Hoja de cálculo

Una hoja de cálculo es una aplicación informática para el cálculo, organización, análisis y almacenamiento de datos en forma tabular. Las hojas de cálculo se desarrollaron como análogos computarizados de las hojas de trabajo contables en papel. El programa opera sobre los datos ingresados ​​en las celdas de una tabla. Cada celda puede contener datos numéricos o de texto, o los resultados de fórmulas que calculan y muestran automáticamente un valor basado en el contenido de otras celdas. El término hoja de cálculo también puede referirse a uno de esos documentos electrónicos.

Los usuarios de hojas de cálculo pueden ajustar cualquier valor almacenado y observar los efectos en los valores calculados. Esto hace que la hoja de cálculo sea útil para el análisis hipotético, ya que muchos casos se pueden investigar rápidamente sin volver a calcular manualmente. El software moderno de hojas de cálculo puede tener múltiples hojas que interactúan y puede mostrar datos como texto y números o en forma gráfica.

Además de realizar funciones aritméticas y matemáticas básicas, las hojas de cálculo modernas proporcionan funciones integradas para operaciones estadísticas y contables financieras comunes. Estos cálculos, como el valor actual neto o la desviación estándar, se pueden aplicar a datos tabulares con una función preprogramada en una fórmula. Los programas de hojas de cálculo también proporcionan expresiones condicionales, funciones para convertir entre texto y números, y funciones que operan en cadenas de texto.

Las hojas de cálculo han reemplazado a los sistemas basados ​​en papel en todo el mundo de los negocios. Aunque primero se desarrollaron para tareas de contabilidad o teneduría de libros, ahora se utilizan ampliamente en cualquier contexto en el que se creen, ordenen y compartan listas tabulares.

Lo esencial

LANPAR, disponible en 1969, fue la primera hoja de cálculo electrónica en computadoras centrales y de tiempo compartido. LANPAR era un acrónimo: LANguge for Programming Arrays at Random. VisiCalc (1979) fue la primera hoja de cálculo electrónica en una microcomputadora y ayudó a convertir la computadora Apple II en un sistema popular y ampliamente utilizado. Lotus 1-2-3 era la hoja de cálculo líder cuando DOS era el sistema operativo dominante. Microsoft Excel ahora tiene la mayor cuota de mercado en las plataformas Windows y Macintosh. Un programa de hoja de cálculo es una característica estándar de una suite de productividad de oficina; Desde la llegada de las aplicaciones web, las suites ofimáticas ahora también existen en forma de aplicación web.

Una hoja de cálculo consiste en una tabla de celdas organizadas en filas y columnas y referidas por las ubicaciones X e Y. Las ubicaciones X, las columnas, normalmente se representan con letras, "A", "B", "C", etc., mientras que las filas normalmente se representan con números, 1, 2, 3, etc. Se puede hacer referencia a una sola celda direccionando su fila y columna, "C10". Este concepto electrónico de referencias de celdas se introdujo por primera vez en LANPAR (Lenguaje para programar matrices al azar) (co-inventado por Rene Pardo y Remy Landau) y una variante utilizada en VisiCalc y conocida como "notación A1". Además, las hojas de cálculo tienen el concepto de un rango, un grupo de células, normalmente contiguas. Por ejemplo, se puede hacer referencia a las primeras diez celdas de la primera columna con el rango "A1:A10". LANPAR innovó el cálculo de orden natural/referencia directa que no volvió a aparecer hasta Lotus 123 y la versión 2 de MultiPlan de Microsoft.

En las aplicaciones modernas de hojas de cálculo, varias hojas de cálculo, a menudo conocidas como hojas de trabajo o simplemente hojas, se reúnen para formar un libro de trabajo. Un libro de trabajo está representado físicamente por un archivo que contiene todos los datos del libro, las hojas y las celdas con las hojas. Las hojas de trabajo normalmente se representan mediante pestañas que pasan de una página a otra, cada una de las cuales contiene una de las hojas, aunque Numbers cambia este modelo significativamente. Las celdas de un libro de varias hojas agregan el nombre de la hoja a su referencia, por ejemplo, "Hoja 1!C10". Algunos sistemas amplían esta sintaxis para permitir referencias de celdas a diferentes libros de trabajo.

Los usuarios interactúan con las hojas principalmente a través de las celdas. Una celda determinada puede contener datos simplemente ingresándolos, o una fórmula, que normalmente se crea precediendo el texto con un signo igual. Los datos pueden incluir la cadena de texto hello world, el número 5o la fecha 16-Dec-91. Una fórmula comenzaría con el signo igual =5*3, pero normalmente sería invisible porque la pantalla muestra el resultado del cálculo, 15en este caso, no la fórmula en sí. Esto puede llevar a confusión en algunos casos.

La característica clave de las hojas de cálculo es la capacidad de una fórmula para hacer referencia al contenido de otras celdas que, a su vez, pueden ser el resultado de una fórmula. Para hacer tal fórmula, uno reemplaza un número con una referencia de celda. Por ejemplo, la fórmula =5*C10produciría el resultado de multiplicar el valor en la celda C10 por el número 5. Si C10 tiene el valor, 3el resultado será 15. Pero C10 también podría mantener su fórmula refiriéndose a otras celdas, y así sucesivamente.

La capacidad de encadenar fórmulas juntas es lo que le da a una hoja de cálculo su poder. Muchos problemas se pueden dividir en una serie de pasos matemáticos individuales, y estos se pueden asignar a fórmulas individuales en celdas. Algunas de estas fórmulas también pueden aplicarse a rangos, como la SUMfunción que suma todos los números dentro de un rango.

Las hojas de cálculo comparten muchos principios y características de las bases de datos, pero las hojas de cálculo y las bases de datos no son lo mismo. Una hoja de cálculo es esencialmente una sola tabla, mientras que una base de datos es una colección de muchas tablas con relaciones semánticas legibles por máquina. Si bien es cierto que un libro de trabajo que contiene tres hojas es un archivo que contiene varias tablas que pueden interactuar entre sí, carece de la estructura relacional de una base de datos. Las hojas de cálculo y las bases de datos son interoperables: las hojas se pueden importar a las bases de datos para convertirlas en tablas dentro de ellas, y las consultas de la base de datos se pueden exportar a hojas de cálculo para un análisis más detallado.

Un programa de hoja de cálculo es uno de los componentes principales de una suite de productividad de oficina, que generalmente también contiene un procesador de textos, un programa de presentación y un sistema de administración de bases de datos. Los programas dentro de una suite usan comandos similares para funciones similares. Por lo general, compartir datos entre los componentes es más fácil que con una colección no integrada de programas funcionalmente equivalentes. Esto fue particularmente una ventaja en un momento en que muchos sistemas de computadoras personales usaban pantallas y comandos en modo texto en lugar de una interfaz gráfica de usuario.

