Teneduría de libros

Retrato del italiano Luca Pacioli, pintado por Jacopo de' Barbari, 1495, (Museo di Capodimonte). Pacioli es considerado como el Padre de Contabilidad.

Teneduría de libros es el registro de transacciones financieras y es parte del proceso de contabilidad en empresas y otras organizaciones. Implica la preparación de documentos fuente para todas las transacciones, operaciones y otros eventos de una empresa. Las transacciones incluyen compras, ventas, recibos y pagos por parte de una persona individual o una organización/corporación. Existen varios métodos estándar de contabilidad, incluidos los sistemas de contabilidad de entrada única y de entrada doble. Si bien estos pueden verse como "reales" teneduría de libros, cualquier proceso para registrar transacciones financieras es un proceso de teneduría de libros.

La persona en una organización que se emplea para realizar funciones de contabilidad generalmente se denomina contador (o tenedor de libros). Por lo general, escriben los libros diarios (que contienen registros de ventas, compras, recibos y pagos) y documentan cada transacción financiera, ya sea en efectivo o a crédito, en el diario correcto, es decir, el libro de caja chica, libro mayor de proveedores, mayor de clientes, etc.—y el mayor general. A partir de entonces, un contador puede crear informes financieros a partir de la información registrada por el tenedor de libros. El tenedor de libros lleva los libros a la etapa de balance de prueba, a partir de la cual un contador puede preparar informes financieros para la organización, como el estado de resultados y el balance.

Historia

El origen de la contabilidad se pierde en la oscuridad, pero investigaciones recientes indican que los métodos de contabilidad han existido desde los tiempos más remotos de la vida humana en las ciudades. Se han encontrado registros babilónicos escritos con estiletes en pequeñas losas de arcilla que datan del 2600 a. Los tenedores de libros mesopotámicos mantuvieron registros en tablillas de arcilla que pueden tener una antigüedad de hasta 7.000 años. Luca Pacioli describió el uso del moderno sistema de contabilidad por partida doble en 1494.

El término "libro de residuos" se utilizó en la América colonial, refiriéndose a la documentación de las transacciones diarias de recibos y gastos. Los registros se hicieron en orden cronológico y solo para uso temporal. Luego, los registros diarios se transfirieron a un libro diario o libro mayor de cuentas para equilibrar las cuentas y crear un diario permanente; entonces el libro de desechos podría desecharse, de ahí el nombre.

Proceso

El objetivo principal de la contabilidad es registrar los efectos financieros de las transacciones. Una diferencia importante entre un sistema contable manual y uno electrónico es la latencia del primero entre el registro de una transacción financiera y su contabilización en la cuenta correspondiente. Este retraso, que está ausente en los sistemas de contabilidad electrónica debido a la contabilización casi instantánea en las cuentas correspondientes, es característico de los sistemas manuales y dio lugar a los principales libros de cuentas (libro de caja, libro de compras, libro de ventas, etc.) para documentar inmediatamente una transacción financiera.

En el curso normal de los negocios, se produce un documento cada vez que se produce una transacción. Las ventas y compras suelen tener facturas o recibos. Los comprobantes de depósito se producen cuando se realizan depósitos (depósitos) en una cuenta bancaria. Los cheques (deletreados "cheques" en el Reino Unido y varios otros países) se escriben para pagar dinero de la cuenta. La contabilidad primero implica registrar los detalles de todos estos documentos de origen en diarios de varias columnas (también conocidos como libros de primera entrada o diarios). Por ejemplo, todas las ventas a crédito se registran en el diario de ventas; todos los pagos en efectivo se registran en el diario de pagos en efectivo. Cada columna de un diario normalmente corresponde a una cuenta. En el sistema de entrada única, cada transacción se registra una sola vez. La mayoría de las personas que hacen el balance de su chequera cada mes utilizan un sistema de este tipo, y la mayoría del software de finanzas personales sigue este enfoque.

Después de cierto período, generalmente un mes, cada columna de cada diario se totaliza para brindar un resumen de ese período. Utilizando las reglas de entrada doble, estos resúmenes de diario se transfieren a sus respectivas cuentas en el libro mayor o libro de cuentas. Por ejemplo, se toman las entradas en el diario de ventas y se hace una entrada de débito en la cuenta de cada cliente (que muestra que el cliente ahora nos debe dinero), y se puede hacer una entrada de crédito en la cuenta para "Venta de widgets de clase 2" (lo que demuestra que esta actividad nos ha generado ingresos). Este proceso de transferir resúmenes o transacciones individuales al libro mayor se denomina contabilización. Una vez que se complete el proceso de publicación, las cuentas seguirán utilizando la "T" formato (débitos en el lado izquierdo de la "T" y créditos en el lado derecho) se someten a balanceo, que es simplemente un proceso para llegar al saldo de la cuenta.

