Gestión de registros

La gestión de registros, también conocida como gestión de registros e información, es una función organizativa dedicada a la gestión de la información en una organización a lo largo de su ciclo de vida, desde el momento de la creación o recepción hasta su disposición final. Esto incluye identificar, clasificar, almacenar, asegurar, recuperar, rastrear y destruir o conservar registros de forma permanente. La norma ISO 15489-1:2001 ("ISO 15489-1:2001") define la gestión de registros como "[el] campo de la gestión responsable del control eficiente y sistemático de la creación, recepción, mantenimiento, uso y disposición de registros, incluidos los procesos para capturar y mantener pruebas e información sobre actividades comerciales y transacciones en forma de registros".

Los registros de una organización preservan aspectos de la memoria institucional. Para determinar cuánto tiempo conservar los registros, es importante su capacidad de reutilización. Muchos se mantienen como evidencia de actividades, transacciones y decisiones. Otros documentan lo que sucedió y por qué. El propósito de la gestión de registros es parte de la función más amplia de gobierno, gestión de riesgos y cumplimiento de una organización y se ocupa principalmente de gestionar la evidencia de las actividades de una organización, así como la reducción o mitigación del riesgo asociado con ella. Investigaciones recientes muestran vínculos entre la gestión de registros y la rendición de cuentas en la gobernanza.

Conceptos de registro

El concepto de registro se define de diversas formas. La ISO 15489-1:2016 define los registros como "información creada, recibida y mantenida como evidencia y como activo por una organización o persona, en cumplimiento de obligaciones legales o en la transacción comercial". Si bien la gestión de registros tiene muchos propósitos y beneficios, como destaca esta definición, una característica clave de los registros es su capacidad para servir como evidencia de un evento. La gestión adecuada de los registros puede ayudar a preservar esta característica de los registros.

Estudios recientes y completos han definido los registros como "representaciones persistentes de actividades" registradas o creadas por participantes u observadores. Esta visión transaccional enfatiza la importancia del contexto y el proceso en la determinación y el significado de los registros. Por el contrario, las definiciones anteriores han enfatizado las propiedades probatorias e informativas de los registros. En contextos organizacionales, los registros son materiales creados o recibidos por una organización en la transacción comercial, o en la búsqueda o cumplimiento de obligaciones legales.Esta definición organizativa de registro surge de la teorización temprana de los archivos como agregaciones orgánicas de registros, es decir, "los documentos escritos, dibujos y material impreso, recibidos o producidos oficialmente por un organismo administrativo o uno de sus funcionarios".

Terminología de gestión de registros clave

No todos los documentos son registros. Un registro es un documento retenido conscientemente como evidencia de una acción. Los sistemas de gestión de registros generalmente distinguen entre registros y no registros (copias de conveniencia, borradores, duplicados), que no necesitan una gestión formal. Muchos sistemas, especialmente para registros electrónicos, requieren que los documentos se declaren formalmente como un registro para que puedan ser administrados. Una vez declarado, un registro no se puede cambiar y solo se puede eliminar dentro de las reglas del sistema.

Los registros pueden estar cubiertos por controles de acceso para regular quién puede acceder a ellos y en qué circunstancias. Los controles físicos se pueden usar para mantener seguros los registros confidenciales: los archivos personales, por ejemplo, que contienen datos personales confidenciales, se pueden guardar en un gabinete cerrado con llave con un registro de control para rastrear el acceso. Los sistemas de registros digitales pueden incluir controles de acceso basados ​​en funciones, lo que permite asignar permisos (para ver, cambiar y/o eliminar) al personal según su función en la organización. Se puede mantener un registro de auditoría que muestre todos los accesos y cambios para garantizar la integridad de los registros.

Así como los registros de la organización vienen en una variedad de formatos, el almacenamiento de registros puede variar en toda la organización. El mantenimiento del archivo puede ser realizado por el propietario, la persona designada, un depósito de registros o un empleado. Los registros se pueden administrar en una ubicación centralizada, como un centro de registros o depósito, o el control de los registros se puede descentralizar entre varios departamentos y ubicaciones dentro de la entidad. Los registros pueden identificarse formal y discretamente mediante codificación y almacenarse en carpetas diseñadas específicamente para una protección y capacidad de almacenamiento óptimas, o pueden identificarse y archivarse de manera casual sin indexación aparente. A las organizaciones que administran registros de manera casual les resulta difícil acceder y recuperar información cuando es necesario.

