Memoria organizacional

La memoria organizacional (OM), a veces llamada memoria institucional o memoria corporativa, es el conjunto acumulado de datos, información y conocimiento creados a lo largo de la existencia de una organización. El concepto de memoria organizacional incluye las ideas de los componentes de adquisición de conocimiento, procesamiento o mantenimiento de conocimiento y uso de conocimiento como búsqueda y recuperación. Pertenece al paraguas disciplinario más amplio de la gestión del conocimiento y tiene dos repositorios: los archivos de una organización, incluidas sus bases de datos electrónicas; y las memorias de los individuos.

La memoria organizacional sólo se puede aplicar si se puede acceder a ella. Para hacer uso de ella, las organizaciones deben tener sistemas eficaces de recuperación de sus archivos y miembros con buena capacidad de memoria. Su importancia para una organización depende de lo bien que los individuos puedan aplicarla, una disciplina conocida como aprendizaje experiencial o práctica basada en la evidencia. En el caso de los individuos, la precisión de la memoria organizacional se ve invariablemente comprometida por las limitaciones inherentes de la memoria humana. La renuencia de los individuos a admitir errores y dificultades agrava el problema. El mercado laboral flexible, fomentado activamente, ha impuesto a las organizaciones una amnesia corporativa similar al Alzheimer que crea una incapacidad para aprovechar la retrospección.

La memoria organizacional se compone de:

• Datos e información anteriores
• Toda la documentación generada internamente relacionada con las actividades de la organización
  • Propiedad intelectual (patentes, derechos de autor, marcas, marcas, diseño registrado, secretos comerciales y procesos cuya propiedad se otorga a la empresa por ley, acuerdos de licencia y asociación)
  • Details of events, products and individuals (including relations with people in outside organizations and professional bodies),
• Material de referencia publicado pertinente
• Conocimientos creados por instituciones

De éstos, el conocimiento creado por las instituciones es el más importante.

Las tres facetas principales de la memoria organizacional son los datos, la información y el conocimiento. Es importante comprender las diferencias entre cada una de ellas.

Los datos son hechos representados como cifras o estadísticas, mientras que los datos en contexto (por ejemplo, en un período histórico) son información.

En cambio, el conocimiento es interpretativo y predictivo. Su carácter deductivo permite a una persona con conocimientos comprender las implicaciones de la información y actuar en consecuencia. El término ha sido definido de diversas maneras por diferentes expertos: Alvin Goldman lo describió como una creencia verdadera justificada; Bruce Aune lo consideró como una información en contexto; Verna Alee lo definió como una experiencia o información que puede comunicarse o compartirse; y Karl Wiig dijo que era un conjunto de conocimientos y percepciones para interpretar y gestionar el mundo que nos rodea.

La palabra conocimiento proviene de la palabra sajona cnaw-lec. El sufijo lec se ha convertido, en inglés moderno, en algo parecido a -. Por lo tanto, conocimiento significa "similar a cnaw, y cnaw significa "emerger". Su mejor interpretación, entonces, es que se trata de un fenómeno emergente, una extensión de la erudición existente.

Una vez que el conocimiento está documentado, vuelve a ser información. El conocimiento nuevo, lo que algunos académicos llaman conocimiento en acción, es el que se crea de manera incremental, accidental o a través de la innovación. El conocimiento incremental es el producto de una experiencia previa que ya está establecida y reconocida, el llamado "aprendizaje orgánico" que construye una experiencia sobre otra (también conocido como conocimiento existente o histórico). Es la forma más común de aprendizaje. A modo de ejemplo simple, el conocimiento existente es la conciencia establecida de que, como hace calor, es necesario evitar las quemaduras solares y la deshidratación. El conocimiento existente se convierte en conocimiento nuevo cuando (por ejemplo) un europeo que está de vacaciones de verano en México, acostumbrado a usar gorra en los días soleados en su país, decide usar sombrero.

El segundo tipo de conocimiento, el conocimiento accidental, se produce de forma inesperada, como ocurrió en 1928 cuando una espora de moho se desplazó hasta una placa de cultivo en el laboratorio del científico investigador escocés Alexander Fleming mientras éste se encontraba de vacaciones durante dos semanas. Sembró un moho azul (penicilina) que mató a una bacteria dañina.

El tercer tipo de conocimiento, el conocimiento innovador, es el resultado de la labor de un genio, como el trabajo de Leonardo da Vinci, quien, a finales del siglo XV, conceptualizó ideas de vanguardia como el avión, el paracaídas, las grúas, los submarinos, los tanques, las bombas de agua, los canales y los taladros. El conocimiento innovador abarca el tipo de aprendizaje que supera a los otros tipos y, en el caso de Da Vinci, era tan avanzado que tuvo que esperar cientos de años para que el aprendizaje incremental lo alcanzara.

En su concepción moderna, el conocimiento se compone de conocimiento explícito, a veces llamado conocimiento especializado, y conocimiento tácito o cognitivo (a veces conocido como "habilidades de afrontamiento"), una categoría identificada por primera vez por Michael Polanyi en 1958.

El conocimiento explícito es el "qué" del saber hacer: conocimientos como las habilidades profesionales o vocacionales que se registran en manuales, libros de texto y cursos de capacitación. El conocimiento tácito, por otra parte, es el "cómo" no técnico de hacer las cosas: lo que Edward de Bono, el inventor del pensamiento lateral, llama operacy, o la habilidad de la acción, y lo que Peter Drucker identifica en el uso de la palabra techne, la palabra griega para "habilidad". Gran parte de este conocimiento es implícito y ambiguo, adquirido en gran medida por experiencia funcional y específica del contexto. El conocimiento tácito, que por lo general existe sólo en las mentes de los individuos, normalmente es muy difícil de captar, y la mayoría de las organizaciones dependen casi por completo del conocimiento explícito. Esto hace que el aprendizaje experiencial, las ganancias de productividad y la competitividad sean lentas y costosas de adquirir. En términos empresariales, el conocimiento tácito es un término pasivo e inapropiado para referirse al intercambio activo de conocimientos para que una organización sea más eficaz. Los programas de capacitación, por ejemplo, no pueden limitarse a un modelo de fuente-receptor, y deben aprovechar los intercambios mutuos entre generaciones.

