Gestión del tiempo

Gestión del tiempo es el proceso de planificar y ejercer un control consciente del tiempo dedicado a actividades específicas, especialmente para aumentar la eficacia, la eficiencia y la productividad. Implica varias demandas sobre una persona relacionadas con el trabajo, la vida social, la familia, los pasatiempos, los intereses personales y los compromisos con la naturaleza finita del tiempo. Usar el tiempo de manera efectiva le da a la persona "opciones" en gastar o administrar actividades en su propio tiempo y conveniencia. La gestión del tiempo puede ser asistida por una variedad de habilidades, herramientas y técnicas que se utilizan para administrar el tiempo cuando se realizan tareas, proyectos y objetivos específicos que cumplen con una fecha de vencimiento. Inicialmente, la gestión del tiempo se refería solo a actividades comerciales o laborales, pero finalmente, el término se amplió para incluir también actividades personales. Un sistema de gestión del tiempo es una combinación diseñada de procesos, herramientas, técnicas y métodos. La gestión del tiempo suele ser una necesidad en cualquier gestión de proyectos, ya que determina el tiempo y el alcance de finalización del proyecto.

Los principales temas que surgen de la literatura sobre la gestión del tiempo incluyen la creación de un entorno propicio para la eficacia (en términos de costo-beneficio, calidad de los resultados y tiempo para completar tareas o proyectos), el establecimiento de prioridades, el proceso relacionado de reducción del tiempo dedicado a las no prioridades y la implementación de las metas.

Visiones culturales de la gestión del tiempo

Las diferencias en la forma en que una cultura ve el tiempo pueden afectar la forma en que se administra su tiempo. Por ejemplo, una vista de tiempo lineal es una forma de concebir el tiempo como si fluyera de un momento al siguiente de forma lineal. Esta percepción lineal del tiempo es predominante en América junto con la mayoría de los países del norte de Europa, como Alemania, Suiza e Inglaterra. Las personas en estas culturas tienden a otorgar un gran valor a la gestión productiva del tiempo y tienden a evitar decisiones o acciones que resultarían en una pérdida de tiempo. Esta visión lineal del tiempo se correlaciona con que estas culturas sean más "monocrónicas" o prefieran hacer una sola cosa a la vez. En términos generales, esta visión cultural conduce a un mejor enfoque en la realización de una tarea singular y, por tanto, a una gestión del tiempo más productiva.

Otra vista del tiempo cultural es la vista del tiempo multiactivo. En culturas multiactivas, la mayoría de las personas sienten que cuantas más actividades o tareas se realicen a la vez, mejor. Esto crea una sensación de felicidad. Las culturas multiactivas son “policrónicas” o prefieren realizar múltiples tareas a la vez. Esta vista del tiempo multiactiva es prominente en la mayoría de los países del sur de Europa, como España, Portugal e Italia. En estas culturas, las personas a menudo tienden a dedicar tiempo a cosas que consideran más importantes, como dar gran importancia a terminar las conversaciones sociales. En entornos empresariales, a menudo prestan poca atención a la duración de las reuniones, más bien se centran en tener reuniones de alta calidad. En general, el enfoque cultural tiende a estar en la sinergia y la creatividad sobre la eficiencia.

Una vista de tiempo cultural final es una vista de tiempo cíclico. En las culturas cíclicas, el tiempo no se considera lineal ni relacionado con eventos. Debido a que los días, los meses, los años, las estaciones y los eventos suceden de manera regular y repetitiva, el tiempo se considera cíclico. Desde este punto de vista, el tiempo no se considera una pérdida porque siempre volverá más tarde, por lo tanto, hay una cantidad ilimitada de él. Esta visión del tiempo cíclico prevalece en la mayoría de los países de Asia, incluidos Japón y China. Es más importante en culturas con conceptos cíclicos de tiempo completar las tareas correctamente, por lo tanto, la mayoría de las personas pasarán más tiempo pensando en las decisiones y el impacto que tendrán, antes de actuar sobre sus planes. La mayoría de las personas en culturas cíclicas tienden a entender que otras culturas tienen diferentes perspectivas del tiempo y son conscientes de esto cuando actúan en un escenario global.