Un registro inactivo es un registro que ya no se necesita para llevar a cabo el negocio actual, pero que se conserva hasta que llega al final de su período de retención, como cuando finaliza un proyecto, se retira una línea de productos o el final de un período de informe fiscal. es alcanzado. Estos registros pueden tener valor comercial, legal, fiscal o histórico para la entidad en el futuro y, por lo tanto, se requiere que se mantengan por un período breve o permanente. Los registros se gestionan de acuerdo con el programa de retención. Una vez que se ha cumplido la vida útil de un registro de acuerdo con su período predeterminado y no hay retenciones legales pendientes, se autoriza su disposición final, que puede incluir destrucción, transferencia o preservación permanente.

Un plan de recuperación ante desastres es un curso de acción escrito y aprobado para tomar después de que ocurre un desastre que detalla cómo una organización restaurará las funciones comerciales críticas y recuperará los registros dañados o amenazados.

Un registro activo es un registro necesario para realizar operaciones actuales, sujeto a uso frecuente y generalmente ubicado cerca del usuario. En el pasado, la 'gestión de registros' a veces se usaba para referirse únicamente a la gestión de registros que ya no eran de uso diario pero que aún debían conservarse: registros "semiactuales" o "inactivos", a menudo almacenados en sótanos o fuera del sitio.. El uso más moderno tiende a referirse a todo el "ciclo de vida" de los registros, desde el punto de creación hasta su eliminación final.

El formato y los medios de los registros generalmente son irrelevantes para los fines de la gestión de registros desde la perspectiva de que los registros deben identificarse y administrarse, independientemente de su forma. La ISO considera la gestión de registros tanto físicos como electrónicos. Además, la sección DL1.105 de la norma DoD 5015.02-STD (2007) del Departamento de Defensa de los Estados Unidos define la gestión de registros como "la planificación, el control, la dirección, la organización, la formación, la promoción y otras actividades de gestión que implican el ciclo de vida de la información, incluida la creación, el mantenimiento (uso, almacenamiento, recuperación) y la eliminación, independientemente del medio".

Teoría de la gestión de registros

Ciclo de vida de registros

El ciclo de vida de los documentos consta de fases discretas que cubren la vida útil de un documento desde su creación hasta su disposición final. En la fase de creación, el crecimiento de los registros es expuesto por los modernos sistemas electrónicos. La organización seguirá creando y capturando registros a un ritmo explosivo a medida que lleva a cabo los negocios de la organización. La correspondencia relacionada con la falla de un producto se escribe para el liderazgo interno, los estados financieros y los informes se generan para el escrutinio público y regulatorio, el antiguo logotipo corporativo se retira y uno nuevo, que incluye el esquema de colores y la fuente corporativa aprobada, ocupa su lugar en la historia de la organización..

Los ejemplos de fases de registros incluyen aquellas para la creación de un registro, la modificación de un registro, el movimiento de un registro a través de sus diferentes estados mientras existe y la destrucción de un registro.

A lo largo del ciclo de vida de los registros, el profesional de administración de información y registros responsable de los programas de la organización aborda cuestiones como la seguridad, la privacidad, la recuperación ante desastres, las tecnologías emergentes y las fusiones. Los profesionales de la gestión de registros e información son fundamentales para controlar y salvaguardar los activos de información de la entidad. Entienden cómo administrar la creación, el acceso, la distribución, el almacenamiento y la disposición de registros e información de manera eficiente y rentable utilizando la metodología, los principios y las mejores prácticas de administración de registros e información de conformidad con las leyes y reglamentos de registros e información.

Teoría del continuo de registros

La teoría del continuo de registros es un modelo conceptual abstracto que ayuda a comprender y explorar las actividades de mantenimiento de registros en relación con múltiples contextos en el espacio y el tiempo.

