Gestión de contenido empresarial

Gestión de contenidos empresariales (ECM) amplía el concepto de gestión de contenidos añadiendo un cronograma para cada elemento de contenido y, posiblemente, imponiendo procesos para su creación, aprobación y distribución. Los sistemas que utilizan ECM generalmente proporcionan un depósito seguro para elementos administrados, analógicos o digitales. También incluyen uno (o más) métodos para importar contenido para administrar nuevos elementos y varios métodos de presentación para que los elementos estén disponibles para su uso. Aunque el contenido de ECM puede estar protegido mediante gestión de derechos digitales (DRM), no es obligatorio. ECM se distingue de la gestión general de contenidos por su conocimiento de los procesos y procedimientos de la empresa para la que fue creado.

Definiciones

• A finales de 2005: La tecnología se utilizó para capturar, gestionar, almacenar, conservar y entregar contenido y documentos relacionados con procesos organizativos
• A principios de 2006: herramientas y estrategias de ECM permitieron la gestión de la información no estructurada de una organización, dondequiera que exista esa información.
• A principios de 2008: Las estrategias, métodos e instrumentos se utilizaron para capturar, gestionar, almacenar, preservar y entregar contenido y documentos relacionados con procesos organizativos. Las herramientas y estrategias de ECM permitieron la gestión de la información no estructurada de una organización, donde exista la información
• A principios de 2010: Las estrategias, métodos e instrumentos se utilizaron para capturar, gestionar, almacenar, preservar y entregar contenido y documentos relacionados con procesos organizativos. ECM abarcó la gestión de la información dentro de todo el ámbito de una empresa si esa información está en forma de documento de papel, un archivo electrónico, una secuencia de impresión de bases de datos o incluso un correo electrónico
• Marzo de 2017: La Asociación para la Gestión de la Información y la Imagen (AIIM) propuso sustituir "gestión de contenidos de la empresa" por "gestión de información inteligente". IIM se define como "las estrategias, métodos y herramientas utilizadas para crear, capturar, automatizar, entregar, asegurar y analizar contenidos y documentos relacionados con procesos organizativos. IIM se refiere a la gestión del contenido y los datos, no sólo el contenido mismo."

La última definición abarca áreas que tradicionalmente han sido abordadas por sistemas de gestión de registros y documentos. Implica la conversión de datos a formatos digitales y tradicionales, incluidos el papel y el microfilm.

ECM, como término general, cubre la gestión de documentos y contenido web, la búsqueda, la colaboración, la gestión de registros, la gestión de activos digitales (DAM), la gestión del flujo de trabajo y la captura y escaneo. Gestiona el ciclo de vida de la información, desde la publicación (o creación) inicial hasta el archivo y su eventual eliminación. Se entrega de cuatro maneras:

• Software on-premises (instalado en la red de una organización)
• Software como servicio (SaaS): Acceso a la información almacenada en el sistema del fabricante de software
• Un híbrido de componentes tanto en locales como de SaaS
• Infraestructura como Servicio (IaaS): Servicios en línea que abstraen al usuario de detalles de infraestructura como recursos de computación física, ubicación, partición de datos, escalado, seguridad y respaldo

Los beneficios para una organización incluyen mayor eficiencia, mejor control y reducción de costos. Los bancos han pasado a almacenar copias de cheques antiguos en sistemas ECM en lugar del método anterior de mantener cheques físicos en almacenes. Con el sistema antiguo, la solicitud de un cliente de una copia de un cheque podía tardar semanas; un empleado del banco tuvo que ponerse en contacto con el almacén donde se encontraban la caja, el expediente y el cheque correctos. Se retiraría el cheque, se haría una copia y se enviaría por correo al banco, que luego se lo enviaría al cliente. Con un sistema ECM implementado, un empleado del banco podría consultar el sistema para obtener el número de cuenta del cliente y el número del cheque solicitado. Cuando aparecía una imagen del cheque en la pantalla, el banco podía enviar una copia por correo inmediatamente al cliente; generalmente mientras el cliente todavía estaba hablando por teléfono.