Historia

Hojas de cálculo en papel

La palabra "hoja de cálculo" proviene de "spread" en el sentido de un artículo de periódico o revista (texto o gráficos) que cubre dos páginas enfrentadas, se extiende a lo largo de la página central y trata las dos páginas como una sola página grande. La palabra compuesta "hoja de cálculo" pasó a significar el formato utilizado para presentar los libros de contabilidad, con columnas para las categorías de gastos en la parte superior, las facturas enumeradas en el margen izquierdo y el monto de cada pago en la celda donde se encuentra su fila. y la intersección de columnas, que eran, tradicionalmente, una "extensión" en páginas opuestas de un libro mayor encuadernado (libro para llevar registros contables) o en hojas de papel de gran tamaño (denominadas 'papel de análisis') ordenadas en filas y columnas en ese formato y aproximadamente el doble de ancho que el papel ordinario.

Implementaciones tempranas

Generador de informes de hoja de cálculo por lotes BSRG

Una "hoja de cálculo" por lotes es indistinguible de un compilador por lotes con datos de entrada añadidos, que produce un informe de salida, es decir, un programa informático por lotes 4GL o convencional, no interactivo. Sin embargo, este concepto de una hoja de cálculo electrónica se describió en el artículo de 1961 "Budgeting Models and System Simulation" de Richard Mattessich. El trabajo posterior de Mattessich (1964a, Capítulo 9, Métodos contables y analíticos) y su volumen complementario, Mattessich (1964b, Simulación de la empresa a través de un programa informático de presupuesto) aplicaron hojas de cálculo computarizadas a sistemas contables y presupuestarios (en computadoras mainframe programadas en FORTRAN IV). Estas hojas de cálculo por lotes trataban principalmente de la suma o resta de columnas o filas enteras (de variables de entrada), en lugar de celdas individuales.

En 1962, este concepto de hoja de cálculo, llamado BCL para Business Computer Language, se implementó en un IBM 1130 y en 1963 R. Brian Walsh lo transfirió a un IBM 7040 en la Universidad de Marquette, Wisconsin. Este programa fue escrito en Fortran. El tiempo compartido primitivo estaba disponible en esas máquinas. En 1968, Walsh transfirió BCL a la máquina de tiempo compartido IBM 360/67 en la Universidad Estatal de Washington. Se utilizó para ayudar en la enseñanza de las finanzas a los estudiantes de negocios. Los estudiantes pudieron tomar información preparada por el profesor y manipularla para representarla y mostrar proporciones, etc. En 1964, Kimball, Stoffells y Walsh escribieron un libro titulado Business Computer Language y tanto el libro como el programa tenían derechos de autor en 1966 y años más tarde se renovaron los derechos de autor.

Applied Data Resources tenía un preprocesador FORTRAN llamado Empires.

A fines de la década de 1960, Xerox utilizó BCL para desarrollar una versión más sofisticada de su sistema de tiempo compartido.

Compilador de hojas de cálculo LANPAR

Una invención clave en el desarrollo de hojas de cálculo electrónicas fue realizada por Rene K. Pardo y Remy Landau, quienes presentaron en 1970 la patente de EE. UU. 4.398.249 sobre un algoritmo de cálculo de orden natural automático de hoja de cálculo. Si bien la patente fue inicialmente rechazada por la oficina de patentes por ser una invención puramente matemática, luego de 12 años de apelaciones, Pardo y Landau ganaron un caso judicial histórico en el Tribunal Predecesor del Circuito Federal (CCPA), anulando la Oficina de Patentes en 1983: estableciendo que “algo no deja de ser patentable por el mero hecho de que el punto de novedad esté en un algoritmo”. Sin embargo, en 1995, la Corte de Apelaciones del Circuito Federal de los Estados Unidos dictaminó que la patente era inaplicable.

El software real se llamaba LANPAR - LANguge for Programming Arrays at Random. Este fue concebido y completamente desarrollado en el verano de 1969, luego de la reciente graduación de Pardo y Landau de la Universidad de Harvard. El co-inventor René Pardo recuerda que sintió que un gerente de Bell Canada no debería tener que depender de programadores para programar y modificar formularios de presupuesto, y pensó en dejar que los usuarios escriban formularios en cualquier orden y que una computadora electrónica calcule los resultados en el formulario. orden correcto ("Referencia directa/Cálculo del orden natural"). Pardo y Landau desarrollaron e implementaron el software en 1969.

LANPAR fue utilizado por Bell Canada, AT&T y las 18 compañías telefónicas que operan en todo el país para sus operaciones presupuestarias locales y nacionales. LANPAR también fue utilizado por General Motors. Su singularidad fue la co-invención de Pardo que incorporó el cálculo de orden natural / referencia directa (uno de los primeros lenguajes informáticos "no procedimentales") en lugar de la secuencia de arriba a abajo de izquierda a derecha para calcular los resultados en cada celda que se utilizó por VisiCalc, SuperCalc y la primera versión de MultiPlan. Sin referencia directa/cálculo de orden natural, el usuario tenía que actualizar la hoja de cálculo hasta que los valores en todas las celdas permanecieran sin cambios. Una vez que los valores de las celdas se mantuvieron constantes, se aseguró al usuario que no quedaban referencias hacia adelante dentro de la hoja de cálculo.

Lenguaje de programación de hojas de cálculo Autoplan/Autotab

En 1968, tres ex empleados de la compañía de computadoras General Electric con sede en Phoenix, Arizona, se dispusieron a iniciar su propia casa de desarrollo de software. A. Leroy Ellison, Harry N. Cantrell y Russell E. Edwards se encontraron haciendo una gran cantidad de cálculos al hacer tablas para los planes de negocios que estaban presentando a los capitalistas de riesgo. Decidieron ahorrarse mucho esfuerzo y escribieron un programa de computadora que produjo sus tablas para ellos. Este programa, concebido originalmente como una simple utilidad para su uso personal, resultaría ser el primer producto de software ofrecido por la empresa que pasaría a denominarse Capex Corporation. "AutoPlan" se ejecutó en el servicio de tiempo compartido de GE; posteriormente, se introdujo una versión que se ejecutaba en mainframes de IBM con el nombre AutoTab. (National CSS ofreció un producto similar, CSSTAB, que tenía una base de usuarios de tiempo compartido moderada a principios de la década de 1970. Una aplicación importante fue la tabulación de investigación de opinión).

AutoPlan/AutoTab no era un programa de hoja de cálculo interactivo WYSIWYG, era un lenguaje de secuencias de comandos simple para hojas de cálculo. El usuario definió los nombres y etiquetas para las filas y columnas, luego las fórmulas que definieron cada fila o columna. En 1975, se anunció que Autotab-II ampliaba el original a un máximo de " 1500 filas y columnas, combinadas en cualquier proporción que requiera el usuario... "

GE Information Services, que operaba el servicio de tiempo compartido, también lanzó su propio sistema de hoja de cálculo, Financial Analysis Language (FAL), alrededor de 1974. Más tarde se complementó con un lenguaje de hoja de cálculo adicional, TABOL, que fue desarrollado por un autor independiente, Oliver Vellacott en el Reino Unido. Tanto FAL como TABOL se integraron con el sistema de base de datos de GEIS, DMS.