Conceptos y prácticas de gestión de registros

Un administrador de registros es alguien que es responsable de la administración de registros en una organización.

La sección 4 de la norma ISO 15489-1:2001 establece que la gestión de registros incluye:

• establecer políticas y normas
• asignando responsabilidades y autoridades
• establecer y promulgar procedimientos y directrices
• prestación de una gama de servicios relacionados con la gestión y el uso de registros
• diseñar, implementar y administrar sistemas especializados para la gestión de registros
• Integrar la gestión de registros en los sistemas y procesos comerciales.

Así, la práctica de la gestión de registros puede implicar:

• planificar las necesidades de información de una organización
• identificación de la información que requiere captura
• crear, aprobar y hacer cumplir políticas y prácticas con respecto a los registros, incluida su organización y eliminación
• desarrollar un plan de almacenamiento de registros, que incluye el alojamiento a corto y largo plazo de registros físicos e información digital
• identificar, clasificar y almacenar registros
• coordinando el acceso a los registros internamente y fuera de la organización, equilibrando los requisitos de confidencialidad comercial, privacidad de datos y acceso público.
• identificación y mantenimiento de registros por un período de retención especificado
• ejecutar una política de retención sobre la eliminación de registros que ya no son necesarios por razones operativas; de acuerdo con las políticas de la organización, los requisitos legales y otras reglamentaciones, esto puede implicar su destrucción o su conservación permanente en un archivo.

Los principios de gestión de registros y los sistemas automatizados de gestión de registros ayudan en la captura, clasificación y gestión continua de los registros a lo largo de su ciclo de vida. ARMA International define la gestión de registros como "el campo de la gestión responsable de establecer e implementar políticas, sistemas y procedimientos para capturar, crear, acceder, distribuir, usar, almacenar, asegurar, recuperar y asegurar la disposición de los registros y la información de una organización". Tal sistema puede estar basado en papel (como las fichas que se usan en una biblioteca), o puede involucrar un sistema informático, como una aplicación de gestión de registros electrónicos.

Soluciones defendibles

Una solución defendible es aquella que se puede respaldar con políticas, procesos y procedimientos claramente documentados que impulsan cómo y por qué se realiza el trabajo, así como una que tiene pruebas claramente documentadas de patrones de comportamiento, lo que demuestra que una organización sigue dichas restricciones documentadas de la mejor manera. de su habilidad.

Si bien la defensa se aplica a todos los aspectos del ciclo de vida de los registros, se considera más importante en el contexto de la destrucción de registros, donde se conoce como " disposición defendible " o " destrucción defendible ", y ayuda a una organización a justificar y probar explícitamente cosas como quién destruye registros, por qué los destruyen, cómo los destruyen, cuándo los destruyen y dónde los destruyen.

Clasificación

Los administradores de registros utilizan la clasificación o categorización de tipos de registros para organizar lógicamente los registros creados y mantenidos por una institución. Tales clasificaciones ayudan en funciones como la creación, organización, almacenamiento, recuperación, movimiento y destrucción de registros.

En el nivel más alto de clasificación se encuentran los registros físicos frente a los electrónicos. (Esto es discutible; los registros se definen como tales independientemente del medio. ISO 15489 y otras mejores prácticas promulgan una clasificación basada en funciones, en lugar de en los medios, porque la ley define los registros como ciertos tipos de información, independientemente del medio).

Los registros físicos son aquellos registros, como el papel, que se pueden tocar y que ocupan espacio físico.

Los registros electrónicos, también denominados a menudo registros digitales, son aquellos registros generados y utilizados por dispositivos de tecnología de la información.

La clasificación de los registros se logra mediante el diseño, mantenimiento y aplicación de taxonomías, que permiten a los administradores de registros realizar funciones como la categorización, el etiquetado, la segmentación o la agrupación de registros según diversas características.

Registros empresariales

Los registros empresariales representan aquellos registros que son comunes a la mayoría de las empresas, independientemente de su función, propósito o sector. Dichos registros a menudo giran en torno a las operaciones diarias de una empresa y cubren áreas como, entre otras, litigios, gestión de empleados, gestión de consultores o contratistas, compromisos con clientes, compras, ventas y contratos.