La realidad es que, aunque la mayoría de los procesos de trabajo organizacionales están diseñados en gran medida en torno a la documentación, hay mucho que queda sin registrar, especialmente lo relacionado con la toma de decisiones. El registro a menudo refleja el deseo de pasar por alto los desacuerdos y las cuestiones serias, o el deseo de vender o disculpar.

Dados los altos niveles de amnesia corporativa en el comercio y la industria, algunas organizaciones están recurriendo a nuevas técnicas para preservar su memoria organizacional y, en particular, su conocimiento tácito. Las últimas herramientas de captura para llamar la atención son la historia corporativa tradicional, que suele producirse una o dos veces cada 100 años como medio de relaciones públicas; y el informe oral, una ampliación de la antigua entrevista de salida prescriptiva y formulística. En lugar de la hagiografía, se está produciendo la memoria organizacional como una herramienta de inducción y educación que transmite información a largo plazo. El informe oral, que se concentra en la memoria de corto y mediano plazo, se dirige a los empleados salientes y a los ocupantes clave, los eventos corporativos recurrentes y los proyectos importantes en el testimonio detallado de los participantes. Ambos están diseñados para extraer conocimiento tácito en un formato de fácil acceso que también genera las "lecciones de la historia". Su carácter permanente también significa que no tiene que ser reproducido continuamente, sino sólo actualizado, y que su necesaria reinterpretación a medida que cambian las circunstancias se basa en una base probatoria más confiable.

En lo que respecta al aprendizaje experiencial, el conocimiento de los componentes explícitos y tácitos de la memoria organizacional por sí solo no suele ser suficiente para crear nuevos conocimientos de manera eficiente. Por regla general, debe ir acompañado de una fase de aprendizaje enfocada.

La mayoría de los modelos de aprendizaje experiencial son cíclicos y tienen tres fases básicas:

1. Sensibilización de una experiencia o situación problemática;
2. Una fase reflexiva dentro de la cual el alumno examina la OM alrededor de la experiencia y saca la erudición de esa reflexión; y
3. Una fase de prueba en la que los nuevos conocimientos o aprendizajes, que se han integrado con el propio marco conceptual del alumno, se aplican a una nueva situación o experiencia problemática.

El punto de partida del concepto es que los individuos o las organizaciones rara vez aprenden de la experiencia, a menos que la experiencia sea evaluada y luego se le asigne su propio significado en términos de los objetivos, metas, ambiciones y expectativas del individuo y/o de la organización. De estos procesos surgen ideas y significados adicionales, que luego se aplican a nuevas circunstancias. El producto final es una mejor toma de decisiones.

La memoria organizacional se puede subdividir en los siguientes tipos:

Cuadro orgánico

Material de referencia, documentación, herramientas, metodologías

Company

Estructura orgánica, actividades, productos, participantes

Individual

Situación, competencias, conocimientos especializados, actividades

Proyecto

Definición, actividades, historias, resultados

Las decisiones clave que toman las organizaciones al explorar la memoria organizacional incluyen:

• Qué representación del conocimiento utilizar (stories, patrones, casos, reglas, lógica predicada, etc.)
• ¿Quiénes serán los usuarios - cuáles son sus necesidades de información y aprendizaje?
• Cómo garantizar la seguridad y quién tendrá acceso
• Cómo integrarse mejor con las fuentes, las tiendas y los sistemas existentes
• Qué hacer para asegurar que el contenido actual sea correcto, aplicable, oportuno y de malas hierbas
• Cómo motivar a los expertos a contribuir
• Qué hacer sobre las ideas efímeras, cómo capturar scripts informales (por ejemplo correo electrónico y mensajes de mensajería instantánea).

La mayoría de los esfuerzos de gestión del conocimiento comercial han incluido la creación de algún tipo de memoria organizacional para captar la experiencia, acelerar el aprendizaje, ayudar a la organización a recordar, registrar los fundamentos de las decisiones, documentar los logros o aprender de los fracasos pasados.

• Factor de autobús
• Memoria colectiva
• Cultura corporativa
• Conocimiento episódico
• Práctica basada en pruebas
• Edad de la información
• Memoria institucional
• Etiquetas del conocimiento
• Mentoring
• Falta de escalera
• Inteligencia de organización

• Brooking, A., 1999. Memoria corporativa. Estrategias para la gestión del conocimiento. Thompson Business Press. ISBN 1-86152-268-1
• March, J (1991). "Exploración y Explotación en Aprendizaje Organizacional". Organization Science. 2 1): 71–87. doi:10.1287/orsc.2.1.71.
• Arnold Kransdorff, Corporate Amnesia, Butterworth Heineman, 1998.
• Arnold Kransdorff, Corporate DNA, Gower Publishing, 2006.
• Walsh, James P; Ungson, Gerardo Rivera (1991). "Memoria Organizacional". The Academy of Management Review. 16 1): 57 –91. doi:10.2307/258607. JSTOR 258607.

• Memoria corporativa - The Hard Way Blog - 23 de septiembre de 2003
• Biblioteca Nacional de Gestión de Conocimientos en Salud - recopilación de recursos sobre memoria organizativa