Sistema de control y planificación financiera de IBM

El Sistema de control y planificación financiera de IBM fue desarrollado en 1976 por Brian Ingham en IBM Canadá. Fue implementado por IBM en al menos 30 países. Se ejecutó en un mainframe de IBM y fue una de las primeras aplicaciones para la planificación financiera desarrollada con APL que ocultó por completo el lenguaje de programación al usuario final. A través del sistema operativo VM de IBM, fue uno de los primeros programas en actualizar automáticamente cada copia de la aplicación a medida que se lanzaban nuevas versiones. Los usuarios podrían especificar relaciones matemáticas simples entre filas y entre columnas. En comparación con cualquier alternativa contemporánea, podría admitir hojas de cálculo muy grandes. Cargó datos de planificación financiera reales extraídos del sistema por lotes heredado en la hoja de cálculo de cada usuario mensualmente. Fue diseñado para optimizar el poder de APL a través de núcleos de objetos,

Lenguaje de modelado APLDOT

Un ejemplo de una de las primeras hojas de cálculo de "peso industrial" fue APLDOT, desarrollada en 1976 en la Asociación de Ferrocarriles de los Estados Unidos en un IBM 360/91, que se ejecuta en el Laboratorio de Física Aplicada de la Universidad Johns Hopkins en Laurel, MD. La aplicación se utilizó con éxito durante muchos años en el desarrollo de aplicaciones tales como modelos financieros y de costos para el Congreso de EE. UU. y para Conrail. APLDOT se denominó "hoja de cálculo" porque los analistas financieros y los planificadores estratégicos la usaron para resolver los mismos problemas que abordaron con las hojas de cálculo de papel.

VisiCalc

Debido a que Dan Bricklin y Bob Frankston implementaron VisiCalc en Apple II en 1979 y en IBM PC en 1981, el concepto de hoja de cálculo se hizo ampliamente conocido a principios de la década de 1980. VisiCalc fue la primera hoja de cálculo que combinó todas las funciones esenciales de las aplicaciones de hojas de cálculo modernas (excepto el recálculo de orden natural/referencia directa), como la interfaz de usuario interactiva WYSIWYG, el recálculo automático, las líneas de estado y de fórmula, la copia de rango con referencias relativas y absolutas, la creación de fórmulas seleccionando las celdas referenciadas. Desconociendo LANPAR en ese momento, la revista PC World llamó a VisiCalc la primera hoja de cálculo electrónica.

Bricklin ha hablado de ver a su profesor universitario crear una tabla de resultados de cálculos en una pizarra. Cuando el profesor encontró un error, tuvo que borrar y reescribir tediosamente varias entradas secuenciales en la tabla, lo que provocó que Bricklin pensara que podía replicar el proceso en una computadora, usando la pizarra como modelo para ver los resultados de las fórmulas subyacentes. Su idea se convirtió en VisiCalc, la primera aplicación que convirtió la computadora personal de un pasatiempo para los entusiastas de la computadora en una herramienta de negocios.

VisiCalc se convirtió en la primera "aplicación asesina", una aplicación que era tan atractiva que la gente compraba una computadora en particular solo para usarla. VisiCalc fue en gran parte responsable del éxito de Apple II. Posteriormente, el programa se transfirió a otras computadoras tempranas, en particular a las máquinas CP/M, la familia Atari de 8 bits y varias plataformas Commodore. Sin embargo, VisiCalc sigue siendo mejor conocido como un programa de Apple II.

SuperCalc

SuperCalc era una aplicación de hoja de cálculo publicada por Sorcim en 1980 y originalmente incluida (junto con WordStar) como parte del paquete de software CP/M incluido con la computadora portátil Osborne 1. Rápidamente se convirtió en la hoja de cálculo estándar de facto para CP/M y se transfirió a MS-DOS en 1982.

Lotus 1-2-3 y otras hojas de cálculo de MS-DOS

La aceptación de la PC de IBM luego de su introducción en agosto de 1981 comenzó lentamente porque la mayoría de los programas disponibles para ella eran traducciones de otros modelos de computadora. Las cosas cambiaron drásticamente con la introducción de Lotus 1-2-3 en noviembre de 1982 y su lanzamiento a la venta en enero de 1983. Dado que fue escrito especialmente para IBM PC, tuvo un buen rendimiento y se convirtió en la aplicación definitiva para esta PC. Lotus 1-2-3 impulsó las ventas de PC debido a las mejoras en velocidad y gráficos en comparación con VisiCalc en Apple II.

Lotus 1-2-3, junto con su competidor Borland Quattro, pronto desplazó a VisiCalc. Lotus 1-2-3 se lanzó el 26 de enero de 1983, comenzó a venderse más que el entonces más popular VisiCalc el mismo año y durante varios años fue la hoja de cálculo líder para DOS.

Microsoft Excel

Microsoft lanzó la primera versión de Excel para Macintosh el 30 de septiembre de 1985 y luego la transfirió a Windows, con la primera versión numerada 2.05 (para sincronizar con la versión 2.2 de Macintosh) y lanzada en noviembre de 1987. Windows 3.x Las plataformas de principios de la década de 1990 hicieron posible que Excel le quitara cuota de mercado a Lotus. Cuando Lotus respondió con productos de Windows utilizables, Microsoft había comenzado a ensamblar su suite de Office. Para 1995, Excel era el líder del mercado, superando a Lotus 1-2-3, y en 2013, IBM descontinuó Lotus 1-2-3 por completo.

Hojas de cálculo basadas en la web

Software de hoja de cálculo basado en la web actual notable:

• Collabora Online Calc es una edición de LibreOffice gratuita, de código abierto y multiplataforma lista para empresas.
• Ethercalc es una sencilla hoja de cálculo colaborativa de código abierto que se ejecuta en navegadores.
• Hojas de cálculo de Google
• Microsoft Excel en línea

Hojas de cálculo de mainframe

• El sistema de registros de obras en ICI desarrollado en 1974 en IBM 370/145
• ExecuCalc, de Parallax Systems, Inc.: lanzado a fines de 1982, ExecuCalc fue el primer "visi-clone" de mainframe que duplicó las funciones de VisiCalc en mainframes de IBM con terminales de pantalla 3270. Se licenciaron más de 150 copias (35 a empresas Fortune 500). Los gerentes de DP se sintieron atraídos por la compatibilidad y evitaron las costosas compras de PC (consulte el artículo y el anuncio de la portada de la revista Computerworld de 1983).