Los tipos de empresas que producen y trabajan con dichos registros incluyen, entre otros, empresas con fines de lucro, empresas sin fines de lucro y agencias gubernamentales.

Registros de la industria

Los registros de la industria representan aquellos registros que son comunes y se aplican solo a una industria específica o conjunto de industrias. Los ejemplos incluyen, entre otros, registros de la industria médica (p. ej., la Ley de portabilidad y responsabilidad de seguros de salud), registros de la industria farmacéutica y registros de la industria alimentaria.

Registros de retención legal

Los registros de retención legal son aquellos registros que, por lo general, los asesores legales o el personal de cumplimiento exigen que se mantengan durante un período de tiempo, ya sea por parte de un gobierno o de una empresa, y con el fin de abordar posibles problemas asociados con auditorías de cumplimiento y litigios.. A dichos registros se les asignan rasgos de retención legal que se suman a las clasificaciones que son el resultado de clasificaciones de empresas o industrias.

Las características de los datos de retención legal pueden incluir, entre otros, indicadores de retención legal (p. ej., retención legal = verdadero o falso), la organización que impulsa la retención legal, descripciones de por qué los registros deben conservarse legalmente, qué período de tiempo deben conservarse. retenido para, y la ubicación de espera.

Programa de retención de registros

Un cronograma de retención de registros es un documento, a menudo desarrollado utilizando conceptos de evaluación de archivos y análisis de contextos comerciales y legales dentro de las jurisdicciones previstas, que describe cuánto tiempo deben conservarse ciertos tipos de registros antes de que puedan destruirse. Para que se utilice el cronograma de retención, es necesario establecer una serie de pautas a fin de considerar su implementación.

Gestión de registros físicos

La gestión de registros físicos involucra diferentes disciplinas o capacidades y puede basarse en una variedad de formas de experiencia.Identificación de registrosSi un artículo se presenta como un registro legal, debe ser autenticado. Los expertos forenses pueden necesitar examinar un documento o artefacto para determinar que no es una falsificación y que cualquier daño, alteración o contenido faltante está documentado. En casos extremos, los artículos pueden someterse a un microscopio, rayos X, datación por radiocarbono o análisis químico. Este nivel de autenticación es raro, pero requiere un cuidado especial en la creación y conservación de los registros de una organización.Almacenamiento de registrosLos registros deben almacenarse de tal manera que sean accesibles y estén protegidos contra daños ambientales. Un documento en papel típico puede almacenarse en un archivador en una oficina. Sin embargo, algunas organizaciones emplean salas de archivo con controles ambientales especializados que incluyen temperatura y humedad. Es posible que los registros vitales deban almacenarse en una caja fuerte o bóveda resistente a desastres para protegerlos contra incendios, inundaciones, terremotos y conflictos. En casos extremos, el artículo puede requerir tanto la protección contra desastres como el acceso público, como la Constitución de los EE. UU. original y firmada. Es posible que sea necesario consultar a ingenieros civiles para determinar si la sala de archivos puede soportar efectivamente el peso de los estantes y archivadores llenos de papel; históricamente, algunos buques militares fueron diseñados para tener en cuenta el peso de sus procedimientos operativos en papel como parte de su ecuación de lastre (las tecnologías modernas de mantenimiento de registros han transferido gran parte de esa información al almacenamiento electrónico). Además del almacenamiento de registros en el sitio, muchas organizaciones operan sus propios centros de registros fuera del sitio o contratan centros de registros comerciales.Recuperación de registrosAdemás de poder almacenar registros, las empresas también deben establecer las capacidades adecuadas para la recuperación de registros, en caso de que sean necesarios para un propósito como una auditoría o un litigio, o en caso de destrucción. Las capacidades de recuperación de registros se vuelven complejas cuando se trata de registros electrónicos, especialmente cuando no han sido etiquetados o clasificados adecuadamente para su descubrimiento.registros circulantesEl seguimiento del registro mientras está fuera del área de almacenamiento normal se denomina circulación. A menudo, esto se maneja mediante simples procedimientos de registro escrito. Sin embargo, muchos entornos de registros modernos utilizan un sistema computarizado que involucra lectores de códigos de barras o tecnología de identificación por radiofrecuencia (RFID) para rastrear el movimiento de los registros. Estos también se pueden usar para auditorías periódicas para identificar el movimiento no autorizado del registro.Eliminación de registrosLa eliminación de registros no siempre significa destrucción. También puede incluir el traslado a un archivo histórico, museo o particular. Los grandes volúmenes de registros en papel y la inaccesibilidad de los registros en papel activos son algunas de las razones que impulsan a las organizaciones a desechar o destruir registros. La destrucción de registros debe estar autorizada por ley, estatuto, reglamento o procedimiento operativo, y los registros deben eliminarse con cuidado para evitar la divulgación inadvertida de información. El proceso debe estar bien documentado, comenzando con un cronograma de retención de registros y políticas y procedimientos que hayan sido aprobados al más alto nivel. Debe mantenerse un inventario de los registros eliminados, incluida la certificación de que han sido destruidos. Los registros nunca deben desecharse simplemente como basura.