Alcance

La gestión de contenidos empresariales, una forma de gestión de contenidos, combina la captura, la búsqueda y la creación de redes de documentos con el archivo digital, la gestión de documentos y el flujo de trabajo. Incluye los desafíos que implica el uso y la preservación de la información interna (a menudo no estructurada) de una empresa en todas sus formas. La mayoría de las soluciones ECM se centran en sistemas de empresa a empleado (B2E).

Han surgido nuevos componentes de ECM. A medida que el contenido se registra y se retira, cada uso genera nuevos metadatos (automáticamente, hasta cierto punto). La información sobre cómo (y cuándo) las personas usan el contenido puede permitir que el sistema adquiera nuevas vías de filtrado, enrutamiento y búsqueda, taxonomías corporativas y redes semánticas, y decisiones sobre reglas de retención.

Las soluciones pueden proporcionar servicios de intranet a los empleados (B2E) y pueden incluir portales empresariales de empresa a empresa (B2B), de empresa a gobierno (B2G), de gobierno a empresa (G2B) u otros negocios. relaciones. Esta categoría incluye la mayoría de las soluciones de flujo de trabajo y trabajo en grupo de gestión de documentos anteriores que, en 2016, no habían convertido completamente su arquitectura a ECM, pero proporcionaban una interfaz web. La gestión de activos digitales es una forma de ECM que implica contenido almacenado digitalmente. Los sistemas de gestión de contenidos sanitarios especializados cumplen con los requisitos reglamentarios especiales para dispositivos médicos y la interoperabilidad.

Historia

Las tecnologías que abarcaron ECM en 2016 descienden de los sistemas electrónicos de gestión de documentos (DMS) de finales de los 80 y principios de los 90. Los productos DMS originales eran independientes y proporcionaban funcionalidad en una de cuatro áreas: imágenes, flujo de trabajo, gestión de documentos y gestión de relaciones empresariales (ERM).

Un usuario típico de los primeros DMS tenía un sistema de flujo de trabajo y de imágenes a pequeña escala (quizás un departamento) para mejorar un proceso que utilizaba mucho papel y trabajar hacia una oficina sin papel. Las primeras tecnologías DMS independientes tenían como objetivo ahorrar tiempo (o mejorar el acceso a la información) reduciendo el manejo y almacenamiento del papel, reduciendo la pérdida de documentos y acelerando el acceso a la información. DMS podría proporcionar acceso en línea a información que antes sólo estaba disponible en papel, microfilm o microficha. Al mejorar el control sobre los documentos y sus procesos, DMS simplificó las prácticas comerciales. Su pista de auditoría aumentó la seguridad de los documentos y midió la productividad y la eficiencia.

Las categorías de productos del DMS se consideraron complementarias y las organizaciones deseaban utilizar varios productos del DMS. Un departamento de servicio al cliente podría combinar imágenes, gestión de documentos y flujo de trabajo; un departamento de contabilidad podría acceder a facturas de proveedores de un sistema de GRI, órdenes de compra de un sistema de imágenes y contratos de un sistema de gestión de documentos. Como las organizaciones establecieron una presencia en Internet, querían gestionar el contenido web. Las organizaciones que habían automatizado departamentos individuales comenzaron a concebir un despliegue más amplio.

El movimiento hacia sistemas DMS integrados reflejó una tendencia común en la industria del software: la integración de sistemas pequeños en otros más completos. El software de procesamiento de textos, hojas de cálculo y presentaciones fueron productos independientes hasta principios de la década de 1990, cuando el mercado giró hacia la integración.

Los primeros desarrolladores ofrecían múltiples tecnologías DMS independientes como una única "suite" empaquetada, con poca (o ninguna) integración funcional. Alrededor de 2001, la industria comenzó a utilizar el término "gestión de contenidos empresariales" para sistemas integrados.

En 2006, Microsoft (con su familia de productos SharePoint) y Oracle Corporation (con Oracle Content Management) ingresaron al mercado de ECM de bajo costo. También se encuentran disponibles productos ECM de código abierto.

Los estándares gubernamentales, incluida la Ley de Responsabilidad y Portabilidad de Seguros Médicos (HIPAA), BS 7799 e ISO/IEC 27001, influyen en el desarrollo y uso de ECM. En 2016, las organizaciones podrían implementar un único sistema ECM para gestionar la información en todos los departamentos.