Otras hojas de cálculo

Software de hoja de cálculo actual notable:

• Apache OpenOffice Calc es gratuito y de código abierto.
• Hojas de Calligra (anteriormente KCalc)
• Collabora Online Calc para aplicaciones móviles y de escritorio son ediciones de LibreOffice gratuitas, de código abierto y multiplataforma listas para empresas.
• Corel Quattro Pro (Word Perfect Office)
• Gnumeric es gratuito y multiplataforma, es parte del Proyecto de escritorio de software libre GNOME.
• Hojas de cálculo Kingsoft
• LibreOffice Calc es gratuito, de código abierto y multiplataforma.
• neooficina
• Numbers es el software de hoja de cálculo de Apple Inc., parte de iWork.
• PlanMaker (oficina de SoftMaker)
• Pyspread

Software de hoja de cálculo discontinuado:

• 20/20
• 3D-Calc para ordenadores Atari ST
• Marco de Forefront Corporation/Ashton-Tate (1983-1984)
• GNU Oleo: una hoja de cálculo en modo terminal tradicional para sistemas UNIX/similares a UNIX
• IBM Lotus Symphony (2007)
• Software de jabalina
• KCeldas
• 3-D lúcido
• Improvisación de loto
• Lotus Jazz para Macintosh
• Sinfonía de loto (1984)
• MultiPlan
• Resolución de Claris (Macintosh)
• Resolutor uno
• Quattro Pro de Borland
• SIAG
• SuperCalc
• T/fabricante
• Target Planner Calc para CP/M y TRS-DOS
• Trapecio para Macintosh
• Wingz para Macintosh

Otros productos

Varias empresas han intentado irrumpir en el mercado de las hojas de cálculo con programas basados ​​en paradigmas muy diferentes. Lotus presentó lo que probablemente sea el ejemplo más exitoso, Lotus Improv, que tuvo cierto éxito comercial, especialmente en el mundo financiero, donde sus poderosas capacidades de minería de datos siguen siendo muy respetadas hasta el día de hoy.

La hoja de cálculo 2000 intentó simplificar drásticamente la construcción de fórmulas, pero en general no tuvo éxito.

Conceptos

Los conceptos principales son los de una cuadrícula de celdas, llamada hoja, con datos sin procesar, llamados valores o fórmulas en las celdas. Las fórmulas dicen cómo calcular mecánicamente nuevos valores a partir de valores existentes. Los valores son números generales, pero también pueden ser texto puro, fechas, meses, etc. Las extensiones de estos conceptos incluyen hojas de cálculo lógicas. Comúnmente se proporcionan varias herramientas para programar hojas, visualizar datos, conectar hojas de forma remota, mostrar dependencias de celdas, etc.

Células

Se puede pensar en una "celda" como una caja para almacenar datos. Por lo general, se hace referencia a una sola celda por su columna y fila (C2 representaría la celda que contiene el valor 30 en la tabla de ejemplo a continuación). Por lo general, las filas, que representan las variables dependientes, se referencian en notación decimal a partir de 1, mientras que las columnas que representan las variables independientes usan numeración biyectiva de 26 ádicos usando las letras AZ como números. Su tamaño físico generalmente se puede adaptar a su contenido arrastrando su alto o ancho en las intersecciones de los cuadros (o para columnas o filas completas arrastrando los encabezados de columna o fila).

	A	B	C	D
01	Ventas	100000	30000	70000
02	compras	25490	30	200

Una matriz de celdas se denomina hoja u hoja de cálculo. Es análogo a una matriz de variables en un programa de computadora convencional (aunque ciertos valores invariables, una vez ingresados, podrían considerarse, por la misma analogía, constantes). En la mayoría de las implementaciones, muchas hojas de trabajo pueden ubicarse dentro de una sola hoja de cálculo. Una hoja de cálculo es simplemente un subconjunto de la hoja de cálculo dividido en aras de la claridad. Funcionalmente, la hoja de cálculo funciona como un todo y todas las celdas funcionan como variables globales dentro de la hoja de cálculo (cada variable tiene acceso de 'lectura' solo excepto la celda que la contiene).

Una celda puede contener un valor o una fórmula, o simplemente puede dejarse vacía. Por convención, las fórmulas suelen comenzar con el signo =.

Valores

Se puede ingresar un valor desde el teclado de la computadora escribiendo directamente en la celda misma. Alternativamente, un valor puede basarse en una fórmula (ver a continuación), que podría realizar un cálculo, mostrar la fecha o la hora actuales o recuperar datos externos, como una cotización de bolsa o un valor de base de datos.

La regla del valor de la hoja de cálculo

El informático Alan Kay utilizó la regla del valor del término para resumir el funcionamiento de una hoja de cálculo: el valor de una celda se basa únicamente en la fórmula que el usuario ha escrito en la celda. La fórmula puede basarse en el valor de otras celdas, pero esas celdas también están restringidas a fórmulas o datos ingresados ​​por el usuario. No hay 'efectos secundarios' para calcular una fórmula: el único resultado es mostrar el resultado calculado dentro de su celda de ocupación. No existe un mecanismo natural para modificar permanentemente el contenido de una celda a menos que el usuario modifique manualmente el contenido de la celda. En el contexto de los lenguajes de programación, esto produce una forma limitada de programación funcional de primer orden.

Recálculo automático

Un estándar de las hojas de cálculo desde la década de 1980, esta función opcional elimina la necesidad de solicitar manualmente el programa de hoja de cálculo para volver a calcular los valores (hoy en día suele ser la opción predeterminada, a menos que se "desactive" específicamente para hojas de cálculo grandes, generalmente para mejorar el rendimiento). Algunas hojas de cálculo anteriores requerían una solicitud manual para volver a calcular, ya que el recálculo de hojas de cálculo grandes o complejas a menudo reducía la velocidad de entrada de datos. Muchas hojas de cálculo modernas aún conservan esta opción.

El recálculo generalmente requiere que no haya dependencias circulares en una hoja de cálculo. Un gráfico de dependencia es un gráfico que tiene un vértice para que cada objeto se actualice y un borde que conecta dos objetos cada vez que uno de ellos necesita actualizarse antes que el otro. Los gráficos de dependencia sin dependencias circulares forman gráficos acíclicos dirigidos, representaciones de ordenaciones parciales (en este caso, en una hoja de cálculo) en las que se puede confiar para obtener un resultado definitivo.

Actualización en tiempo real

Esta función hace referencia a la actualización periódica del contenido de una celda con un valor de una fuente externa, como una celda en una hoja de cálculo "remota". Para las hojas de cálculo compartidas basadas en la Web, se aplica a la actualización "inmediata" de las celdas que otro usuario ha actualizado. Todas las celdas dependientes también deben actualizarse.

Celda bloqueada

Una vez ingresadas, las celdas seleccionadas (o toda la hoja de cálculo) se pueden "bloquear" opcionalmente para evitar sobrescribirlas accidentalmente. Por lo general, esto se aplicaría a las celdas que contienen fórmulas, pero podría aplicarse a las celdas que contienen "constantes", como un factor de conversión kilogramos/libras (2,20462262 a ocho decimales). Aunque las celdas individuales están marcadas como bloqueadas, los datos de la hoja de cálculo no están protegidos hasta que se activa la función en las preferencias del archivo.