Los productos disponibles comercialmente pueden administrar registros a través de todos los procesos activos, inactivos, de archivo, de programación de retención y de eliminación. Algunos también utilizan tecnología RFID para el seguimiento de archivos físicos.

Gestión de registros digitales

Los principios generales de la gestión de registros se aplican a los registros en cualquier formato. Sin embargo, los registros digitales plantean problemas específicos. Es más difícil garantizar que el contenido, el contexto y la estructura de los registros se conserven y protejan cuando los registros no tienen existencia física. Esto tiene implicaciones importantes para la autenticidad, confiabilidad y confiabilidad de los registros.

Se están realizando muchas investigaciones sobre la gestión de documentos digitales. El Proyecto de Investigación Internacional sobre Registros Auténticos Permanentes en Sistemas Electrónicos (InterPARES) es un ejemplo de tal iniciativa. Con sede en la Escuela de Biblioteconomía, Archivística y Estudios de la Información de la Universidad de Columbia Británica, en Vancouver, Columbia Británica, Canadá, el Proyecto InterPARES es un proyecto de colaboración entre investigadores de todo el mundo comprometidos con el desarrollo de teorías y metodologías para garantizar la confiabilidad, precisión y autenticidad de los registros digitales.

Los requisitos funcionales de los sistemas informáticos para la gestión de registros digitales han sido elaborados por el Departamento de Defensa de EE. UU., los Archivos Nacionales del Reino Unido y la Comisión Europea, cuya especificación MoReq (Requisitos modelo para la gestión de registros electrónicos) se ha traducido a al menos doce idiomas. financiado por la Comisión Europea.

Existen preocupaciones particulares sobre la capacidad de acceder y leer registros digitales a lo largo del tiempo, ya que el rápido ritmo de cambio en la tecnología puede hacer que el software utilizado para crear los registros quede obsoleto, dejando los registros ilegibles. Se está llevando a cabo una cantidad considerable de investigación para abordar esto, bajo el título de preservación digital. La Oficina de Registros Públicos de Victoria (PROV) ubicada en Melbourne, Australia, publicó la Estrategia de Registros Electrónicos de Victoria (VERS), que incluye un estándar para la preservación, el almacenamiento a largo plazo y el acceso a registros electrónicos permanentes. El estándar VERS ha sido adoptado por todos los departamentos del Gobierno de Victoria. PROV ha establecido un archivo digital para permitir que el público en general acceda a registros permanentes. Archives New Zealand también está creando un archivo digital.Registros de impuestos electrónicos

Los Registros Fiscales Electrónicos son versiones computarizadas/no impresas de los registros requeridos por las agencias tributarias como el Servicio de Impuestos Internos. Existe una confusión sustancial sobre lo que constituye registros digitales aceptables para el IRS, ya que el concepto es relativamente nuevo. El tema se discute en la Publicación 583 y el Boletín 1997-13, pero no en detalles específicos.