Como verificación parcial de que el proceso de contabilización se realizó correctamente, se crea un documento de trabajo denominado balance de comprobación no ajustado. En su forma más simple, esta es una lista de tres columnas. La columna uno contiene los nombres de aquellas cuentas en el libro mayor que tienen un saldo distinto de cero. Si una cuenta tiene un saldo de débito, el monto del saldo se copia en la columna dos (la columna de débito); si una cuenta tiene un saldo de crédito, la cantidad se copia en la columna tres (la columna crédito). Luego se totaliza la columna de débito y luego se totaliza la columna de crédito. Los dos totales deben coincidir, lo que no es casualidad, porque según las reglas de la partida doble, siempre que hay una contabilización, los débitos de la contabilización son iguales a los créditos de la contabilización. Si los dos totales no concuerdan, se ha cometido un error, ya sea en los diarios o durante el proceso de contabilización. El error debe localizarse y rectificarse, y los totales de la columna de débito y la columna de crédito deben recalcularse para verificar si hay coincidencia antes de que pueda llevarse a cabo cualquier otro procesamiento.

Una vez que las cuentas se equilibran, el contador realiza una serie de ajustes y cambia los saldos de algunas de las cuentas. Estos ajustes aún deben obedecer la regla de doble entrada: por ejemplo, la cuenta de inventario y la cuenta de activos pueden cambiarse para alinearlos con los números reales contados durante un inventario. Al mismo tiempo, la cuenta de gastos asociada con el uso del inventario se ajusta por una cantidad igual y opuesta. En este momento también se realizan otros ajustes, como contabilizar la depreciación y los pagos anticipados. Esto da como resultado una lista llamada balance de prueba ajustado. Son las cuentas de esta lista, y sus correspondientes saldos deudores o acreedores, las que se utilizan para preparar los estados financieros.

Finalmente, los estados financieros se extraen del balance de comprobación, que puede incluir:

• el estado de ingresos, también conocido como estado de los resultados financieros, rentabilidad y cuenta de pérdidas, o PL
• el balance, también conocido como Estado de la situación financiera
• el estado de la corriente de efectivo
• la declaración de cambios en la equidad, también conocida como declaración del total de las ganancias y pérdidas reconocidas

Sistema de entrada única

El registro contable principal en la contabilidad de entrada única es el libro de caja, que es similar a un registro de cuenta corriente (en el Reino Unido: cuenta corriente, cuenta corriente), excepto que todas las entradas se asignan entre varios categorías de cuentas de ingresos y gastos. Se mantienen registros de cuentas separados para la caja chica, las cuentas por pagar y las cuentas por cobrar, y otras transacciones relevantes, como el inventario y los gastos de viaje. Para ahorrar tiempo y evitar los errores de los cálculos manuales, la contabilidad de una sola entrada se puede realizar hoy con un software de contabilidad de bricolaje.

Sistema de doble entrada

Un sistema de contabilidad de partida doble es un conjunto de reglas para registrar información financiera en un sistema de contabilidad financiera en el que cada transacción o evento cambia al menos dos cuentas contables nominales diferentes.

Anuarios

Un libro diario es un registro descriptivo y cronológico (similar a un diario) de las transacciones financieras diarias; también se le llama libro de entrada original. Los detalles del diario deben transcribirse formalmente en diarios para permitir la publicación en los libros mayores. Los diarios incluyen:

• Cuaderno de ventas, para registrar facturas de ventas.
• Cuaderno de tarjetas de crédito de ventas, para registrar notas de crédito de ventas.
• Compra diario, para registrar facturas de compra.
• Compra manual de débitos, para grabar notas de débito de compra.
• Cuaderno de efectivo, generalmente conocido como el libro de efectivo, para registrar todos los dineros recibidos y todos los dineros pagados. Puede dividirse en dos cuadernos: un cuaderno de recibos que documenta cada importe recibido, y un diario de pagos que registra cada pago realizado.
• Diario General Journal, para grabar entradas de diario.

Libro de caja chica

Un libro de caja chica es un registro de compras de pequeño valor antes de que se transfieran posteriormente al libro mayor y cuentas finales; es mantenido por un cajero menor o menor. Este tipo de libro de caja suele utilizar el sistema de anticipos: el cajero superior proporciona una cierta cantidad de dinero al cajero menor. Este dinero es para cubrir gastos menores (hospitalidad, papelería menor, franqueo ocasional, etc.) y se reembolsa periódicamente previa explicación satisfactoria de cómo se gastó. El saldo del libro de caja chica es Activo.