Formato de datos

Opcionalmente, se puede definir una celda o rango para especificar cómo se muestra el valor. El formato de visualización predeterminado generalmente se establece por su contenido inicial si no se estableció específicamente previamente, de modo que, por ejemplo, "31/12/2007" o "31 de diciembre de 2007" tendrían el formato de celda de fecha predeterminado. De manera similar, agregar un signo de % después de un valor numérico etiquetaría la celda como un formato de celda de porcentaje. El contenido de la celda no cambia con este formato, solo el valor mostrado.

Algunos formatos de celda como "numérico" o "moneda" también pueden especificar el número de posiciones decimales.

Esto puede permitir operaciones no válidas (como hacer una multiplicación en una celda que contiene una fecha), lo que da como resultado resultados ilógicos sin una advertencia adecuada.

Formato de celda

Dependiendo de la capacidad de la aplicación de hoja de cálculo, cada celda (como su contraparte, el "estilo" en un procesador de texto) puede formatearse por separado usando los atributos del contenido (tamaño en puntos, color, negrita o cursiva) o la celda (borde espesor, sombreado de fondo, color). Para ayudar a la legibilidad de una hoja de cálculo, el formato de celda se puede aplicar condicionalmente a los datos; por ejemplo, un número negativo puede mostrarse en rojo.

El formato de una celda no suele afectar su contenido y, según cómo se haga referencia a las celdas o se copien en otras hojas de trabajo o aplicaciones, es posible que el formato no se incluya con el contenido.

Celdas con nombre

En la mayoría de las implementaciones, una celda, o grupo de celdas en una columna o fila, se puede "nombrar", lo que permite al usuario referirse a esas celdas por un nombre en lugar de una referencia de cuadrícula. Los nombres deben ser únicos dentro de la hoja de cálculo, pero cuando se usan varias hojas en un archivo de hoja de cálculo, se puede usar un rango de celdas con el mismo nombre en cada hoja si se distingue agregando el nombre de la hoja. Una de las razones de este uso es para crear o ejecutar macros que repiten un comando en muchas hojas. Otra razón es que las fórmulas con variables nombradas se comparan fácilmente con el álgebra que pretenden implementar (se parecen a las expresiones de Fortran). El uso de variables con nombre y funciones con nombre también hace que la estructura de la hoja de cálculo sea más transparente.

Referencia de celda

En lugar de una celda con nombre, un enfoque alternativo es usar una referencia de celda (o cuadrícula). La mayoría de las referencias de celda indican otra celda en la misma hoja de cálculo, pero una referencia de celda también puede referirse a una celda en una hoja diferente dentro de la misma hoja de cálculo o (dependiendo de la implementación) a una celda en otra hoja de cálculo por completo, o un valor de un aplicación remota.

Una referencia de celda típica en el estilo "A1" consta de una o dos letras que no distinguen entre mayúsculas y minúsculas para identificar la columna (si hay hasta 256 columnas: A–Z y AA–IV) seguidas de un número de fila (por ejemplo, en el rango 1–65536). Cualquiera de las partes puede ser relativa (cambia cuando se mueve o copia la fórmula en la que se encuentra) o absoluta (indicada con $ delante de la parte correspondiente de la referencia de celda). El estilo de referencia alternativo "R1C1" consta de la letra R, el número de fila, la letra C y el número de columna; los números relativos de fila o columna se indican encerrando el número entre corchetes. La mayoría de las hojas de cálculo actuales utilizan el estilo A1 y algunas ofrecen el estilo R1C1 como opción de compatibilidad.

Cuando la computadora calcula una fórmula en una celda para actualizar el valor mostrado de esa celda, las referencias de celda en esa celda, nombrando otras celdas, hacen que la computadora obtenga el valor de las celdas nombradas.

Una celda en la misma "hoja" generalmente se trata como:

=A1

Una celda en una hoja diferente de la misma hoja de cálculo generalmente se trata como:

=HOJA2!A1 (es decir, la primera celda en la hoja 2 de la misma hoja de cálculo).

Algunas implementaciones de hojas de cálculo en Excel permiten referencias de celdas a otra hoja de cálculo (no al archivo actualmente abierto y activo) en la misma computadora o en una red local. También puede referirse a una celda en otra hoja de cálculo abierta y activa en la misma computadora o red que se define como compartible. Estas referencias contienen el nombre de archivo completo, como:

='C:Documentos y configuraciónNombre de usuarioMis hojas de cálculo[hoja principal]Hoja1!A1

En una hoja de cálculo, las referencias a las celdas se actualizan automáticamente cuando se insertan o eliminan nuevas filas o columnas. Sin embargo, se debe tener cuidado al agregar una fila inmediatamente antes de un conjunto de totales de columna para asegurarse de que los totales reflejen los valores de las filas adicionales, lo que a menudo no es así.

Una referencia circular ocurre cuando la fórmula en una celda hace referencia, directa o indirectamente a través de una cadena de referencias de celda, a otra celda que hace referencia a la primera celda. Muchos errores comunes provocan referencias circulares. Sin embargo, algunas técnicas válidas utilizan referencias circulares. Estas técnicas, después de muchos recálculos de hojas de cálculo, (generalmente) convergen en los valores correctos para esas celdas.

Rangos de celdas

Del mismo modo, en lugar de usar un rango de celdas con nombre, se puede usar una referencia de rango. La referencia a un rango de celdas es típica del formulario (A1:A6), que especifica todas las celdas en el rango A1 a A6. Una fórmula como "=SUMA(A1:A6)" agregaría todas las celdas especificadas y colocaría el resultado en la celda que contiene la fórmula.

Hojas

En las primeras hojas de cálculo, las celdas eran una simple cuadrícula bidimensional. Con el tiempo, el modelo se ha ampliado para incluir una tercera dimensión y, en algunos casos, una serie de cuadrículas con nombre, denominadas hojas. Los ejemplos más avanzados permiten operaciones de inversión y rotación que pueden dividir y proyectar el conjunto de datos de varias maneras.

Fórmulas

Una fórmula identifica el cálculo necesario para colocar el resultado en la celda que lo contiene. Una celda que contiene una fórmula, por lo tanto, tiene dos componentes de visualización; la fórmula en sí y el valor resultante. La fórmula normalmente solo se muestra cuando la celda se selecciona haciendo "clic" con el mouse sobre una celda en particular; de lo contrario, contiene el resultado del cálculo.

Una fórmula asigna valores a una celda o rango de celdas y normalmente tiene el formato:

=expression

donde la expresión consiste en:

• valores, como 2, 9.14o 6.67E-11;
• referencias a otras celdas, como, por ejemplo, A1para una sola celda o B1:B3para un rango;
• operadores aritméticos, como +, -, *, /y otros;
• operadores relacionales, como >=, <y otros; y,
• funciones, como SUM(), TAN()y muchas otras.

