhecido como "fadiga do e-mail", a falência do e-mail ocorre quando um usuário ignora um grande número de mensagens de e-mail depois de ficar para trás na leitura e na resposta. A razão para ficar para trás é muitas vezes devido à sobrecarga de informações e uma sensação geral de que há tanta informação que não é possível ler tudo. Como solução, as pessoas ocasionalmente enviam um "boilerplate" mensagem explicando que sua caixa de entrada de e-mail está cheia e que eles estão limpando todas as mensagens. O professor de direito da Universidade de Harvard, Lawrence Lessig, é creditado por cunhar esse termo, mas ele pode apenas tê-lo popularizado.

Internacionalização

Originalmente, o e-mail da Internet era totalmente baseado em texto ASCII. O MIME agora permite o texto do conteúdo do corpo e algum texto do conteúdo do cabeçalho em conjuntos de caracteres internacionais, mas outros cabeçalhos e endereços de e-mail usando UTF-8, embora padronizados, ainda precisam ser amplamente adotados.

Acompanhamento de e-mail enviado

O serviço de correio SMTP original fornece mecanismos limitados para rastrear uma mensagem transmitida e nenhum para verificar se ela foi entregue ou lida. Ele requer que cada servidor de e-mail o entregue ou retorne um aviso de falha (mensagem devolvida), mas tanto os bugs de software quanto as falhas do sistema podem causar a perda de mensagens. Para remediar isso, o IETF introduziu notificações de status de entrega (recibos de entrega) e notificações de disposição de mensagens (recibos de retorno); no entanto, eles não são implantados universalmente na produção.

Muitos ISPs agora desativam deliberadamente relatórios de falha na entrega (NDRs) e recibos de entrega devido às atividades de spammers:

• Relatórios de entrega podem ser usados para verificar se existe um endereço e se assim for, isso indica a um spammer que ele está disponível para ser spammed.
• Se o spammer usa um endereço de e-mail do remetente forjado (email spoofing), então o endereço de e-mail inocente que foi usado pode ser inundado com NDRs dos muitos endereços de e-mail inválidos que o spammer pode ter tentado enviar. Estes NDRs então constituem spam do ISP para o usuário inocente.

Na ausência de métodos padrão, uma série de sistemas baseados no uso de web bugs foram desenvolvidos. No entanto, eles geralmente são vistos como dissimulados ou levantam questões de privacidade e funcionam apenas com clientes de e-mail que oferecem suporte à renderização de HTML. Muitos clientes de e-mail agora não exibem "conteúdo da web". Os provedores de webmail também podem interromper os bugs da web pré-cacheando as imagens.