Sistema de gestión de documentos

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Colección organizada de documentos

Un sistema de gestión de documentos (DMS) suele ser un sistema informático que se utiliza para almacenar, compartir, rastrear y gestionar archivos o documentos. Algunos sistemas incluyen un seguimiento del historial donde se registra un registro de las distintas versiones creadas y modificadas por diferentes usuarios. El término tiene cierta superposición con los conceptos de sistemas de gestión de contenido. A menudo se considera un componente de los sistemas de gestión de contenido empresarial (ECM) y está relacionado con la gestión de activos digitales, imágenes de documentos, sistemas de flujo de trabajo y sistemas de gestión de registros.

Historia

A partir de la década de 1980, varios proveedores comenzaron a desarrollar sistemas de software para administrar documentos en papel. Estos sistemas trataban con documentos en papel, incluidos documentos impresos y publicados y fotografías, impresiones, etc.

Desarrolladores posteriores comenzaron a escribir un segundo tipo de sistema que podía administrar documentos electrónicos, es decir, todos esos documentos o archivos creados en computadoras y, a menudo, almacenados en los archivos de los usuarios. sistemas de archivos locales. Los primeros sistemas de gestión de documentos electrónicos (EDM) gestionaban tipos de archivos propietarios o un número limitado de formatos de archivo. Muchos de estos sistemas se conocieron más tarde como sistemas de imágenes de documentos, porque se centraban en la captura, el almacenamiento, la indexación y la recuperación de formatos de archivo de imagen. Los sistemas EDM evolucionaron hasta un punto en el que los sistemas podían administrar cualquier formato de archivo que pudiera almacenarse en la red. Las aplicaciones crecieron para abarcar documentos electrónicos, herramientas de colaboración, seguridad, flujo de trabajo y capacidades de auditoría.

Estos sistemas permitieron a una organización capturar faxes y formularios, guardar copias de los documentos como imágenes y almacenar los archivos de imagen en el repositorio por seguridad y recuperación rápida (recuperación posible porque el sistema manejó la extracción del texto del documento en el proceso de captura, y la función de indización de texto proporcionó capacidades de recuperación de texto).

Mientras que muchos sistemas EDM almacenan documentos en su formato de archivo nativo (Microsoft Word o Excel, PDF), algunos sistemas de administración de documentos basados en web están comenzando a almacenar contenido en forma de HTML. Estos sistemas de gestión de documentos basados en HTML pueden actuar como sistemas de publicación o sistemas de gestión de políticas. El contenido se captura mediante el uso de editores basados en navegador o la importación y conversión de contenido no HTML. El almacenamiento de documentos como HTML permite un flujo de trabajo de texto completo más simple, ya que la mayoría de los motores de búsqueda manejan HTML de forma nativa. Se requiere DMS sin un formato de almacenamiento HTML para extraer el texto del formato propietario, lo que hace que el flujo de trabajo de búsqueda de texto completo sea un poco más complicado.

Las funciones de búsqueda, incluidas las consultas booleanas, el análisis de conglomerados y la lematización, se han convertido en componentes fundamentales de DMS, ya que los usuarios se han acostumbrado a las búsquedas en Internet y dedican menos tiempo a organizar su contenido.

Componentes

Los sistemas de gestión de documentos suelen proporcionar capacidades de almacenamiento, creación de versiones, metadatos, seguridad, indexación y recuperación. Aquí hay una descripción de estos componentes:

Tema	Descripción
Metadatos	Los metadatos se almacenan normalmente para cada documento. Por ejemplo, los metadatos pueden incluir la fecha en que se almacenará el documento y la identidad del usuario que lo almacena. El DMS también puede extraer metadatos del documento automáticamente o pedir al usuario que agregue metadatos. Algunos sistemas también utilizan el reconocimiento óptico de caracteres en imágenes escaneadas, o realizan extracción de texto en documentos electrónicos. El texto extraído resultante se puede utilizar para ayudar a los usuarios a localizar documentos identificando posibles palabras clave o proporcionando la capacidad de búsqueda completa de texto, o puede ser utilizado por su cuenta. El texto extraído también se puede almacenar como un componente de metadatos, almacenados con el documento, o separadamente del documento como fuente de recogida de documentos de búsqueda.
Integración	Muchos sistemas de gestión de documentos intentan proporcionar funcionalidad de gestión de documentos directamente a otras aplicaciones, para que los usuarios puedan recuperar documentos existentes directamente del repositorio del sistema de gestión de documentos, hacer cambios y guardar el documento cambiado de nuevo al repositorio como una nueva versión, todo sin dejar la aplicación. Esta integración está comúnmente disponible para una variedad de herramientas de software como sistemas de gestión de flujos de trabajo y gestión de contenidos, típicamente a través de una interfaz de programación de aplicaciones (API) utilizando estándares abiertos como ODMA, LDAP, WebDAV y SOAP o RESTful servicios web.
Captura	Capture consiste principalmente en aceptar y procesar imágenes de documentos de papel de escáneres o impresoras multifunción. El software de reconocimiento óptico de caracteres (OCR) se utiliza a menudo, ya sea integrado en el hardware o como software independiente, para convertir imágenes digitales en texto legible por máquina. El software de reconocimiento óptico de marca (OMR) se utiliza a veces para extraer valores de casillas de verificación o burbujas. Capture también puede implicar aceptar documentos electrónicos y otros archivos basados en ordenador.
validación de datos	Las reglas de validación de datos pueden verificar si los fallos de documentos, las firmas desaparecidas, los nombres faltantes y otros problemas, recomendando opciones de corrección en tiempo real antes de importar datos en el DMS. También puede aplicarse un procesamiento adicional en forma de armonización y cambios en el formato de datos como parte de la validación de datos.
Indización	Registros de indización de documentos electrónicos. La indexación puede ser tan simple como mantener un seguimiento de identificadores únicos de documentos; pero a menudo toma una forma más compleja, proporcionando clasificación a través de los metadatos de documentos o incluso a través de índices de palabras extraídos del contenido de los documentos. La indexación existe principalmente para apoyar la búsqueda de información y la recuperación. Una esfera de importancia crítica para la recuperación rápida es la creación de una topología o esquema índice.
Almacenamiento	Almacene documentos electrónicos. El almacenamiento de los documentos a menudo incluye la gestión de esos mismos documentos; donde se almacenan, por cuánto tiempo, la migración de los documentos de un medio de almacenamiento a otro (gestión jerárquica del almacenamiento) y eventual destrucción de documentos.
Retrieval	Recuperar los documentos electrónicos del almacenamiento. Aunque la noción de recuperar un documento en particular es simple, la recuperación en el contexto electrónico puede ser bastante compleja y poderosa. La recuperación simple de documentos individuales se puede apoyar permitiendo al usuario especificar el identificador único de documentos, y tener el sistema utilizar el índice básico (o una consulta no indexada en su tienda de datos) para recuperar el documento. La recuperación más flexible permite al usuario especificar términos de búsqueda parciales que involucran el identificador de documentos y/o partes de los metadatos esperados. Esto normalmente devolvería una lista de documentos que coinciden con los términos de búsqueda del usuario. Algunos sistemas proporcionan la capacidad de especificar una expresión booleana que contiene múltiples palabras clave o frases de ejemplo que se espera que existan dentro del contenido de los documentos. La recuperación de este tipo de consultas puede ser apoyada por índices previamente construidos, o puede realizar búsquedas más prolongadas a través del contenido de los documentos para devolver una lista de los documentos potencialmente relevantes. Véase también la recuperación del documento.