Cuando una celda contiene una fórmula, a menudo contiene referencias a otras celdas. Tal referencia de celda es un tipo de variable. Su valor es el valor de la celda referenciada o alguna derivación de la misma. Si esa celda a su vez hace referencia a otras celdas, el valor depende de los valores de esas. Las referencias pueden ser relativas (p. ej. A1, o B1:B3), absolutas (p. ej. $A$1, o $B$1:$B$3) o absolutas/relativas mixtas por filas o columnas (p. ej., absolutas por $A1columnas y absolutas A$1por filas).

Las opciones disponibles para fórmulas válidas dependen de la implementación particular de la hoja de cálculo pero, en general, la mayoría de las operaciones aritméticas y las operaciones condicionales anidadas bastante complejas pueden realizarse con la mayoría de las hojas de cálculo comerciales actuales. Las implementaciones modernas también ofrecen funciones para acceder a funciones personalizadas, datos remotos y aplicaciones.

Una fórmula puede contener una condición (o condiciones anidadas), con o sin un cálculo real, y a veces se usa únicamente para identificar y resaltar errores. En el siguiente ejemplo, se supone que se prueba la validez de la suma de una columna de porcentajes (A1 a A6) y se coloca un mensaje explícito en la celda adyacente de la derecha.=SI(SUMA(A1:A6) > 100, "Más del 100 %", SUMA(A1:A6))

Más ejemplos:=SI(Y(A1<>"",B1<>""),A1/B1,"") significa que si ambas celdas A1 y B1 no están <> vacías "", entonces divida A1 por B1 y muestre, otra no mostrar nada.=SI(Y(A1<>"",B1<>""),SI(B1<>0,A1/B1,"División por cero"),"") significa que si las celdas A1 y B1 no están vacías, y B1 no es cero, luego divida A1 por B1, si B1 es cero, luego muestre "División por cero" y no muestre nada si A1 y B1 están vacíos.=SI(O(A1<>"",B1<>""),"A1 o B1 muestran texto","") significa mostrar el texto si las celdas A1 o B1 no están vacías.

La mejor manera de crear sentencias condicionales es la composición paso a paso, seguida de pruebas de prueba y error y refinamiento del código.

Una hoja de cálculo no tiene que contener ninguna fórmula en absoluto, en cuyo caso podría considerarse simplemente una colección de datos organizados en filas y columnas (una base de datos) como un calendario, un horario o una lista simple. Debido a su facilidad de uso, formato e hipervínculos, muchas hojas de cálculo se utilizan únicamente para este propósito.

Funciones

Las hojas de cálculo suelen contener varias funciones suministradas, como operaciones aritméticas (por ejemplo, sumas, promedios, etc.), funciones trigonométricas, funciones estadísticas, etc. Además, a menudo hay una provisión para funciones definidas por el usuario. En Microsoft Excel, estas funciones se definen utilizando Visual Basic para aplicaciones en el editor de Visual Basic suministrado, y se puede acceder automáticamente a dichas funciones en la hoja de trabajo. Además, se pueden escribir programas que obtengan información de la hoja de trabajo, realicen algunos cálculos e informen los resultados a la hoja de trabajo. En la figura, el nombre sq lo asigna el usuario y la función sq se introduce mediante el editor de Visual Basic que se proporciona con Excel.El Administrador de nombres muestra las definiciones de la hoja de cálculo de las variables con nombre x e y.

Subrutinas

Las funciones en sí mismas no pueden escribir en la hoja de trabajo, sino que simplemente devuelven su evaluación. Sin embargo, en Microsoft Excel, las subrutinas pueden escribir valores o texto que se encuentran dentro de la subrutina directamente en la hoja de cálculo. La figura muestra el código de Visual Basic para una subrutina que lee cada miembro de la variable de columna con nombre x, calcula su cuadrado y escribe este valor en el elemento correspondiente de la variable de columna con nombre y. La columna y no contiene fórmula porque sus valores se calculan en la subrutina, no en la hoja de cálculo, y simplemente se escriben.

Hoja de cálculo remota

Cada vez que se hace referencia a una celda o grupo de celdas que no se encuentran dentro del archivo de hoja de cálculo físico actual, se considera que se está accediendo a una hoja de cálculo "remota". Se puede acceder al contenido de la celda a la que se hace referencia en la primera referencia con una actualización manual o, más recientemente, en el caso de hojas de cálculo basadas en la web, como un valor casi en tiempo real con un intervalo de actualización automático especificado.

Gráficos

Muchas aplicaciones de hojas de cálculo permiten generar cuadros y gráficos (p. ej., histogramas, gráficos circulares) a partir de grupos específicos de celdas que se reconstruyen dinámicamente a medida que cambia el contenido de las celdas. El componente gráfico generado puede incrustarse dentro de la hoja actual o agregarse como un objeto separado. Para crear un histograma de Excel, se puede utilizar una fórmula basada en la función REPT.

Hojas de cálculo multidimensionales

A fines de la década de 1980 y principios de la de 1990, aparecieron los primeros Javelin Software y Lotus Improv. A diferencia de los modelos en una hoja de cálculo convencional, utilizaron modelos construidos sobre objetos llamados variables, no sobre datos en celdas de un informe. Estas hojas de cálculo multidimensionales permitieron ver datos y algoritmos en varias formas de autodocumentación, incluidas múltiples vistas sincronizadas simultáneas. Por ejemplo, los usuarios de Javelin podrían moverse a través de las conexiones entre variables en un diagrama mientras ven las raíces y ramas lógicas de cada variable. Este es un ejemplo de lo que quizás sea su principal contribución del Javelin anterior: el concepto de rastreabilidad de la lógica de un usuario o la estructura del modelo a través de sus doce vistas. Un modelo complejo puede ser diseccionado y entendido por otros que no tuvieron ningún papel en su creación.

En estos programas, una serie de tiempo, o cualquier variable, era un objeto en sí mismo, no una colección de celdas que aparecen en una fila o columna. Las variables pueden tener muchos atributos, incluido el conocimiento completo de sus conexiones con todas las demás variables, referencias de datos y notas de texto e imagen. Los cálculos se realizaron en estos objetos, a diferencia de un rango de celdas, por lo que agregar dos series temporales las alinea automáticamente en el tiempo del calendario o en un marco de tiempo definido por el usuario. Los datos eran independientes de las hojas de trabajo: las variables y, por lo tanto, los datos, no podían destruirse eliminando una fila, una columna o una hoja de trabajo completa. Por ejemplo, los costos de enero se restan de los ingresos de enero, independientemente de dónde aparezcan o no en una hoja de cálculo. Esto permite acciones que se usarán más adelante en tablas dinámicas, excepto la manipulación flexible de tablas de informes, fue solo una de las muchas capacidades respaldadas por variables. Además, si los costos se ingresaran por semana y los ingresos por mes, el programa podría asignar o interpolar según corresponda. Este diseño de objetos permitió que las variables y los modelos completos se referenciaran entre sí con nombres de variables definidos por el usuario y realizar análisis multidimensionales y consolidaciones masivas, pero fácilmente editables.