Las empresas y las personas que deseen convertir sus registros en papel en copias escaneadas pueden estar en riesgo si lo hacen. Por ejemplo, no está claro si un auditor del IRS aceptaría una copia escaneada en formato JPEG, PNG o PDF de un recibo de compra para un artículo de gasto deducido.

Asuntos actuales

Cumplimiento y cuestiones legales

Si bien la administración pública, la atención médica y la profesión legal tienen una larga historia de gestión de registros, el sector empresarial generalmente ha mostrado menos interés. Esto ha cambiado en los últimos años debido a los nuevos requisitos de cumplimiento, impulsados ​​en parte por escándalos como el caso Enron/Andersen y problemas más recientes en Morgan Stanley. Los problemas de cumplimiento de los registros corporativos, incluidos los requisitos del período de retención y la necesidad de divulgar información como resultado de un litigio, se han considerado importantes. Leyes como la Ley Sarbanes-Oxley de EE. UU. han resultado en una mayor estandarización de las prácticas de gestión de registros. Desde la década de 1990, el cambio hacia los registros electrónicos ha visto la necesidad de estrechas relaciones de trabajo entre los administradores de registros y los administradores de TI, incluidos en particular los aspectos legales, centrados en el cumplimiento y la gestión de riesgos.Seguridad

La privacidad, la protección de datos y el robo de identidad se han convertido en temas de creciente interés. Como resultado, el papel del administrador de registros en la protección de los registros de una organización ha crecido. La necesidad de garantizar que la información personal no se retenga innecesariamente ha hecho que se preste mayor atención a los cronogramas de retención y la eliminación de registros.Transparencia

La creciente importancia de la transparencia y la rendición de cuentas en la administración pública, marcada por la adopción generalizada de leyes de libertad de información, ha llevado a un enfoque en la necesidad de administrar los registros para que el público pueda acceder fácilmente a ellos. Por ejemplo, en el Reino Unido, la Sección 46 de la Ley de Libertad de Información de 2000 requería que el gobierno publicara un Código de Práctica sobre Gestión de Registros para las autoridades públicas. Del mismo modo, la legislación de la Unión Europea sobre protección de datos e información medioambiental, que exige a las organizaciones que divulguen información previa solicitud, crea la necesidad de una gestión eficaz de dichos registros.Adopción e implementación

La implementación de los cambios necesarios en la cultura organizacional es un desafío importante, ya que la gestión de registros a menudo se considera una tarea administrativa innecesaria o de baja prioridad que se puede realizar en los niveles más bajos dentro de una organización. El daño a la reputación causado por una mala gestión de registros ha demostrado que la gestión de registros es responsabilidad de todas las personas dentro de una organización.

Un tema que ha sido muy controvertido entre los administradores de registros ha sido la adopción acrítica de los sistemas de administración de documentos y registros electrónicos.Impacto de Internet y las redes sociales

Otro tema de gran interés para los administradores de registros es el impacto de Internet y las redes sociales relacionadas, como wikis, blogs, foros y empresas como Facebook y Twitter, en las prácticas, principios y conceptos tradicionales de administración de registros, ya que muchos de estos Las herramientas permiten la rápida creación y difusión de registros y, a menudo, incluso de forma anónima.Gestión del ciclo de vida de los registros

Un desafío difícil para muchas empresas está relacionado con el seguimiento de los registros a lo largo de todo el ciclo de vida de la información para que quede claro, en todo momento, dónde existe un registro o si todavía existe. El seguimiento de los registros a lo largo de sus ciclos de vida permite que el personal de administración de registros comprenda cuándo y cómo aplicar las reglas relacionadas con los registros, como las reglas para la retención legal o la destrucción.Conversión de registros en papel a formato electrónico

A medida que el mundo se vuelve más digital por naturaleza, un problema cada vez mayor para la comunidad de gestión de registros es la conversión de registros en papel existentes o entrantes a formato electrónico. Tales conversiones se realizan con mayor frecuencia con la intención de ahorrar costos de almacenamiento, espacio de almacenamiento y con la esperanza de reducir el tiempo de recuperación de registros.