Crear un entorno eficaz

Alguna literatura sobre gestión del tiempo hace hincapié en las tareas relacionadas con la creación de un entorno propicio para la vida "real" eficacia. Estas estrategias incluyen principios tales como:

• "se organiza" - el triaje de papeleo y de tareas,
• "proteger el tiempo" por aislamiento, aislamiento y delegación,
• "a través de la gestión de objetivos y a través de enfoque objetivo" - énfasis motivacional,
• "recovering from bad time-habits" - recuperación de problemas psicológicos subyacentes, por ejemplo procrastinación.

Además, el momento de abordar las tareas es importante. Como las tareas que requieren altos niveles de concentración y energía mental, a menudo se realizan al comienzo del día, cuando la persona está más descansada. La literatura también se enfoca en superar problemas psicológicos crónicos como la procrastinación.

La incapacidad excesiva y crónica para administrar el tiempo de manera eficaz puede deberse al trastorno por déficit de atención con hiperactividad (TDAH). Los criterios de diagnóstico incluyen una sensación de bajo rendimiento, dificultad para organizarse, problemas para comenzar, problemas para administrar muchos proyectos simultáneos y problemas con el seguimiento. Daniel Amen se centra en la corteza prefrontal, que es la parte del cerebro que ha evolucionado más recientemente. Maneja las funciones de capacidad de atención, manejo de impulsos, organización, aprendizaje de la experiencia y autocontrol, entre otras. Algunos autores argumentan que cambiar el funcionamiento de la corteza prefrontal es posible y ofrecen una solución.

Establecer prioridades y objetivos

Las estrategias de gestión del tiempo a menudo se asocian con la recomendación de establecer metas personales. La literatura enfatiza temas como:

• "Trabajo en Orden Prioritario" – establecer metas y priorizar,
• "Set gravitational goals" – que atraen las acciones automáticamente.

Estos objetivos se registran y se pueden desglosar en un proyecto, un plan de acción o una simple lista de tareas. Para tareas individuales o para objetivos, se puede establecer una clasificación de importancia, establecer plazos y asignar prioridades. Este proceso da como resultado un plan con una lista de tareas, programa o calendario de actividades. Los autores pueden recomendar períodos de planificación diarios, semanales, mensuales u otros, asociados con diferentes alcances de planificación o revisión. Esto se hace de varias maneras, de la siguiente manera:

Análisis ABCD

Una técnica que se ha utilizado en la gestión empresarial durante mucho tiempo es la categorización de grandes datos en grupos. Estos grupos a menudo se marcan como A, B, C y D, de ahí el nombre. Las actividades se clasifican según estos criterios generales:

• A – Tareas que se consideran urgentes e importantes,
• B – Tareas importantes pero no urgentes,
• C – Tareas que no son importantes pero urgentes,
• D – Tareas que no son importantes y no urgentes.

A continuación, cada grupo se ordena por orden de prioridad; para refinar aún más la priorización, algunas personas optan por clasificar a la fuerza a todos los "B" elementos como "A" o "C". El análisis ABC puede incorporar más de tres grupos.

Análisis de Pareto

El principio de Pareto es la idea de que el 80 % de las consecuencias provienen del 20 % de las causas. Aplicado a la productividad, significa que el 80% de los resultados se pueden lograr haciendo el 20% de las tareas. Si la productividad es el objetivo de la gestión del tiempo, entonces estas tareas deben priorizarse más.

El Método Eisenhower

Una caja básica para evaluar la urgencia y la importancia. Los artículos pueden colocarse en puntos más precisos dentro de cada cuadrante.

El "Método Eisenhower" o "Principio de Eisenhower" es un método que utiliza los principios de importancia y urgencia para organizar las prioridades y la carga de trabajo. Este método surge de una cita atribuida a Dwight D. Eisenhower: "Tengo dos tipos de problemas, los urgentes y los importantes. Los urgentes no son importantes, y los importantes nunca son urgentes." Eisenhower no reclamó esta idea como propia, sino que se la atribuyó a un "ex presidente de la universidad" (sin nombre).

Usando el principio de decisión de Eisenhower, las tareas se evalúan usando los criterios importante/no importante y urgente/no urgente, y luego se colocan en los cuadrantes correspondientes en una matriz de Eisenhower (también conocida como "caja de Eisenhower" o & #34;Matriz de decisión de Eisenhower"). Las tareas en los cuadrantes se manejan de la siguiente manera.

