Oficina Virtual
Una oficina virtual es parte de la industria de espacios de trabajo flexibles que proporciona a las empresas cualquier combinación de servicios, espacio y/o tecnología, sin que dichas empresas asuman los gastos de capital de poseer o alquilar una oficina tradicional.
Una oficina virtual puede ser utilizada por empresarios, autónomos y pequeñas empresas que no necesitan o no pueden permitirse un espacio de oficinas tradicional. También puede ser utilizado por empresas más grandes que quieren establecer una presencia en un lugar específico sin comprometerse a un arrendamiento a largo plazo.
Algunos proveedores de oficinas virtuales ofrecen servicios adicionales como alquileres de salas de reuniones, apoyo administrativo y servicios de recepción en vivo. Estos servicios suelen proporcionarse de forma remota, pero también algunos proveedores de oficinas virtuales tienen un espacio de oficinas físico donde los clientes pueden tener acceso a estos servicios. Esta puede ser una opción atractiva para las empresas que quieren proyectar una imagen profesional sin el costo de una oficina de tiempo completo.
Los servicios de oficina virtual comenzaron en la década de 1960 como oficinas con servicios y han evolucionado con la tecnología para incluir una amplia variedad de personal, espacio físico, almacenamiento digital y servicios de comunicación. Los clientes pagan una tarifa de contrato por estos servicios que pueden ofrecerse a la carta, como paquetes o suscripción de membresía. El concepto es popular entre empresas de todos los tamaños, incluidos los empresarios autónomos. Uno de los principales atractivos de la oficina virtual es la flexibilidad que ofrece a los empleados y autónomos para trabajar desde una oficina satélite, una oficina en casa, una ubicación remota o incluso mientras viajan a través de un dispositivo móvil. Al mismo tiempo, una empresa puede ofrecer a sus clientes y empleados una oficina en casa estable con acceso a servicios como recepcionista, salas de conferencias, espacio de escritorio, buzones de correo, impresión y envío de faxes en una dirección permanente, que son propiedad de la oficina virtual y son mantenidos por ella. proveedor o un tercero.
En 2021, varias empresas se propusieron solucionar los desafíos de las reuniones virtuales. Esto propició la aparición del software de oficina virtual. Cuando se habla de una empresa que tiene una oficina virtual, ya no se hace referencia a un conjunto estándar de servicios empresariales. Más bien, un espacio virtual para que los empleados se reúnan y realicen actividades relacionadas con el negocio.
Los proveedores de oficinas virtuales también pueden incluir capital digital como almacenamiento en la nube, alojamiento web, correo electrónico y otras aplicaciones basadas en la web.
Además, según la investigación, las actitudes y políticas de los empleadores en la plataforma virtual afectan la calidad de vida de sus empleados. vida personal y productividad. Los empleados serán más productivos si creen que su empresa confía en ellos, los reconoce, se preocupa por ellos y recibe la capacitación adecuada (incluidos procesos en línea, etc.), gestión de proyectos y apoyo para realizar sus tareas de manera productiva. Cuando los empleados no tienen que gastar tiempo, dinero o recursos en transporte entre el hogar y el trabajo, esto impacta positivamente en la productividad de los empleados. Por eso se hizo necesario crear un entorno de software adecuado para garantizar la eficacia de estos procesos. marcha.
Historia
El concepto de oficina virtual tuvo sus raíces antes y durante la Revolución Industrial, donde se han establecido paralelos con los estilos de trabajo actuales, específicamente el trabajo desde casa. El concepto de oficina virtual es una evolución de la tradicional suite ejecutiva. Como suite ejecutiva, el arrendamiento se volvió cada vez más impracticable para ciertos tipos y etapas de negocios y, naturalmente, abrió la puerta a un concepto de oficina virtual.
A mediados del siglo XX, profesionales y ejecutivos comenzaron a examinar formas de hacer un uso más eficiente del costo creciente de los bienes raíces, el personal y otros capitales. A continuación se detallan algunos hitos en la evolución resultante de la oficina virtual, junto con la llegada de tecnologías que ayudan a dar forma a la industria.