Se utilizan herramientas como escáneres de documentos, software de reconocimiento óptico de caracteres y sistemas de gestión de documentos electrónicos para facilitar dichas conversiones.

Educación y certificación

Muchos colegios y universidades ofrecen programas de grado en biblioteconomía y ciencias de la información que cubren la gestión de registros. Además, existen organizaciones profesionales que brindan una certificación profesional separada, sin título, para profesionales, la designación de Gerente de registros certificado o CRM.

Sistemas de gestión de registros electrónicos

Un sistema de gestión de documentos y registros electrónicos es un programa de computadora o un conjunto de programas que se utilizan para rastrear y almacenar registros. El término se distingue de los sistemas de gestión de imágenes y documentos que se especializan en la captura en papel y la gestión de documentos, respectivamente. Los sistemas de administración de registros electrónicos comúnmente brindan funciones especializadas de seguridad y auditoría adaptadas a las necesidades de los administradores de registros.

La Administración Nacional de Archivos y Registros (NARA) ha respaldado el estándar 5015.2 del Departamento de Defensa de EE. UU. como una "base adecuada y apropiada para abordar los desafíos básicos de la gestión de registros en el entorno automatizado que caracteriza cada vez más la creación y el uso de registros". Los proveedores de gestión de registros pueden obtener la certificación de conformidad con el DoD 5015.2-STD después de la verificación del Comando de prueba de interoperabilidad conjunta, que crea procedimientos de casos de prueba, escribe informes finales detallados y resumidos sobre productos certificados por 5015.2 y realiza una inspección del software en el sitio.

Los Archivos Nacionales del Reino Unido han publicado dos conjuntos de requisitos funcionales para promover el desarrollo del mercado de software de gestión de registros electrónicos (1999 y 2002). Ejecutó un programa para evaluar productos contra los requisitos de 2002. Si bien estos requisitos se formularon inicialmente en colaboración con el gobierno central, muchas partes del sector público en general en el Reino Unido y en otras partes del mundo los han asumido con entusiasmo. El programa de pruebas ahora se ha cerrado; Los Archivos Nacionales ya no aceptan solicitudes para pruebas. Los requisitos de los Archivos Nacionales 2002 siguen vigentes.

La Comisión Europea publicó "MoReq", los requisitos modelo para la gestión de documentos y registros electrónicos en 2001. Aunque no es un estándar formal, es ampliamente considerado y mencionado como un estándar. Este fue financiado por el programa IDA de la Comisión y fue desarrollado a instancias del Foro DLM. En febrero de 2008 se publicó una importante actualización de MoReq, conocida como MoReq2. Esta también fue iniciada por el Foro DLM y financiada por la Comisión Europea, en esta ocasión por su programa IDABC (el sucesor de IDA). Un marco de prueba de software y un esquema XML acompañan a MoReq2; Se acordó un régimen de prueba de cumplimiento de software en la conferencia DLM Forum en Toulouse en diciembre de 2008.

Los Archivos Nacionales de Australia (NAA) publicaron las Especificaciones funcionales para el software de sistemas de gestión de registros electrónicos (ERMS) y las Directrices asociadas para implementar las especificaciones funcionales para el software de sistemas de gestión de registros electrónicos, como borradores de exposición en febrero de 2006.

Archives New Zealand publicó un Estándar de sistemas de mantenimiento de registros electrónicos de 'mejores prácticas discrecionales' (Estándar 5) en junio de 2005, emitido bajo la autoridad de la Sección 27 de la Ley de registros públicos de 2005.

Centros de registros comerciales

Los centros de registros comerciales son instalaciones que brindan servicios para el almacenamiento de registros en papel para organizaciones. En algunos casos, también ofrecen almacenamiento para registros mantenidos en formatos electrónicos. Los centros de registros comerciales brindan almacenamiento de alta densidad para registros en papel y algunos ofrecen almacenamiento con temperatura controlada para medios sensibles que no son en papel y en papel críticos (vitales). Existe una organización comercial para centros de registros comerciales (por ejemplo, PRISM International); sin embargo, no todos los proveedores de servicios son miembros.