Recibo

Un recibo (albarán, boleta de empaque, factura de paquetería, manifiesto, justificación de pago, recibo de venta o recibo del cliente) es un documento que reconoce que una persona ha recibido dinero o propiedad en pago después de una venta u otra transferencia de bienes o prestación de un servicio. Todos los recibos deben tener la fecha de compra en ellos. Si el destinatario del pago está legalmente obligado a cobrar el impuesto sobre las ventas o el IVA del cliente, el monto se agregaría al recibo y se consideraría que el cobro se realizó en nombre de la autoridad fiscal correspondiente. En muchos países, se requiere que un minorista incluya el impuesto sobre las ventas o el IVA en el precio mostrado de los bienes vendidos, a partir del cual se calcularía el monto del impuesto en el punto de venta y se remitiría a las autoridades fiscales a su debido tiempo. Del mismo modo, pueden deducirse cantidades de las cantidades a pagar, como en el caso de los impuestos retenidos sobre los salarios. Por otro lado, las propinas u otras gratificaciones dadas por un cliente, por ejemplo en un restaurante.

• Recibo de pago
• Recibo de venta
• Recibo de arrendamiento
• Recibo de caja
• Recibo de embarco

En algunos países, es obligatorio que una empresa proporcione un recibo a un cliente que confirme los detalles de una transacción. En la mayoría de los casos, el destinatario del dinero proporciona el recibo, pero en algunos casos el pagador genera el recibo, como en el caso de los bienes que se devuelven para un reembolso. No es lo mismo un recibo que una factura.

Por lo general, no existe un formulario establecido para un recibo, como el requisito de que sea generado por una máquina. Muchos terminales de punto de venta o cajas registradoras pueden producir recibos automáticamente. Los recibos también pueden ser generados por sistemas contables, producidos manualmente o generados electrónicamente, por ejemplo, si no hay una transacción cara a cara. Para reducir el costo de franqueo y procesamiento, muchas empresas no envían recibos a los clientes, a menos que la ley lo solicite o exija específicamente, y algunos los transmiten electrónicamente. Otros, para reducir tiempo y papel, pueden endosar una factura, cuenta o estado de cuenta como "pagado".

Proceso

Recibos de la tienda

La práctica en la mayoría de las tiendas en el punto de venta es que un vendedor escanee o registre de alguna manera el precio de las compras propuestas de un cliente, incluidos impuestos, descuentos, créditos y otros ajustes. En situaciones tradicionales y todavía hoy en algunas empresas familiares, el vendedor le mostraba entonces al cliente el resumen, la factura, para su acuerdo; pero muchas tiendas hoy pasan por alto esta etapa. La práctica de presentar una factura es más común en los restaurantes donde se presenta una "factura" después de una comida.

El vendedor indicaría al cliente (ya sea a través de una factura o de otra manera) el monto total a pagar, y el cliente le indicaría el método propuesto de pago del monto. El pago en efectivo se considera pago de la cantidad ofrecida, pero no el pago por cuenta de tienda. Después de procesar el pago, el vendedor generaría en un solo documento una factura y un recibo. Si el pago se realizó con una tarjeta de pago, normalmente también se generaría un registro de pago.

La factura y el recibo son el registro impreso de la transacción y son documentos legales. Normalmente se entregaría una copia de estos documentos al cliente, aunque se puede prescindir de este paso. En muchos países, un minorista puede tener la obligación legal de proporcionar un recibo a un cliente que muestre los detalles de una transacción y la tienda y otra información, para que la autoridad fiscal pueda verificar que las ventas y los impuestos relacionados no estén ocultos. El documento también puede incluir mensajes del minorista, detalles de garantía o devolución, ofertas especiales, anuncios o cupones, pero estos son meramente promocionales y no forman parte del recibo formal.

Otros recibos

También se pueden proporcionar recibos para operaciones no minoristas, como transacciones bancarias.

Códigos de barras

Las tiendas que usan lectores de códigos de barras pueden generar recibos con un código de barras del número de identificación del recibo, lo que permite que un vendedor escanee el código de barras y recupere rápidamente los detalles de la transacción original, por ejemplo: si un cliente busca devolver o cambiar bienes o si hay alguna otra consulta.

Historial del cliente

Si están vinculados a la cuenta de la tienda de un cliente, los sistemas de punto de venta de algunos minoristas también permiten que el vendedor vea un registro completo del historial de compras del cliente. Un recibo (o una copia de un recibo) es la prueba de compra que generalmente se necesita para realizar una devolución y, a menudo, juega un papel vital en la política de cambios y devoluciones de una empresa.

Destinatarios

Una factura va a la persona responsable de pagar la factura, mientras que la lista de envío (o albarán) va al destinatario. La lista de envío se incluye en la caja enviada. En algunos escenarios, la misma persona pagará la factura y recibirá el envío. Sin embargo, una persona puede comprar y pagar un producto y enviárselo a otra persona (por ejemplo, un regalo).

Detalles de la lista de envío

Las listas de envío varían según el negocio y sus productos. Cada envío a un cliente debe contener una lista de envío con la fecha del pedido, los productos incluidos y la cantidad de cada producto. Algunas empresas pueden incluir el peso de cada producto. Muchos destinatarios las usan como listas de verificación al desempacar sus envíos. Si falta algo que pidieron o se envió por error, alertan al vendedor.

Recibos manuales

Los recibos escritos a mano o completados a mano se usan más a menudo para transacciones poco frecuentes o irregulares, o para transacciones realizadas en ausencia de una terminal, caja registradora o punto de venta: por ejemplo, los que proporciona un propietario a un inquilino para registrar el recibo de alquiler. También se pueden solicitar cuando los representantes de la empresa compran bienes, ya que las reglas de deducción de impuestos pueden requerir recibos firmados a mano.

Industrias relacionadas

La organización de recibos y documentos financieros similares es una industria multimillonaria en los Estados Unidos. Los consumidores pueden usar software de escritorio y en línea para organizar recibos electrónicos; a veces, los recibos se envían digitalmente desde dispositivos de punto de venta directamente a los consumidores. La creciente tendencia de los recibos digitales ha llevado al lanzamiento de nuevos negocios enfocados en la gestión de recibos digitales.