Usos

Las empresas adoptan ECM para aumentar la eficiencia, mejorar el control de la información y reducir el costo general de la gestión de la información. ECM agiliza el acceso a registros con palabras clave y búsqueda de texto completo, lo que permite a los empleados obtener rápidamente la información necesaria desde sus escritorios.

Los sistemas de gestión pueden ayudar a las empresas a cumplir con las regulaciones gubernamentales y de la industria, como HIPAA, la Ley Sarbanes-Oxley, el Estándar de seguridad de datos de la industria de tarjetas de pago (PCI DSS) y las Reglas federales de procedimiento civil. La seguridad a nivel de usuario, función y registro protege los datos confidenciales. Parte de la información de un documento se puede redactar, de modo que el resto se pueda compartir sin comprometer la identidad o los datos clave. Se realiza un seguimiento de cada acción en el sistema y se puede informar para demostrar el cumplimiento de una amplia variedad de regulaciones.

Características

En su artículo Computerwoche, Ulrich Kampffmeyer caracterizó la ECM como:

• Middleware, eliminando las restricciones de aplicaciones verticales y arquitectura isleña y transparente para los usuarios. ECM ofrece una tercera plataforma, además de los sistemas convencionales host y cliente-servidor. Según Kampffmeyer, la integración de aplicaciones empresariales (EAI) y la arquitectura orientada al servicio (SOA) desempeñarán importantes funciones en la implementación de ECM.
• Servicios independientes, gestión de la información sin tener en cuenta la fuente o el uso requerido y disponibles en diversas aplicaciones. Para un uso dado, sólo se dispone de un servicio general; esto evita el gasto y mantenimiento de funciones paralelas. Las normas para las interfaces que conectan diferentes servicios desempeñarán un papel importante en la implementación de ECM.
• Un depósito uniforme de información, datos y depósitos de documentos que combinan información de la empresa. La gestión del ciclo de vida de la información también desempeñará un papel importante en la aplicación de la MCE.

ECM funciona correctamente cuando es invisible para los usuarios. Admite aplicaciones especializadas como servicios subordinados. ECM es un modelo multicapa que incluye tecnología para manejar, entregar y gestionar datos estructurados e información no estructurada. Gestiona la información en un sistema de gestión de contenidos web y la archiva como un repositorio universal.

Componentes

ECM combina componentes que se pueden utilizar como sistemas independientes sin incorporarlos a un sistema de toda la empresa. Los cinco componentes de ECM fueron definidos por la Asociación para la Gestión de la Información y la Imagen (AIIM) como:

• Captura
• Manage
• Store
• Preserve
• Entrega

Capturar

La captura implica convertir información de documentos en papel a un formato electrónico mediante escaneo y recopila información y archivos electrónicos en una estructura coherente para su gestión. Las tecnologías de captura también abarcan la creación de metadatos, que describen las características de un documento para su fácil localización mediante tecnología de búsqueda. Un cuadro médico puede incluir la identificación del paciente, el nombre, la fecha de la visita y el procedimiento para que el personal médico localice el cuadro.

Los sistemas de automatización de documentos anteriores fotografiaban documentos para almacenarlos en microfilm o microficha. Los escáneres de imágenes realizan copias digitales de documentos en papel. Los documentos que ya están en formato digital se pueden copiar (o vincular) si están disponibles en línea. La captura automática o semiautomática puede utilizar intercambio electrónico de datos (EDI) o documentos XML, aplicaciones empresariales y ERP o sistemas de aplicaciones especializadas como fuentes.

Tecnologías de reconocimiento

Las tecnologías de reconocimiento para extraer información de documentos escaneados y faxes digitales incluyen:

• Reconocimiento de caracteres ópticos (OCR): Convierte imágenes de texto tipográfico en caracteres alfanuméricos
• Reconocimiento de escritura (HWR): Convierte imágenes de texto manuscrito en alfanuméricos
• Reconocimiento de caracteres inteligentes (ICR): Extende OCR y HWR para utilizar comparación, conexiones lógicas y cheques contra listas de referencia y datos existentes para mejorar el reconocimiento
• Reconocimiento de marca óptica (OMR): Lee marcas especiales (como marcas de verificación o puntos) en campos predefinidos
• Reconocimiento de código de barras: Decodifica las codificaciones estándar del producto y otros datos comerciales

Limpieza de imágenes

Las funciones de limpieza de imágenes incluyen rotación, enderezamiento, ajuste de color, transposición, zoom, alineación, separación de páginas, anotaciones y reducción de ruido.

