Plan de proyecto

Un plan de proyecto, según el Project Management Body of Knowledge (PMBOK), es: "...un documento formal y aprobado que se utiliza para guiar tanto la ejecución del proyecto como el control del proyecto. Los usos principales del plan del proyecto son documentar las suposiciones y decisiones de planificación, facilitar la comunicación entre las partes interesadas del proyecto y documentar el alcance, el costo y las líneas de base aprobadas del cronograma. Un plan de proyecto puede ser resumido o detallado."

La última edición del PMBOK (v6) usa el término carta del proyecto para referirse al contrato que el patrocinador del proyecto y el gerente del proyecto usan para acordar la visión inicial del proyecto (alcance, línea base, recursos, objetivos, etc.) a un alto nivel. En la metodología del PMI descrita en el PMBOK v5, el acta de constitución del proyecto y el plan de gestión del proyecto son los dos documentos más importantes para describir un proyecto durante las fases de inicio y planificación.

PRINCE2 define un plan de proyecto como:

"...una declaración de cómo y cuándo se lograrán los objetivos de un proyecto, mostrando los principales productos, hitos, actividades y recursos necesarios en el proyecto".

El director del proyecto crea el plan de gestión del proyecto siguiendo los aportes del equipo del proyecto y las partes interesadas clave del proyecto. El plan debe ser acordado y aprobado por al menos el equipo del proyecto y sus partes interesadas clave.

Muchos procesos de gestión de proyectos se mencionan en la Guía del PMBOK®, pero determinar qué procesos deben usarse en función de las necesidades del proyecto, lo que se denomina Adaptación, es parte del desarrollo del plan de gestión del proyecto.

Propósito

El objetivo de un plan de proyecto es definir el enfoque que utilizará el equipo del proyecto para entregar el alcance previsto de la gestión del proyecto.

Como mínimo, un plan de proyecto responde preguntas básicas sobre el proyecto:

• ¿Por qué? - ¿Cuál es el problema o la propuesta de valor abordada por el proyecto? ¿Por qué está siendo patrocinado?
• ¿Qué? - ¿Cuál es el trabajo que se realizará en el proyecto? ¿Cuáles son los principales productos/productos?
• ¿Quién? - ¿Quién estará involucrado y cuáles serán sus responsabilidades dentro del proyecto? ¿Cómo se organizarán?
• ¿Cuándo? - ¿Cuál es el plazo del proyecto y cuándo serán completos los puntos particularmente significativos, denominados hitos?

Contenidos del plan

Para ser un plan de proyecto completo de acuerdo con los estándares de la industria, como PMBOK o PRINCE2, el plan de proyecto también debe describir la ejecución, la gestión y el control del proyecto. Esta información se puede proporcionar haciendo referencia a otros documentos que se producirán, como un plan de adquisiciones o un plan de construcción, o se puede detallar en el plan del proyecto mismo.

El plan del proyecto generalmente cubre temas utilizados en el sistema de ejecución del proyecto e incluye los siguientes aspectos principales:

• Gestión del alcance
• Gestión de las necesidades
• Gestión de las listas
• Gestión financiera
• Gestión de la calidad
• Gestión de los recursos
• Gestión de interesados – Nuevo de PMBOK 5
• Gestión de las comunicaciones
• Gestión del cambio de proyecto
• Gestión de riesgos

Detalles

El documento del plan del proyecto puede incluir las siguientes secciones:

• Introducción: Una visión general de alto nivel del proyecto.
• Enfoque de gestión de proyectos: Funciones y autoridad de los miembros del equipo. Representa el resumen ejecutivo del plan de gestión del proyecto.
• Alcance del proyecto: La declaración de alcance de la Carta del Proyecto debe ser utilizada como punto de partida con más detalles sobre lo que incluye el proyecto y lo que no incluye (en-scopio y fuera del-de-scopio).
• Lista de piedras angulares: Una lista de los hitos del proyecto (los puntos de parada que ayudan a evaluar el progreso del proyecto). Esta lista incluye el nombre de hito, una descripción del hito y la fecha prevista.
• Estructura de referencia y desglose del trabajo: El WBS que consiste en paquetes de trabajo y el diccionario WBS, que define estos paquetes de trabajo, así como la línea de referencia programada, que es el punto de referencia para la gestión del progreso del proyecto, se incluyen aquí.
• Planes de gestión de proyectos: Esta sección contiene todos los planes de gestión de todos los aspectos del proyecto.
• Plan de gestión del cambio
• Plan de gestión de las comunicaciones
• Plan de gestión de gastos
• Plan de gestión de adquisiciones
• Plan de gestión del alcance de los proyectos
• Plan de gestión
• Plan de gestión de calidad
• Plan de gestión de riesgos
• Plan de gestión de recursos humanos o de personal
• Calendario de recursos: Identificar los recursos clave necesarios para el proyecto y sus tiempos y duraciónes de necesidad.
• Base de referencia de los gastos: Esta sección incluye el total presupuestado de cada fase del proyecto y comentarios sobre el costo.
• Base de referencia de calidad: Niveles aceptables de calidad.
• Aceptación del patrocinador: Un espacio para el patrocinador del proyecto para firmar el documento.