Trapeze, una hoja de cálculo en Mac, fue más allá y admitió explícitamente no solo columnas de tablas, sino también operadores de matrices.

Hojas de cálculo lógicas

Las hojas de cálculo que tienen un lenguaje de fórmulas basado en expresiones lógicas, en lugar de expresiones aritméticas, se conocen como hojas de cálculo lógicas. Tales hojas de cálculo se pueden usar para razonar deductivamente sobre los valores de sus celdas.

Problemas de programación

Así como los primeros lenguajes de programación fueron diseñados para generar impresiones de hojas de cálculo, las propias técnicas de programación han evolucionado para procesar tablas (también conocidas como hojas de cálculo o matrices) de datos de manera más eficiente en la propia computadora.

Desarrollo de usuario final

Las hojas de cálculo son una herramienta popular de desarrollo para usuarios finales. EUD denota actividades o técnicas en las que personas que no son desarrolladores profesionales crean comportamientos automatizados y objetos de datos complejos sin un conocimiento significativo de un lenguaje de programación. A muchas personas les resulta más fácil realizar cálculos en hojas de cálculo que escribir el programa secuencial equivalente. Esto se debe a varias características de las hojas de cálculo.

• Utilizan relaciones espaciales para definir las relaciones del programa. Los seres humanos tienen intuiciones muy desarrolladas sobre los espacios y las dependencias entre elementos. La programación secuencial generalmente requiere escribir línea tras línea de texto, que debe leerse lenta y cuidadosamente para comprenderlo y cambiarlo.
• Son indulgentes, permitiendo que los resultados parciales y las funciones funcionen. Una o más partes de un programa pueden funcionar correctamente, incluso si otras partes están sin terminar o rotas. Esto hace que escribir y depurar programas sea más fácil y rápido. La programación secuencial generalmente necesita que cada línea y carácter del programa sean correctos para que se ejecute un programa. Un error generalmente detiene todo el programa y evita cualquier resultado. Aunque esta facilidad de uso es un beneficio del desarrollo de hojas de cálculo, a menudo conlleva un mayor riesgo de errores.
• Las hojas de cálculo modernas permiten la notación secundaria. El programa se puede anotar con colores, tipos de letra, líneas, etc. para proporcionar pistas visuales sobre el significado de los elementos del programa.
• Las extensiones que permiten a los usuarios crear nuevas funciones pueden proporcionar las capacidades de un lenguaje funcional.
• Extensiones que permiten a los usuarios construir y aplicar modelos desde el dominio del aprendizaje automático.
• Las hojas de cálculo son versátiles. Con su lógica booleana y capacidades gráficas, incluso el diseño de circuitos electrónicos es posible.
• Las hojas de cálculo pueden almacenar datos relacionales y las fórmulas de hojas de cálculo pueden expresar todas las consultas de SQL. Existe un traductor de consultas, que genera automáticamente la implementación de la hoja de cálculo a partir del código SQL.

Programas de hoja de cálculo

Un "programa de hoja de cálculo" está diseñado para realizar tareas de cálculo generales utilizando relaciones espaciales en lugar del tiempo como principio organizador principal.

A menudo es conveniente pensar en una hoja de cálculo como un gráfico matemático, donde los nodos son celdas de la hoja de cálculo y los bordes son referencias a otras celdas especificadas en fórmulas. Esto a menudo se llama el gráfico de dependencia de la hoja de cálculo. Las referencias entre celdas pueden aprovechar los conceptos espaciales, como la posición relativa y la posición absoluta, así como las ubicaciones con nombre, para que las fórmulas de la hoja de cálculo sean más fáciles de comprender y administrar.

Las hojas de cálculo generalmente intentan actualizar automáticamente las celdas cuando las celdas dependen del cambio. Las primeras hojas de cálculo usaban tácticas simples como evaluar celdas en un orden particular, pero las hojas de cálculo modernas calculan siguiendo un orden mínimo de recálculo del gráfico de dependencia. Las hojas de cálculo posteriores también incluyen una capacidad limitada para propagar valores a la inversa, alterando los valores de origen para que se alcance una respuesta particular en una celda determinada. Sin embargo, dado que las fórmulas de las celdas de las hojas de cálculo generalmente no son reversibles, esta técnica tiene un valor algo limitado.

Muchos de los conceptos comunes a los modelos de programación secuencial tienen analogías en el mundo de las hojas de cálculo. Por ejemplo, el modelo secuencial del ciclo indexado generalmente se representa como una tabla de celdas, con fórmulas similares (que normalmente difieren solo en las celdas a las que hacen referencia).

Las hojas de cálculo han evolucionado para usar lenguajes de programación de secuencias de comandos como VBA como una herramienta para la extensibilidad más allá de lo que facilita el lenguaje de la hoja de cálculo.

Deficiencias

Si bien las hojas de cálculo representaron un gran paso adelante en el modelado cuantitativo, tienen deficiencias. Sus deficiencias incluyen la percepción de hostilidad de las direcciones de celdas alfanuméricas.

• La investigación realizada por ClusterSeven ha mostrado enormes discrepancias en la forma en que las instituciones financieras y las entidades corporativas entienden, administran y vigilan sus a menudo vastas propiedades de hojas de cálculo y datos financieros no estructurados (incluidos los archivos de valores separados por comas (CSV) y las bases de datos de Microsoft Access). Un estudio realizado a principios de 2011 de casi 1500 personas en el Reino Unido encontró que el 57% de los usuarios de hojas de cálculo nunca han recibido capacitación formal sobre el paquete de hojas de cálculo que utilizan. El 72% dijo que ningún departamento interno verifica la precisión de sus hojas de cálculo. Solo el 13% dijo que Auditoría Interna revisa sus hojas de cálculo, mientras que solo el 1% recibe cheques de su departamento de riesgos.
• Las hojas de cálculo pueden tener problemas de confiabilidad. Los estudios de investigación estiman que alrededor del 1% de todas las fórmulas en las hojas de cálculo operativas son erróneas.

A pesar de los altos riesgos de error a menudo asociados con la autoría y el uso de hojas de cálculo, se pueden tomar medidas específicas para mejorar significativamente el control y la confiabilidad al reducir estructuralmente la probabilidad de que ocurran errores en su origen.

• La expresividad práctica de las hojas de cálculo puede verse limitada a menos que se utilicen sus características modernas. Varios factores contribuyen a esta limitación. La implementación de un modelo complejo en una base de celda a la vez requiere una tediosa atención a los detalles. Los autores tienen dificultad para recordar los significados de cientos o miles de direcciones de celdas que aparecen en las fórmulas.