1. Las tareas importantes y urgentes de cuadrante se realizan de forma inmediata y personal, por ejemplo crisis, plazos, problemas.
2. Las tareas cuadrantes importantes/no urgentes obtienen una fecha final y se hacen personalmente, por ejemplo, relaciones, planificación, recreación.
3. Se delegan tareas de cuadrante inimportantes y urgentes, por ejemplo interrupciones, reuniones, actividades.
4. Se eliminan tareas inimportantes/no urgentes de cuadrante, por ejemplo, lavadoras de tiempo, actividades agradables, trivia.

Método POSEC

POSEC es un acrónimo de "Priorizar organizando, simplificando, economizando y contribuyendo". El método dicta una plantilla que enfatiza el sentido inmediato de seguridad emocional y monetaria de un individuo promedio. Sugiere que al atender primero las responsabilidades personales de uno, un individuo está mejor posicionado para asumir responsabilidades colectivas.

Inherente al acrónimo hay una jerarquía de autorrealización, que refleja la jerarquía de necesidades de Abraham Maslow.

1. Prioritize your time and define your life by goals.
2. Organize things you have to achieve regularly to be successful (family and finances).
3. Scosas de trama que no le gusta hacer, pero debe hacer (trabajo y tareas).
4. Economizar cosas que usted debe hacer o puede incluso desear hacer, pero no son urgentemente urgentes (pasar y socializar).
5. Catribuir prestando atención a las pocas cosas restantes que marcan una diferencia (obligaciones sociales).

Eliminación de elementos no prioritarios

La gestión del tiempo también cubre cómo eliminar tareas que no aportan valor a la persona o la organización.

La ejecutiva de software Elisabeth Hendrickson afirma que el estricto cumplimiento de las listas de tareas puede crear una "tiranía de la lista de tareas pendientes" que obliga a uno a "perder el tiempo en actividades sin importancia".

Parte del establecimiento de prioridades y metas es la emoción "preocupación" y su función es ignorar el presente para fijarse en un futuro que nunca llega, lo que lleva al gasto infructuoso de tiempo y energía. Es un costo innecesario o un aspecto falso que puede interferir con los planes debido a factores humanos. El Método Eisenhower es una estrategia utilizada para competir con la preocupación y las tareas aburridas e imperativas. La preocupación como estrés es una reacción a un conjunto de factores ambientales; entender que esto no es parte de la persona le da a la persona posibilidades de manejarlos. Los atletas bajo un entrenador llaman a esta gestión como "poner cara de juego".

El cambio es difícil y los patrones de la vida diaria son los hábitos más profundamente arraigados de todos. Para eliminar las tareas no prioritarias en el tiempo de estudio, se sugiere dividir las tareas, capturar los momentos, revisar el método de manejo de tareas, posponer las tareas sin importancia (entendiendo que la relevancia actual y el sentido de urgencia de una tarea reflejan los deseos de la persona en lugar de la importancia de la tarea), gestionar el equilibrio de la vida (descanso, sueño, ocio) y engañar al ocio y al tiempo improductivo (escuchar grabaciones de audio de conferencias, ver presentaciones de conferencias cuando se está en una cola, etc.).

Ciertos factores innecesarios que afectan la gestión del tiempo son los hábitos, la falta de definición de tareas (falta de claridad), la sobreprotección del trabajo, la culpa de no cumplir los objetivos y la consiguiente evitación de las tareas presentes, definiendo tareas con expectativas más altas que sus vale la pena (sobrecualificación), centrándose en asuntos que tienen una perspectiva aparentemente positiva sin evaluar su importancia para las necesidades personales, tareas que requieren apoyo y tiempo, intereses seccionales y conflictos, etc. Un proceso sistemático habituado se convierte en un dispositivo que la persona puede utilizar con la propiedad para la gestión eficaz del tiempo.

Implementación de objetivos

Una lista de tareas (también llamada lista de tareas pendientes o "cosas por hacer") es una lista de tareas que deben completarse, como tareas domésticas o pasos para completar un proyecto. Es una herramienta de inventario que sirve como alternativa o complemento a la memoria.

Las listas de tareas se utilizan en la autogestión, la gestión empresarial, la gestión de proyectos y el desarrollo de software. Puede incluir más de una lista.

Cuando se completa uno de los elementos de una lista de tareas, la tarea se marca o se tacha. El método tradicional es escribirlos en una hoja de papel con un bolígrafo o un lápiz, generalmente en un bloc de notas o en un portapapeles. Las listas de tareas también pueden tener la forma de listas de verificación en papel o de software.