| Año | Evento |
|---|---|
| 1962 | Se creó la primera empresa de oficina conocida, OmniOffices Group. |
| 1966 | Fegen Law Suites alquilaron oficinas y suites ejecutivas. Esto incluía grandes bloques de espacio de oficina con suites amuebladas, servicios de recepción, respuesta telefónica, fotocopias, salas de conferencias y una biblioteca de derecho. |
| 1972 | ARPANET, el predecesor en Internet, fue público conectando 40 computadoras en diferentes lugares. |
| 1973 |
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| 1974 | Científicos del Instituto de Ingenieros Eléctricos y Electrónicos elaboraron Protocolo de Control de Transmisiones/Protocolo de Internet (TCP/IP), que permite que diferentes redes se comuniquen entre sí. |
| 1978 | Alf Moufarrige fundó Servcorp en Sydney. Para reducir su sobrecarga, comenzó a compartir su espacio de oficina premium, personal recepcionista y clerical con otros negocios en crecimiento. Servcorp tomó su concepto de oficina virtual internacional en 1980 y en 1999 se convirtió en una empresa comercial pública. |
| 1981 | Publicado el 1o de abril, El Osborne 1 se convirtió en el primer ordenador portátil exitoso, diseñado por Adam Osborne. Aunque todavía requería una fuente de energía, se consideraba portátil, ya que podía transportarse fácilmente. Este fue un primer paso para permitir a los profesionales trabajar lejos de la oficina. |
| 1982 |
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| 1983 | Chris Kern acuñó el término "oficina virtual" en su columna para el número de septiembre de 1983 de la revista American Way. Kern utilizó el término para describir la posibilidad de 'hacer negocios mientras estaba en marcha' gracias a las computadoras portátiles. |
| 1984 | El primer asistente digital personal (PDA), el organizador, fue liberado por Psion. |
| 1989 |
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| 1990 | El primer motor de búsqueda de Internet fue desarrollado por McGill University. |
| 1991 | La World Wide Web fue publicada al público. También se desarrolló la primera webcam, ubicada en la Universidad de Cambridge. |
| 1992 |
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| 1994 | Ralph Gregory presentó oficinas virtuales como una oportunidad de franquicia en los Estados Unidos, convirtiendo el negocio en una industria. |
| 1995 | El lema de que "el trabajo es algo que haces, no algo a lo que viajas" fue acuñado. Las variaciones de este lema incluyen: "El trabajo es lo que hacemos, no donde estamos". |
| 1998 | En la ceremonia de apertura de los Juegos Olímpicos de Invierno en Nagano, Japón, Seiji Ozawa utilizó videoconferencia basada en IP para conducir el Odo a la alegría de la Novena Sinfonía de Beethoven simultáneamente en cinco continentes en tiempo casi real. |
| 2000 | El primer teléfono Symbian, la pantalla táctil Ericsson R380 Smartphone, fue lanzado en 2000, y fue el primer dispositivo comercializado como un "smartphone". Combinaba un PDA con un teléfono móvil. |
| 2003 | Skype es lanzado al público, permitiendo comunicaciones basadas en IP gratuitas usando micrófono, webcam y mensajería instantánea a consumidores individuales. |
| 2005 | El primer "espacio de trabajo" oficial abrió en San Francisco por Brad Neuberg. Ese mismo año, el primer espacio de coworking Impact Hub lanzado en Londres. |
| 2006 | Frank Cottle introdujo el concepto de oficinas y servicios virtuales integrales a los minoristas de terceros. Esto lanzó una afluencia de empresas virtuales de oficinas que todavía operan hoy. |
| 2019 | Debido a la pandemia COVID-19, era necesario crear software de alta calidad para el trabajo remoto permanente. |
| 2021 | Desarrollo de numerosos programas para oficinas virtuales. Este software busca replicar los beneficios de una oficina física dentro de un entorno virtual. Las empresas han adoptado este software porque encuentran que ayuda con la cultura de la empresa, la colaboración y la visibilidad. |
Requisitos previos para la difusión de oficinas virtuales
El factor más importante en la expansión de las oficinas virtuales fue la transición forzada al trabajo remoto durante la pandemia de COVID-19.
La sociedad introdujo rápidamente el trabajo remoto, por lo que las nuevas tecnologías y sistemas operativos deben probarse y capacitarse adecuadamente.
La comunicación y el conocimiento de otros miembros del equipo son algo natural cuando todos trabajan en el mismo lugar, por lo que cuando trabajan de forma remota, los empleados y gerentes tienen que esforzarse más para mantener las relaciones con sus colegas. Los nuevos empleados necesitan aprender hábitos organizacionales incluso mientras trabajan de forma remota.
Servicios
La infraestructura de oficina virtual puede incluir una variedad de ubicaciones y servicios físicos, así como servicios digitales. La infraestructura se comparte entre individuos y entidades, lo que permite que los recursos se utilicen de manera más eficiente. Esto permite a los usuarios la flexibilidad de alquilar o utilizar únicamente los servicios que necesitan.
Física
(feminine)
- Una dirección comercial
- Servicios de correo (recibir, recoger y/o enviar)
- Salas de conferencias
- Espacio de oficina y oficinas privadas
- Servicios de impresión y servicios relacionados como copia, encuadernación, fax, escaneo, laminado y trituración.
- Servicios de recepción y servicios de respuesta
- Espacio de almacenamiento
- Estudio fotográfico
Digital
- Número de teléfono
- Sistema de teléfono en línea (VoIP)
- Auxiliares virtuales
- Recepcionistas virtuales
- Dominios del sitio web y correo electrónico
- Instant Message, chat y otras plataformas RTC basadas en la web
- Videoconferencias, incluyendo webinar-hosting u otras plataformas de distribución de pantalla
- Almacenamiento digital en línea
- Herramientas de gestión de proyectos
- Aplicaciones basadas en la nube (por ejemplo, Google Docs, Hojas y Diapositivas o Office 365)
Tendencias emergentes
El coworking es una tendencia relacionada en espacios de trabajo flexibles que pone énfasis en que los usuarios interactúen entre sí para crear una cultura organizacional sin trabajar para la misma empresa. Al igual que las oficinas virtuales, los lugares de coworking ofrecen espacios de trabajo con servicios y los clientes pueden utilizarlos según sea necesario.
La tecnología de realidad virtual es otra tendencia que pronto podría afectar a las oficinas virtuales. Las aplicaciones de realidad virtual tienen la capacidad de crear espacios de oficina que son espacios físicos dentro del mundo virtual donde los usuarios pueden reunirse y trabajar codo a codo.