Procesamiento de formularios

El procesamiento de formularios tiene dos grupos de tecnología, aunque el contenido de la información y el carácter de los documentos pueden ser idénticos. Es la captura de formularios impresos mediante escaneo; A menudo se utilizan tecnologías de reconocimiento, ya que los formularios bien diseñados permiten el procesamiento automático. El procesamiento automático puede capturar formularios electrónicos (como los enviados a través de páginas web) si el sistema de captura conoce el diseño, la estructura, la lógica y el contenido.

Gestión de informes empresariales

La gestión de informes empresariales (ERM) registra informes y otros documentos en discos ópticos u otro almacenamiento digital para sistemas ECM. La tecnología se utilizó originalmente con laserDiscs.

Agregación de datos

La agregación de datos unifica documentos de diferentes aplicaciones y fuentes, reenviándolos a sistemas de almacenamiento y procesamiento en una estructura y formato uniformes.

Indexación de materias

La indexación de temas mejora las búsquedas y proporciona formas alternativas de organizar la información. La indexación manual asigna manualmente los atributos de la base de datos de índice al contenido y, por lo general, la utiliza un administrador de "administración" Base de datos para administración y acceso.

La indexación de atributos automática y manual se puede facilitar con perfiles de diseño de entrada preestablecidos, que pueden describir clases de documentos que limitan la cantidad de valores de índice posibles o asignan automáticamente ciertos criterios. Los programas de clasificación automática pueden extraer índices, categorías y transferir datos de forma autónoma. A partir de la información contenida en los objetos de información electrónicos, puede evaluar información según criterios predefinidos o en un proceso de autoaprendizaje.

Administrar

La categoría de gestión tiene cinco áreas de aplicación:

• Gestión de documentos (SIG)
• Software de colaboración
• Gestión de contenidos web, incluidos portales web
• Gestión de expedientes
• Gestión de flujo de trabajo y procesos institucionales (BPM)

Conecta los demás componentes, que se pueden utilizar en combinación o por separado. La gestión de documentos, la gestión de contenidos web, la colaboración, el flujo de trabajo y la gestión de procesos de negocio abordan la parte dinámica del ciclo de vida de la información. La gestión de registros gestiona los documentos finalizados de acuerdo con el período de retención de la organización, que debe cumplir con los mandatos gubernamentales y las prácticas de la industria. Gestionar componentes que incorporen bases de datos y sistemas de autorización de acceso.

Gestión de documentos

Los sistemas de gestión de documentos controlan los documentos desde su creación hasta su archivo. Incluyen:

• Check in-check out: Chequea información almacenada para la consistencia
• Gestión de versiones: Realiza un seguimiento de diferentes versiones de la misma información, con revisiones y diferentes formatos
• Búsqueda y navegación: Encuentra información y sus contextos asociados
• Organizar documentos en archivos, carpetas y reseñas

La gestión de documentos se superpone con otros componentes de gestión, aplicaciones de oficina (como Microsoft Outlook y Exchange, o Lotus Notes y Domino) y servicios de biblioteca que administran el almacenamiento de información.

Colaboración

Los componentes de colaboración en un sistema ECM ayudan a los usuarios a trabajar juntos para desarrollar y procesar contenido. Muchos de estos componentes se desarrollaron a partir de paquetes de software colaborativo; Los sistemas colaborativos de ECM incluyen elementos de gestión del conocimiento.

Utilizan bases de datos de información y métodos de procesamiento que están diseñados para ser utilizados simultáneamente por varios usuarios en el mismo contenido. La colaboración utiliza conocimientos, recursos y datos previos basados en habilidades para el procesamiento conjunto de información. Se pueden incluir componentes de administración (como pizarras virtuales para intercambio de ideas, programación de citas y sistemas de gestión de proyectos) y aplicaciones de comunicación como videoconferencias. El ECM colaborativo también puede integrar información de otras aplicaciones.

Gestión de contenidos web

ECM integra sistemas de gestión de contenidos (CMS), presentando la información existente gestionada en el repositorio de ECM.