Distribución	Un documento listo para la distribución tiene que estar en un formato que no puede ser fácilmente alterado. Una copia original del documento generalmente nunca se utiliza para la distribución; más bien, un enlace electrónico al documento mismo es más común. Si un documento debe distribuirse electrónicamente en un entorno regulatorio, se deben cumplir criterios adicionales, incluyendo garantías de trazabilidad y versión, incluso en otros sistemas. Este enfoque se aplica tanto a los sistemas mediante los cuales el documento debe ser intercambiado, si la integridad del documento es imprescindible.
Seguridad	La seguridad de documentos es vital en muchas aplicaciones de gestión de documentos. Los requisitos de cumplimiento de ciertos documentos pueden ser bastante complejos dependiendo del tipo de documentos. Por ejemplo, en los Estados Unidos, normas como ISO 9001 e ISO 13485, así como reglamentos de administración de alimentos y drogas, dictan cómo debe abordarse el proceso de control de documentos. Los sistemas de gestión de documentos pueden tener un módulo de gestión de derechos que permite a un administrador dar acceso a documentos basados en tipo a sólo ciertas personas o grupos de personas. La marcación de documentos en el momento de la impresión o la creación de PDF es un elemento esencial para impedir la alteración o el uso no deseado.
Flujo de trabajo	El flujo de trabajo es un proceso complejo, y algunos sistemas de gestión de documentos tienen un módulo de flujo de trabajo integrado o pueden integrarse con herramientas de gestión del flujo de trabajo. Hay diferentes tipos de flujo de trabajo. El uso depende del entorno al que se aplique el sistema electrónico de gestión de documentos. El flujo de trabajo manual requiere que un usuario vea el documento y decida a quién enviarlo. El flujo de trabajo basado en reglas permite a un administrador crear una regla que dicta el flujo del documento a través de una organización: por ejemplo, una factura pasa a través de un proceso de aprobación y luego se envía al departamento de pago de cuentas. Las reglas dinámicas permiten crear ramas en un proceso de flujo de trabajo. Un simple ejemplo sería introducir una cantidad de factura y si la cantidad es menor que una determinada cantidad, sigue diferentes rutas a través de la organización. Los mecanismos avanzados de flujo de trabajo pueden manipular los procesos externos de contenido o señalización mientras estas reglas están en vigor.
Colaboración	La colaboración debe ser inherente a un EDMS. En su forma básica, EDMS colaborador debe permitir que los documentos sean recuperados y trabajados por un usuario autorizado. El acceso debe bloquearse a otros usuarios mientras se realiza el trabajo en el documento. Otras formas avanzadas de colaboración actúan en tiempo real, permitiendo a múltiples usuarios ver y modificar (o marcar) documentos al mismo tiempo. El documento resultante es amplio, incluyendo todas las adiciones de usuarios. La colaboración dentro de los sistemas de gestión de documentos significa que se registran las distintas marcas de cada usuario individual durante la sesión de colaboración, lo que permite supervisar la historia de los documentos.
Versión	La versión es un proceso por el cual los documentos se registran dentro o fuera del sistema de gestión de documentos, permitiendo a los usuarios recuperar versiones anteriores y continuar trabajando desde un punto seleccionado. La versión es útil para documentos que cambian con el tiempo y requieren actualización, pero puede ser necesario volver a o hacer referencia a una copia anterior.
Búsqueda	Búsqueda encuentra documentos y carpetas usando atributos de plantilla o búsqueda completa de texto. Los documentos se pueden buscar utilizando diversos atributos y contenidos de documentos.
Búsqueda federada	Esto se refiere a la capacidad de ampliar las capacidades de búsqueda para extraer resultados de múltiples fuentes, o de múltiples DMSes dentro de una empresa.
Publicación	La publicación de un documento implica los procedimientos de corrección, revisión por pares o público, autorización, impresión y aprobación, etc. Esos pasos aseguran la prudencia y el pensamiento lógico. Cualquier manejo descuidado puede resultar en la inexactitud del documento y, por lo tanto, engañar o alterar a sus usuarios y lectores. En las industrias reguladas por la ley, algunos de los procedimientos deben completarse como lo demuestran sus firmas correspondientes y la fecha(s) en que se firmó el documento. Consulte las divisiones ISO de ICS 01.140.40 y 35.240.30 para más información. El documento publicado debe estar en un formato que no se altera fácilmente sin un conocimiento específico o herramientas, y sin embargo es sólo lectura o portátil.
Reproducción de copia impresa	La reproducción de documentos/imagen es a menudo necesaria dentro de un sistema de gestión de documentos, y sus dispositivos de producción y capacidades de reproducción compatibles deben ser considerados.