La escritora Julie Morgenstern sugiere lo que se debe hacer y lo que no se debe hacer. de gestión del tiempo que incluyen:

• Mapear todo lo que es importante, haciendo una lista de tareas.
• Cree "un oasis de tiempo" para que uno pueda manejar.
• Di "No".
• Establecer prioridades.
• No lo dejes todo.
• No creas que una tarea crítica se hará en el tiempo libre.

Ya están disponibles numerosos equivalentes digitales, incluidas las aplicaciones de gestión de información personal (PIM) y la mayoría de las PDA. También hay varias aplicaciones de listas de tareas basadas en la web, muchas de las cuales son gratuitas.

Organización de la lista de tareas

Las listas de tareas a menudo se organizan en diarios y en niveles. El sistema escalonado más simple incluye una lista general de tareas pendientes (o archivo de retención de tareas) para registrar todas las tareas que la persona debe realizar y una lista diaria de tareas pendientes que se crea cada día mediante la transferencia de tareas de la lista general de tareas pendientes.. Una alternativa es crear una "lista de tareas pendientes", para evitar tareas innecesarias.

Las listas de tareas a menudo se priorizan de las siguientes maneras.

• Una lista diaria de cosas que hacer, numerada en el orden de su importancia y hecha en ese orden uno a la vez como el tiempo diario permite, se atribuye al consultor Ivy Lee (1877-1934) como el consejo más provechoso recibido por Charles M. Schwab (1862-1939), presidente de la Corporación de Acero de Belén.
• Un primer defensor de la priorización "ABC" fue Alan Lakein, en 1973. En su sistema "A" los elementos fueron los más importantes ("A-1" los más importantes dentro de ese grupo), "B" el siguiente más importante, "C" menos importante.
• Un método particular para aplicar el Método ABC asigna "A" a las tareas que se deben realizar dentro de un día, "B" una semana, y "C" un mes.
• Para priorizar una lista de tareas diaria, se registran las tareas en el orden de máxima prioridad, o se les asigna un número después de que se enumeran ("1" para mayor prioridad, "2" para la segunda máxima prioridad, etc.) que indica en qué orden de ejecutar las tareas. Este último método es generalmente más rápido, permitiendo que las tareas se registren más rápidamente.
• Otra forma de priorizar tareas obligatorias (grupo A) es poner primero a la más desagradable. Cuando se hace, el resto de la lista se siente más fácil. Los grupos B y C pueden beneficiarse de la misma idea, pero en lugar de hacer la primera tarea (que es la más desagradable) de inmediato, da motivación para hacer otras tareas de la lista para evitar la primera.

Un enfoque completamente diferente que argumenta en contra de priorizar por completo fue propuesto por el autor británico Mark Forster en su libro "Do It Tomorrow and Other Secrets of Time Management". Esto se basa en la idea de funcionamiento "cerrado" listas de tareas, en lugar de las tradicionales "abiertas" lista de quehaceres. Argumenta que las interminables listas tradicionales de tareas pendientes prácticamente garantizan que parte de su trabajo se quedará sin hacer. Este enfoque aboga por hacer todo su trabajo, todos los días, y si no puede lograrlo, eso lo ayuda a diagnosticar dónde está yendo mal y qué necesita cambiar.

Varios escritores han subrayado las posibles dificultades con las listas de tareas como las siguientes.

• La gestión de la lista puede hacerse cargo de su aplicación. Esto podría ser causado por la procrastinación al prolongar la actividad de planificación. Esto es similar a la parálisis de análisis. Como con cualquier actividad, hay un punto de disminución de los rendimientos.
• Para mantenerse flexible, un sistema de tareas debe permitir el desastre. Una empresa debe estar lista para un desastre. Incluso si es un pequeño desastre, si nadie hizo tiempo para esta situación, puede metástasis, potencialmente causando daños a la empresa.
• Para evitar quedar atrapado en un patrón desperdicio, el sistema de tareas también debe incluir sesiones regulares (mensuales, semianuales y anuales) de planificación y evaluación del sistema, para eliminar deficiencias y asegurar que el usuario se encabeza en la dirección que él o ella realmente desea.
• Si algún tiempo no se gasta regularmente en lograr objetivos de largo alcance, el individuo puede quedar atrapado en un patrón de retención perpetua en planes de corto plazo, como permanecer en un trabajo en particular mucho más largo de lo previsto originalmente.