Gestión de archivos y archivos

A diferencia de los sistemas de archivo electrónico tradicionales, la gestión de archivos y archivos es la administración de registros, información importante y datos que las empresas deben archivar. Independientemente de los medios de almacenamiento, la información gestionada no necesita almacenarse electrónicamente. La gestión de archivos y archivos incluye:

• Visualización de los planes de archivos y otros índices estructurados para el almacenamiento ordenado de la información
• Indización inequívoca de información, apoyada por tesauros o listas de palabras controladas
• Gestión de los calendarios de retención y eliminación de registros
• Protección de la información de acuerdo con sus características
• Metadatos internacionales, específicos para la industria (o para toda la empresa), estandarizados para la identificación y descripción inequívocas de la información almacenada

Gestión de flujos de trabajo y procesos de negocio

Los términos "flujo de trabajo" y "gestión de procesos de negocio" (BPM) a menudo se usan indistintamente. El flujo de trabajo de producción utiliza secuencias predefinidas para controlar los procesos; en un flujo de trabajo ad-hoc, el usuario determina la secuencia del proceso. Los usuarios interactúan en soluciones de flujo de trabajo y los motores de flujo de trabajo son un servicio en segundo plano que controla el flujo de información y datos. La gestión del flujo de trabajo incluye:

• Visualización de las estructuras de proceso y organización
• Captura, administración, visualización y entrega de información con sus documentos o datos asociados
• Incorporación de instrumentos de procesamiento de datos (como aplicaciones) y documentos, como productos de oficina
• Tratamiento paralelo y secuencial de procedimientos, incluido el ahorro simultáneo
• Recordatorios, plazos, delegación y otras funciones administrativas
• Supervisión y documentación del estado de los procesos, el enrutamiento y los resultados
• Herramientas para diseñar y mostrar proceso

Según AIIM, BPM es una forma de observar (y controlar) los procesos organizacionales.

Tienda

Los componentes de Store almacenan temporalmente información que no es necesaria, deseada o que no está lista para su almacenamiento o conservación a largo plazo. Incluso si el componente de almacenamiento utiliza medios adecuados para el archivado a largo plazo, sigue estando separado de "preservar".

Los componentes de la tienda se pueden dividir en tres categorías:

• Repositorios: ubicaciones de almacenamiento
• Servicios de biblioteca: componentes de administración para repositorios
• Tecnologías de almacenamiento

Repositorios

Los repositorios de ECM se pueden combinar. Los tipos incluyen:

• Sistemas de archivos: Utilizado principalmente para almacenamiento temporal, como caches de entrada y salida
• Sistemas de gestión de contenidos: Sistemas de almacenamiento y depósito para contenido; puede ser una base de datos o un sistema de almacenamiento especializado
• Las bases de datos administran información y también pueden almacenar documentos, contenidos o medios de comunicación.
• Almacenes de datos: Sistemas complejos de almacenamiento basados en bases de datos, que proporcionan información de diversas fuentes. Pueden diseñarse con funciones globales, como documentos o información.

Servicios de biblioteca

Los servicios de biblioteca son componentes administrativos de ECM que manejan el acceso a la información, tomando y almacenando información de los componentes de captura y gestión. También gestionan las ubicaciones de almacenamiento en el almacenamiento dinámico, el almacén y el archivo de conservación a largo plazo. La ubicación de almacenamiento está determinada por las características y clasificación de la información. El servicio de biblioteca funciona con los componentes de gestión' base de datos para proporcionar búsqueda y recuperación.

Gestiona el almacenamiento en línea (acceso directo a datos y documentos), el almacenamiento nearline (datos y documentos en un medio al que se puede acceder rápidamente, como datos en un disco óptico en los bastidores de un sistema de almacenamiento pero no insertado en una unidad que pueda leerlos) y almacenamiento fuera de línea (datos y documentos en un medio que no está disponible rápidamente).

Si el sistema de gestión documental no lo proporciona, el servicio de biblioteca debe disponer de gestión de versiones para controlar el estado de la información y el registro de entrada/salida para un suministro controlado de información. Genera una pista de auditoría, registros de uso y edición de información.