Estandarización

Muchas asociaciones de la industria publican sus propias listas de estándares de control de documentos particulares que se utilizan en su campo particular. A continuación se incluye una lista de algunos de los documentos ISO relevantes. Divisiones ICS 01.140.10 y 01.140.20. La ISO también ha publicado una serie de normas relativas a la documentación técnica, amparadas por la división de 01.110.

ISO 2709 Información y documentación – Formato para el intercambio de información
ISO 15836 Información y documentación – Conjunto de metadatos básicos de Dublín
ISO 15489 Información y documentación – Gestión de registros
ISO 21127 Información y documentación – Una ontología de referencia para el intercambio de información sobre el patrimonio cultural
ISO 23950 Información y documentación – Recuperación de información (Z39.50) – Definición de servicio de aplicaciones y especificación de protocolo
ISO 10244 Gestión de documentos – Elaboración y análisis de procesos empresariales
ISO 32000 Gestión de documentos – Formato de documento portátil
ISO/IEC 27001 Especificación de un sistema de gestión de la seguridad de la información

Control de documentos

Las normas gubernamentales exigen que las empresas que trabajan en determinadas industrias controlen sus documentos. Estas industrias incluyen contabilidad (por ejemplo: 8ª Directiva de la UE, Ley Sarbanes-Oxley), seguridad alimentaria (por ejemplo, Ley de Modernización de Seguridad Alimentaria en los EE. UU.), ISO (mencionada anteriormente), fabricación de dispositivos médicos (FDA), fabricación de sangre, humanos células y productos tisulares (FDA), atención médica (JCAHO) y tecnología de la información (ITIL). Algunas industrias trabajan bajo requisitos de control de documentos más estrictos debido al tipo de información que retienen para fines de privacidad, garantía u otros fines altamente regulados. Los ejemplos incluyen información de salud protegida (PHI) según lo requiere HIPAA o documentos de proyectos de construcción requeridos para los períodos de garantía. Un plan estratégico de sistemas de información (ISSP) puede dar forma a los sistemas de información de la organización en períodos de mediano a largo plazo.

Los documentos almacenados en un sistema de administración de documentos, como procedimientos, instrucciones de trabajo y declaraciones de políticas, brindan evidencia de documentos bajo control. El incumplimiento puede causar multas, la pérdida de negocios o daños a la reputación de una empresa.

Los siguientes son aspectos importantes del control de documentos:

revisión y aprobación de documentos antes de la publicación
- exámenes y aprobaciones
Identificar claramente los cambios y las revisiones
asegurando que las versiones pertinentes de los documentos aplicables estén disponibles en sus "puntos de uso"
garantizar que los documentos sigan siendo legibles e identificables
asegurando que los documentos externos (como los documentos suministrados por el cliente o los manuales de proveedores) sean identificados y controlados
prevención del uso “intencionado” de documentos obsoletos

DM integrado

Gestión integrada de documentos comprende las tecnologías, herramientas y métodos utilizados para capturar, gestionar, almacenar, conservar, entregar y eliminar 'documentos' a través de una empresa. En este contexto, 'documentos' son cualquiera de una miríada de activos de información que incluyen imágenes, documentos de oficina, gráficos y dibujos, así como los nuevos objetos electrónicos como páginas web, correo electrónico, mensajes instantáneos y video.

Software de gestión de documentos

Los documentos en papel se han utilizado durante mucho tiempo para almacenar información. Sin embargo, el papel puede ser costoso y, si se usa en exceso, un desperdicio. El software de administración de documentos no es simplemente una herramienta, sino que permite al usuario administrar el acceso, rastrear y editar la información almacenada. El software de administración de documentos es un gabinete electrónico que se puede usar para organizar todos los archivos en papel y digitales. El software ayuda a las empresas a combinar papel con archivos digitales y almacenarlos en un solo centro después de escanearlos e importar los formatos digitales. Uno de los beneficios más importantes de la gestión de documentos digitales es un entorno "a prueba de fallas" para salvaguardar todos los documentos y datos. Específicamente en la industria de la construcción pesada, el software de administración de documentos permite que los miembros del equipo vean y carguen de manera segura documentos para los proyectos a los que están asignados desde cualquier lugar y en cualquier momento para ayudar a optimizar las operaciones diarias.

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