Estos inconvenientes se mitigan mediante el uso de variables con nombre para designaciones de celdas y el empleo de variables en fórmulas en lugar de ubicaciones de celdas y manipulaciones celda por celda. Los gráficos se pueden usar para mostrar instantáneamente cómo cambian los resultados por cambios en los valores de los parámetros. La hoja de cálculo se puede hacer invisible excepto por una interfaz de usuario transparente que solicita la entrada pertinente del usuario, muestra los resultados solicitados por el usuario, crea informes y tiene trampas de error integradas para solicitar la entrada correcta.

• Del mismo modo, las fórmulas expresadas en términos de direcciones de celdas son difíciles de seguir y difíciles de auditar. Las investigaciones muestran que los auditores de hojas de cálculo que verifican resultados numéricos y fórmulas de celdas no encuentran más errores que los auditores que solo verifican resultados numéricos. Esa es otra razón para usar variables con nombre y fórmulas que emplean variables con nombre.

Específicamente, las hojas de cálculo suelen contener muchas copias de la misma fórmula. Cuando se modifica la fórmula, el usuario tiene que cambiar cada celda que contenga esa fórmula. Por el contrario, la mayoría de los lenguajes informáticos permiten que una fórmula aparezca solo una vez en el código y logra la repetición mediante bucles, lo que los hace mucho más fáciles de implementar y auditar.

• La alteración de una dimensión exige una cirugía mayor. Cuando se agregan o eliminan filas (o columnas) de una tabla, se debe ajustar el tamaño de muchas tablas posteriores que dependen de la tabla que se cambia. En el proceso, a menudo es necesario mover otras celdas para hacer espacio para las nuevas columnas o filas y para ajustar las fuentes de datos del gráfico. En hojas de cálculo grandes, esto puede llevar mucho tiempo.
• Agregar o quitar una dimensión es tan difícil que generalmente hay que empezar de nuevo. La hoja de cálculo como paradigma obliga a decidir sobre la dimensionalidad desde el principio de la creación de la hoja de cálculo, aunque a menudo es más natural tomar estas decisiones después de que el modelo de hoja de cálculo haya madurado. El deseo de agregar y eliminar dimensiones también surge en los análisis paramétricos y de sensibilidad.
• La colaboración en la creación de fórmulas de hojas de cálculo puede ser difícil cuando dicha colaboración se produce a nivel de celdas y direcciones de celdas.

Otros problemas asociados con las hojas de cálculo incluyen:

• Algunas fuentes recomiendan el uso de software especializado en lugar de hojas de cálculo para algunas aplicaciones (presupuestos, estadísticas)
• Muchos productos de software de hojas de cálculo, como Microsoft Excel (versiones anteriores a 2007) y OpenOffice.org Calc (versiones anteriores a 2008), tienen un límite de capacidad de 65 536 filas por 256 columnas (2 y 2 respectivamente). Esto puede presentar un problema para las personas que utilizan conjuntos de datos muy grandes y puede provocar la pérdida de datos. A pesar del tiempo transcurrido, un ejemplo reciente es la pérdida de positivos por COVID-19 en las estadísticas británicas de septiembre y octubre de 2020.
• Falta de auditoría y control de revisión. Esto hace que sea difícil determinar quién cambió qué y cuándo. Esto puede causar problemas con el cumplimiento normativo. La falta de control de revisión aumenta en gran medida el riesgo de errores debido a la incapacidad de rastrear, aislar y probar los cambios realizados en un documento.
• Falta de seguridad. Las hojas de cálculo carecen de controles sobre quién puede ver y modificar datos particulares. Esto, combinado con la falta de auditoría anterior, puede facilitar que alguien cometa fraude.
• Debido a que están poco estructurados, es fácil que alguien introduzca un error, ya sea accidental o intencionalmente, ingresando información en el lugar equivocado o expresando dependencias entre celdas (como en una fórmula) incorrectamente.
• Los resultados de una fórmula (ejemplo "=A1*B1") se aplican solo a una sola celda (es decir, la celda en la que se encuentra la fórmula; en este caso, quizás C1), aunque puede "extraer" datos de muchos otros celdas e incluso fechas en tiempo real y horas reales. Esto significa que para generar un cálculo similar en una matriz de celdas, se debe repetir una fórmula casi idéntica (pero que resida en su propia celda de "salida") para cada fila de la matriz de "entrada". Esto difiere de una "fórmula" en un programa de computadora convencional, que normalmente hace un cálculo que se aplica a todas las entradas a su vez. Con las hojas de cálculo actuales, esta repetición forzada de fórmulas casi idénticas puede tener consecuencias perjudiciales desde el punto de vista de la garantía de calidad y suele ser la causa de muchos errores en las hojas de cálculo.
• Tratar de administrar el gran volumen de hojas de cálculo que puede existir en una organización sin la seguridad adecuada, los registros de auditoría, la introducción involuntaria de errores y otros elementos enumerados anteriormente puede volverse abrumador.

Si bien existen herramientas integradas y de terceros para aplicaciones de hojas de cálculo de escritorio que abordan algunas de estas deficiencias, el conocimiento y el uso de estas es generalmente bajo. Un buen ejemplo de esto es que el 55% de los profesionales del Mercado de Capitales “no saben” cómo se auditan sus hojas de cálculo; solo el 6% invierte en una solución de terceros

Riesgo de hoja de cálculo

El riesgo de hoja de cálculo es el riesgo asociado con la obtención de un valor materialmente incorrecto de una aplicación de hoja de cálculo que se utilizará para tomar una decisión relacionada (generalmente basada en números). Los ejemplos incluyen la valoración de un activo, la determinación de cuentas financieras, el cálculo de dosis medicinales o el tamaño de una viga de carga para ingeniería estructural. El riesgo puede surgir del ingreso de valores de datos erróneos o fraudulentos, de errores (o cambios incorrectos) dentro de la lógica de la hoja de cálculo o la omisión de actualizaciones relevantes (por ejemplo, tipos de cambio desactualizados). Algunos errores de instancia única han superado los mil millones de dólares estadounidenses. Debido a que el riesgo de la hoja de cálculo está vinculado principalmente a las acciones (o inacción) de las personas, se define como una subcategoría del riesgo operativo.

A pesar de esto, la investigación realizada por ClusterSeven reveló que alrededor de la mitad (48 %) de los ejecutivos de nivel C y los gerentes sénior de las empresas que informan ingresos anuales superiores a £ 50 millones dijeron que no había ningún control de uso o que los procesos manuales se aplicaban de manera deficiente sobre el uso de hojas de cálculo en las empresas.

En 2013, Thomas Herndon, un estudiante graduado de economía de la Universidad de Massachusetts Amherst, encontró importantes fallas de codificación en la hoja de cálculo utilizada por los economistas Carmen Reinhart y Kenneth Rogoff en Growth in a Time of Debt, un artículo de revista de 2010 muy influyente. El artículo de Reinhart y Rogoff se utilizó ampliamente como justificación para impulsar los programas de austeridad europeos de 2010-2013.