Tecnologías de almacenamiento

Se pueden utilizar diversas tecnologías para almacenar información, según la aplicación y el entorno del sistema:

• Medios magnéticos en línea: Las unidades de disco duro (estéticamente configuradas como sistemas RAID) pueden estar conectadas localmente, parte de una red de área de almacenamiento, o montadas desde otro servidor ( almacenamiento adjunto).
• Cinta magnética: Almacenamiento de datos de cinta magnética, en forma de bibliotecas de cinta, utiliza la robótica para proporcionar almacenamiento en línea cercana. Las unidades de cinta independientes se pueden utilizar para copias de seguridad.
• Medios ópticos digitales: Además de discos compactos y medios ópticos DVD, los sistemas de almacenamiento pueden utilizar unidades magneto-optical; bucles ópticos se pueden utilizar para almacenamiento en línea cercana. Los medios ópticos en jukeboxes pueden ser movidos fuera de línea.
• Computación en la nube: Los datos se pueden acceder a través de Internet.

Preservar

Preserve es el almacenamiento seguro y a largo plazo de información inalterable. Generalmente realizado por la gestión de registros ECM, puede diseñarse para ayudar a las empresas a cumplir con las regulaciones gubernamentales y de la industria.

El contenido finalmente deja de cambiar y se vuelve estático. Los componentes de preservación digital de ECM también almacenan temporalmente información que no necesita ser archivada. Los componentes de Preservar tienen visores especiales, herramientas de conversión y migración y medios de almacenamiento a largo plazo:

• Escriba una vez leído muchos (WORM) discos ópticos de 5,25 pulgadas (13,3 cm) o 3,5 pulgadas (89 mm), CD-Rs y DVD-Rs
• Cintas magnéticas en unidades seguras
• Almacenamiento accesible con protección de software contra sobreescritura, borrado y edición
• Las redes de almacenamiento se pueden utilizar si proporcionan auditorías a prueba de edición, con almacenamiento y protección inalterables contra manipulación y borrado.
• Los microformas, como microfilm, microfiche y tarjetas de abertura, se utilizan normalmente para asegurar la información electrónica.
• El papel también asegura la información electrónica.

Estrategias de preservación a largo plazo

Para garantizar la disponibilidad de la información a largo plazo, se utilizan varias estrategias para el archivo electrónico. Las aplicaciones, datos de índice, metadatos y objetos pueden migrarse continuamente desde sistemas más antiguos a otros más nuevos. La emulación de software antiguo permite a los usuarios acceder a datos y objetos originales; El software puede identificar el formato de los objetos conservados y mostrarlos en un nuevo entorno.

Entregar

La gestión de resultados empresariales presenta información de los componentes de gestión, almacenamiento y conservación. Su modelo de Asociación para la Gestión de la Información y la Imagen para ECM se basa en funciones; Los componentes de entrega pueden ingresar información en otros sistemas (como transferir información a medios portátiles o generar archivos de salida) o preparar información para su almacenamiento y preservación.

Los componentes de Deliver se pueden dividir en tres grupos: tecnologías de transformación, tecnologías de seguridad y distribución. La transformación y la seguridad son servicios de middleware y deberían estar igualmente disponibles para todos los componentes de ECM. Para la producción, las funciones principales son la maquetación y el diseño (con herramientas para diseñar y formatear la salida) y la publicación electrónica (presentar información para su distribución).

Tecnologías de transformación

Las transformaciones deben ser controladas y rastreables mediante servicios en segundo plano. Incluyen:

• Salida de la computadora al disco láser (COLD): Cuando se utiliza para la entrega COLD prepara datos de salida para la distribución y archivo. Las aplicaciones incluyen listas y salida formateada (como cartas personalizadas de clientes), revistas y registros.
• Personalización: Funciones y salida personalizadas para las necesidades de un usuario
• XML (Extensible lenguaje de marcado): Permite la descripción estandarizada y multiplataforma de interfaces, estructuras, metadatos y documentos
• PDF (Formato de documento portátil): Un formato de impresión y distribución multiplataforma que permite búsquedas de contenido, la adición de metadatos y la incorporación de firmas electrónicas. Cuando se generan a partir de datos electrónicos, los PDF son independientes de resolución y permiten una reproducción nítida en cualquier escala.
• Especificación de papel XML abierto (OpenXPS): Una especificación XML, desarrollada por Microsoft, describe los formatos y reglas para distribuir, archivar, renderizar y procesar documentos XPS.
• convertidores y espectadores: Genera formatos uniformes para mostrar (y salida) información en diferentes formatos.
• Compresión de datos: Reduce el espacio de almacenamiento necesario para información pictórica.
• Sindicación web: Presenta contenido en diferentes formatos, selecciones y formas para uso múltiple en diferentes formas para diferentes propósitos.