Aplicaciones de software

Muchas empresas utilizan software de seguimiento del tiempo para realizar un seguimiento del tiempo de trabajo de un empleado, las horas facturables, etc., p. software de gestión de la práctica de la ley.

Muchos productos de software para la gestión del tiempo admiten varios usuarios. Le permiten a la persona dar tareas a otros usuarios y usar el software para comunicarse y priorizar tareas.

Las aplicaciones de lista de tareas se pueden considerar como un administrador de información personal liviano o un software de administración de proyectos.

Las aplicaciones modernas de listas de tareas pueden tener una jerarquía de tareas integrada (las tareas se componen de subtareas que, a su vez, pueden contener subtareas), pueden admitir varios métodos de filtrado y orden de la lista de tareas y pueden permitir asociar notas arbitrariamente largas para cada tarea.

En contraste con el concepto de permitir que la persona utilice varios métodos de filtrado, al menos un producto de software contiene además un modo en el que el software intentará determinar dinámicamente las mejores tareas para un momento dado.

Sistemas de gestión del tiempo

Los sistemas de administración del tiempo a menudo incluyen un reloj registrador o una aplicación basada en la web que se utiliza para realizar un seguimiento de las horas de trabajo de un empleado. Los sistemas de administración del tiempo brindan a los empleadores información sobre su fuerza laboral, lo que les permite ver, planificar y administrar a los empleados. hora. Hacerlo permite a los empleadores administrar los costos laborales y aumentar la productividad. Un sistema de gestión del tiempo automatiza los procesos, lo que elimina el papeleo y las tareas tediosas.

GTD (hacer las cosas)

Getting Things Done fue creado por David Allen. La idea básica detrás de este método es terminar todas las tareas pequeñas de inmediato y una tarea grande se divide en tareas más pequeñas para comenzar a completar ahora. El razonamiento detrás de esto es evitar la sobrecarga de información o "congelación de cerebro" que es probable que ocurra cuando hay cientos de tareas. El objetivo de GTD es animar al usuario a poner sus tareas e ideas en papel y organizarlas lo más rápido posible para que sean fáciles de administrar y ver.

Pomodoro

La "Técnica Pomodoro" de Francesco Cirillo; se concibió originalmente a fines de la década de 1980 y se perfeccionó gradualmente hasta que se definió más tarde en 1992. La técnica es el mismo nombre de un temporizador de cocina con forma de Pomodoro (tomate en italiano) utilizado inicialmente por Cirillo durante su tiempo en la universidad. El "Pomodoro" se describe como la métrica fundamental del tiempo dentro de la técnica y se define tradicionalmente como una duración de 30 minutos, que consta de 25 minutos de trabajo y 5 minutos de descanso. Cirillo también recomienda un descanso más largo de 15 a 30 minutos después de cada cuatro Pomodoros. A través de la experimentación con varios grupos de trabajo y actividades de tutoría, Cirillo determinó el "Pomodoro ideal" tener una duración de 20 a 35 minutos.

Conceptos relacionados

La gestión del tiempo está relacionada con los siguientes conceptos.

• Gestión de proyectos: La gestión del tiempo puede considerarse un subconjunto de gestión de proyectos y es más comúnmente conocido como planificación de proyectos y programación de proyectos. La gestión del tiempo también se ha identificado como una de las funciones básicas identificadas en la gestión de proyectos.
• La gestión de la atención se relaciona con la gestión de los recursos cognitivos, y en particular el tiempo que los humanos asignan su mente (y organizan las mentes de sus empleados) para realizar algunas actividades.
• El bloqueo de tiempo es una estrategia de gestión del tiempo que aboga específicamente por asignar trozos de tiempo a tareas dedicadas para promover un enfoque más profundo y productividad.

La administración del tiempo organizacional es la ciencia de identificar, valorar y reducir el desperdicio de costos de tiempo dentro de las organizaciones. Identifica, informa y valora financieramente el tiempo sostenible, el tiempo perdido y el tiempo efectivo dentro de una organización y desarrolla el caso de negocio para convertir el tiempo perdido en tiempo productivo a través de la financiación de productos, servicios, proyectos o iniciativas como un retorno positivo de la inversión.