Gestión jurídica empresarial

Enterprise Legal Management (ELM) o Gestión jurídica empresarial es una estrategia de gestión de prácticas de los departamentos jurídicos corporativos, los departamentos de reclamaciones de seguros y los departamentos gubernamentales de gestión legal y de contratos.

ELM se desarrolló durante la década de 1990 en respuesta a las crecientes demandas corporativas de responsabilidad, transparencia y previsibilidad, y emplea software para administrar documentos legales internos y flujos de trabajo, facturación electrónica y para guiar la toma de decisiones a través de informes y análisis.

Definiciones

Aún siendo un término en evolución, ELM es una disciplina de gestión reconocida y un objetivo estratégico del consejo general. Algunos han argumentado que ELM cae dentro de la categoría más amplia de gobierno corporativo, riesgo y cumplimiento (GRC); otros sostienen que ELM y GRC son entidades separadas a lo largo de un continuo.

Las tecnologías separadas pero relacionadas incluyen el gobierno de la información, el descubrimiento electrónico, la retención legal, la gestión de contratos, la secretaría corporativa y las comunicaciones de la junta directiva. El software ELM puede integrar algunos o todos estos componentes.

Desarrollo historico

Gestión de la práctica temprana

La gestión de la práctica legal se refiere al aspecto comercial de operar un bufete de abogados o un equipo legal interno. Los componentes incluyen economía, comunicación y gestión en el lugar de trabajo, ética y servicio al cliente.

Históricamente, el gasto legal corporativo se consideraba una "caja negra" con previsibilidad y transparencia limitadas, lo que dificultaba que los equipos legales corporativos analizaran las diferencias de eficiencia y costo entre firmas externas, o compararan el desempeño de la firma con los abogados contratados previamente.

Transición y adopción temprana

Varios factores llevaron a un alejamiento de las soluciones tradicionales de baja tecnología hacia ELM, sobre todo la expansión de Internet durante la década de 1990 y el posterior desarrollo de plataformas de software como servicio (SaaS). Dentro de los departamentos legales, los factores incluyeron un mayor riesgo de cumplimiento normativo, presupuestos más pequeños y demandas de los miembros de la junta de mayor responsabilidad, previsibilidad y transparencia.

Con el tiempo, la demanda de información presupuestaria, incluidas métricas como la relación entre el gasto legal y los ingresos totales de la empresa, se extendió más allá de los miembros de la junta para incluir a otras partes interesadas. Los departamentos legales corporativos se posicionaron como la próxima frontera de la eficiencia corporativa y la gestión de riesgos, y se los animó a operar como un verdadero socio comercial. Esto creó presión para reducir costos y, cuando fuera posible, generar ingresos para la empresa más grande.

Los variados tamaños y responsabilidades de los departamentos crearon una gama de necesidades de gestión de la práctica. Un departamento legal con una pequeña cantidad de abogados internos podría supervisar miles de casos administrados por abogados externos, mientras que un departamento legal interno grande podría manejar la mayoría de los casos internamente. Departamentos más pequeños centrados en la gestión del flujo de trabajo, la colaboración y la gestión de gastos; los departamentos más grandes tenían mayores necesidades de gestión de asuntos internos, utilización de abogados y gestión de documentos.

Las primeras transiciones electrónicas fueron hacia aplicaciones genéricas de gestión de asuntos, que sustituyeron a los archivos en papel como sistema de registro.

Especialización y expansión

Los sistemas iniciales de planificación de recursos empresariales no satisfacían las necesidades específicas de los departamentos jurídicos. Los costos legales externos presentaban desafíos de administración únicos debido al modelo de horas facturables y los requisitos laborales impredecibles. Especialización en software integrado de gestión de asuntos y software preexistente de facturación interna. Esta integración brindó la oportunidad de satisfacer las demandas gerenciales de mayor comunicación e información desde los departamentos legales corporativos. En última instancia, se extendió aún más para combinar la información legal con los departamentos de finanzas, cumplimiento y gestión de riesgos.

Estos desarrollos también presentaban riesgos para la gestión de la información en toda la empresa. El software especializado generó la posibilidad de conflictos entre las soluciones empresariales de toda la empresa y los sistemas ELM de los departamentos legales internos. Además, mantener la seguridad de los datos fue y sigue siendo una preocupación preeminente, especialmente para las plataformas ELM basadas en SaaS. Uno de cada cuatro directores legales (CLO) informó una violación de datos durante 2013–15, siendo la industria de la salud especialmente vulnerable.