Tecnologías de seguridad

Las tecnologías de seguridad están disponibles para todos los componentes de ECM. Las firmas electrónicas se utilizan cuando se envían documentos y se escanean para documentar la captura completa. La infraestructura de clave pública es una tecnología básica de firma electrónica, que gestiona claves y certificados y comprueba la autenticidad de la firma. Otras firmas electrónicas confirman la identidad del remitente y la integridad de los datos enviados.

La gestión de derechos digitales y las marcas de agua se utilizan en la distribución de contenidos y la gestión de activos multimedia para gestionar y proteger los derechos de propiedad intelectual y los derechos de autor. Las marcas de agua electrónicas, integradas en un archivo, protegen los derechos de uso del contenido de Internet.

Distribución

ECM proporciona a los usuarios una variedad de medios de salida y distribución:

Métodos

En las instalaciones

ECM fue desarrollado como una aplicación de software que las empresas implementaban en redes corporativas; cada empresa gestiona y mantiene el ECM y los dispositivos de red que almacenan los datos. Los sistemas ECM locales se pueden personalizar según las necesidades de la organización. Dado que la captura de documentos en papel requiere dispositivos como escáneres de imágenes o dispositivos multifunción, normalmente se realiza en las instalaciones; sin embargo, se puede subcontratar a empresas de servicios para escanear, indexar y devolver grandes volúmenes mediante transferencia web o en CD, DVD u otros dispositivos de almacenamiento externos.

Software como servicio (SaaS)

El software como servicio ECM, también conocido como computación en la nube, es accesible al usuario en línea bajo demanda.

Desarrollo del mercado

Antes de 2003, el mercado de ECM estaba dominado por proveedores independientes de tamaño mediano que se dividían en dos categorías: los que se originaron como empresas de gestión de documentos y empezaron a añadir la gestión de otros contenidos empresariales, y los que empezaron como proveedores de gestión de contenidos web. y que intentó expandirse hacia la gestión de documentos comerciales y medios enriquecidos.

En 2002, Documentum añadió capacidades de colaboración con la adquisición de eRoom; Entretejido y Vignette respondieron con sus adquisiciones de iManage e Intraspect. Documentum compró Bulldog por sus capacidades de gestión de activos digitales (DAM); Entretejido y OpenText contraatacaron con adquisiciones de MediaBin y Artesia. OpenText también adquirió las empresas de software europeas IXOS y Red Dot. En octubre de 2003, EMC Corporation adquirió Documentum. IBM compró FileNet y Oracle compró Stellent en 2006; OpenText también compró Hummingbird Ltd. ese año. Hewlett-Packard (HP) adquirió la empresa australiana Tower Software en 2008. En marzo de 2009, Autonomy compró Interwoed; OpenText adquirió Vignette en julio de ese año y MetaStorm en febrero de 2011. OpenText adquirió Global 360 en julio de 2011 y HP acordó comprar Autonomy en agosto de 2011.

En abril de 2007, el director de CMS Watch, Alan Pelz-Sharpe, dijo: "Algunos de los nombres más importantes de este negocio están experimentando una transformación sustancial que conducirá a cambios en las hojas de ruta y conjuntos de productos en los próximos años" . Nuxeo y Alfresco ofrecieron software ECM de código abierto ese año.

Gartner estimó en 2010 que el mercado de ECM valía aproximadamente 3.500 millones de dólares en 2009; Se esperaba que esto creciera a una tasa de crecimiento anual compuesta del 10,1 por ciento hasta 2014. El mercado experimentó una serie de fusiones y adquisiciones en 2010. En 2014, Real Story Group (anteriormente CMS Watch) agregó proveedores basados en la nube a sus evaluaciones de ECM de 2014. .