Diarios

Diarios se registran en el diario de diario general. Un diario es un registro formal y cronológico de transacciones financieras antes de que sus valores se contabilicen en el libro mayor como débitos y créditos. Una empresa puede mantener un diario para todas las transacciones, o mantener varios diarios basados en actividades similares (por ejemplo, ventas, recibos de efectivo, ingresos, etc.), lo que hace que las transacciones sean más fáciles de resumir y consultar más adelante. Para cada entrada de diario de débito registrada, debe haber una entrada de diario de crédito equivalente para mantener una ecuación contable equilibrada.

Libros mayores

Un libro mayor es un registro de cuentas. El libro mayor es un resumen permanente de todos los montos ingresados en los diarios de respaldo que enumeran las transacciones individuales por fecha. Estas cuentas se registran por separado, mostrando su saldo inicial/final. Un diario enumera las transacciones financieras en orden cronológico, sin mostrar su saldo pero mostrando cuánto se cargará en cada cuenta. Un libro mayor toma cada transacción financiera del diario y la registra en la cuenta correspondiente para cada transacción enumerada. El libro mayor también resume el total de cada cuenta, que se transfiere al balance y al estado de resultados. Hay tres tipos diferentes de libros mayores que se ocupan de la contabilidad:

• El libro mayor de ventas, que se ocupa principalmente de la cuenta por cobrar. Este libro consta de los registros de las transacciones financieras realizadas por los clientes al negocio.
• El libro mayor de compras es el registro de las transacciones de compra que hace una empresa; va de la mano con la cuenta de pago de cuentas.

Abreviaturas utilizadas en contabilidad

• A/c – Cuenta
• Acc – Cuenta
• A/R – Cuentas por cobrar
• A/P – Cuentas por pagar
• B/S – Balance
• c/d
• b/d
• c/f – Llevado adelante
• b/f
• Dr – lado de débito de un libro mayor. "Dr" significa "Debit rEgister"
• Cr – lado de crédito de un libro mayor. "Cr" significa "CRedit rEgister"
• G/L – Ligero general; (o N/L – libro mayor nominal)
• PL – Profit and loss; (o I/S – estado de ingresos)
• P/L - Ledger de compra (Cuentas por pagar)
• P/R - nómina de sueldos
• PP plagaE – Propiedad, planta y equipo
• S/L - Ledger de ventas (cuentas por cobrar)
• TB – Balance de Juicio
• GST – Impuestos sobre bienes y servicios
• SGST- State goods " service tax
• CGST- Central goods & service tax
• IGST - Impuesto de servicios de bienes integrados
• IVA – Impuesto sobre el valor añadido
• CST - Impuestos de venta central
• TDS – Deducción fiscal en fuente
• AMT - Impuesto mínimo alternativo
• EBITDA – Ganancias antes del interés, impuestos, depreciación y amortización
• EBDTA – Ganancias antes de la depreciación, impuestos y amortización
• EBT – Ganancias antes del impuesto
• EAT – Ganancias tras impuestos
• PAT – Profit after tax
• PBT – Profit before tax
• Depr – Depreciación
• Dep – Depreciación
• CPO - Efectivo pagado
• CP - Pago en efectivo
• w.e.f. - con efecto a partir de
• @ - a la tasa de
• L/F - ledger folio
• J/F - Journal Folio
• V.no.- número de vale
• V/N - número de vale

Plan de cuentas

Un catálogo de cuentas es una lista de códigos de cuentas que se pueden identificar con códigos numéricos, alfabéticos o alfanuméricos que permiten ubicar la cuenta en el libro mayor. La sección de patrimonio del plan de cuentas se basa en el hecho de que la estructura legal de la entidad es de un tipo legal particular. Las posibilidades incluyen comerciante único, sociedad, fideicomiso y empresa.

Contabilidad informatizada

La contabilidad computarizada elimina muchos de los "libros" que se utilizan para registrar las transacciones financieras de una entidad comercial; en su lugar, las bases de datos relacionales se utilizan hoy en día, pero por lo general, aún aplican las normas de contabilidad, incluidos los sistemas de contabilidad de entrada única y de entrada doble. Los Contadores Públicos Certificados (CPA, por sus siglas en inglés) supervisan los controles internos de los sistemas de contabilidad computarizados, que sirven para minimizar los errores en la documentación de las numerosas actividades que una entidad comercial puede iniciar o completar durante un período contable.