Software ELM

La expansión de ELM como estrategia de gestión de la práctica fue fomentada por el crecimiento del software ELM. Ese crecimiento, a su vez, fue posible gracias a la expansión de Internet y la adopción de plataformas SaaS en una amplia gama de industrias. Los ingresos totales de todos los proveedores de SaaS se aceleraron en la década de 2010, y la Corporación Internacional de Datos (IDC) pronosticó que los ingresos aumentarían de $ 22,6 mil millones a $ 50,8 mil millones durante 2014–18.

El software ELM admite principalmente la gestión de asuntos y la facturación electrónica, con análisis e informes derivados que guían los procesos comerciales del departamento legal. A partir de 2013, el nivel de madurez de la industria se caracterizó como una corriente principal temprana, con una penetración de mercado de menos del 20 %.

Un informe de Blue Hill Research indicó que las motivaciones económicas han fomentado la adopción, con un retorno de la inversión promedio del 766 %; contracción del gasto medio del 4,5 % por el procesamiento automatizado y el rechazo de facturas no conformes; y una reducción media del gasto anual recurrente del 4 % por el uso de análisis para respaldar la gestión del gasto basada en datos.

Las variables que afectan la compra del software ELM incluyen consideraciones sobre el tipo de licencia, el alcance del uso, el mantenimiento y el soporte, la ubicación de la instalación y el cálculo de la tarifa de la licencia. Los proveedores emplean una gama de prácticas de concesión de licencias, sin ningún modelo inherentemente ventajoso o desventajoso.

Componentes del software ELM

Gestión de asuntos

La gestión de asuntos incluye el almacenamiento y la recuperación de todos los datos relacionados con asuntos manejados por un departamento legal, incluida la creación, revisión, aprobación y consumo de documentos legales. La gestión de asuntos se utiliza para facilitar la colaboración de documentos internamente y con asesores externos. En asuntos legales complejos, como litigios masivos por agravios, el software ELM proporciona capacidades de gestión de asuntos, como la carga por lotes de facturas para acelerar la revisión y aprobación.

Facturación electrónica

La facturación electrónica proporciona un depósito centralizado para facturas y facturas legales, y un método para entregar esas facturas de forma segura para su revisión y pago. El software ELM se integra con el software interno de facturación electrónica a través del formato Legal Electronic Data Exchange Standard (LEDES), que ha estandarizado la transferencia de datos legales. El desarrollo de LEDES a fines de la década de 1990 se complementó con la creación del Sistema Uniforme de Gestión Basado en Tareas (UTBMS, por sus siglas en inglés) de la American Bar Association para establecer una codificación consistente de servicios por parte de abogados externos.

La facturación electrónica automatiza la revisión de errores de cumplimiento, la asignación a centros de costos y el enrutamiento para aprobación. La investigación independiente sugiere que reduce los costos al disminuir el trabajo manual y los costos de papel.

Analítica y gestión de procesos de negocio

Los datos de gestión de asuntos y facturación electrónica recopilados por el software ELM se utilizan para generar informes y proporcionar análisis que influyen en la gestión de procesos comerciales dentro de los departamentos legales.

Según una encuesta de Gartner, los CLO se centran cada vez más en el cumplimiento normativo, la satisfacción de los clientes y las partes interesadas y la gestión de riesgos. Los esfuerzos para reducir los gastos legales se centran en la reducción de los costos de los abogados externos, lo que se logra mediante la negociación de arreglos de honorarios alternativos, una mayor dependencia de los abogados internos y la convergencia de los abogados externos. El uso de tarifas fijas para asuntos completos creció del 12 % al 20 % durante 2013–15, y los departamentos legales más grandes (aquellos que prestan servicios a empresas con al menos $4 mil millones en ingresos anuales) tienen más del doble de probabilidades de utilizar una estructura de tarifas fijas en comparación con las empresas con menos de $100 millones en ingresos anuales.

Los departamentos legales utilizan análisis para informar estas decisiones de presupuesto y previsión, con la selección de bufetes de abogados externos en función de las compensaciones entre el costo y el desempeño del abogado. Los datos de facturación históricos internos y los puntos de referencia de la industria identifican las tendencias y las diferencias entre los proveedores y las tarifas promedio asociadas con los tipos de asuntos. Algunos proveedores de software ELM ofrecen métricas comparativas obtenidas de los suscriptores.

Los desarrollos recientes dentro del software ELM incluyen la utilización de aprendizaje automático e inteligencia artificial para predecir los costos de las reclamaciones. Estos tipos de predicciones están destinados a reducir el índice combinado de la aseguradora impulsando liquidaciones anticipadas para reclamos que probablemente tengan un costo mayor que el promedio. Los proveedores de ELM que ofrecen estas afirmaciones predictivas incluyen LSG, Jalubro y Thomson Reuters. Los primeros datos sobre el retorno de la inversión del análisis predictivo de datos sugieren reducciones promedio de gastos legales de 6-11%.