Flujo de trabajo

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Un flujo de trabajo consta de un patrón de actividad orquestado y repetible, habilitado por la organización sistemática de recursos en procesos que transforman materiales, brindan servicios o procesan información. Puede representarse como una secuencia de operaciones, el trabajo de una persona o grupo, el trabajo de una organización de personal, o uno o más mecanismos simples o complejos.

Desde una perspectiva más abstracta o de mayor nivel, el flujo de trabajo puede considerarse una vista o representación del trabajo real. El flujo que se describe puede referirse a un documento, servicio o producto que se transfiere de un paso a otro.

Los flujos de trabajo pueden verse como un componente fundamental que se combina con otras partes de la estructura de una organización, como la tecnología de la información, los equipos, los proyectos y las jerarquías.

Desarrollo histórico

El desarrollo del concepto de flujo de trabajo se produjo por encima de una serie de eras superpuestas vagamente definidas.

Inicios en la fabricación

La historia moderna de los flujos de trabajo se remonta a Frederick Taylor y Henry Gantt, aunque el término "flujo de trabajo" no estuvo en uso como tal durante su vida. Uno de los primeros ejemplos del término "flujo de trabajo" apareció en una revista de ingeniería ferroviaria de 1921.

Taylor y Gantt iniciaron el estudio de la organización del trabajo deliberada y racional, principalmente en el contexto de la fabricación. Esto dio lugar a los estudios de tiempo y movimiento. Los conceptos relacionados incluyen talleres de trabajo y sistemas de colas (cadenas de Markov).

El libro de 1948 Más barato por docena introdujo los conceptos emergentes en el contexto de la vida familiar.

Maduración y crecimiento

La invención de la máquina de escribir y la fotocopiadora ayudó a difundir el estudio de la organización racional del trabajo desde el taller de fabricación hasta la oficina. Evolucionaron los sistemas de archivo y otros sistemas sofisticados para administrar los flujos físicos de información. Varios eventos probablemente contribuyeron al desarrollo de flujos de trabajo de información formalizada. Primero, el campo de la teoría de la optimización maduró y desarrolló técnicas de optimización matemática. Por ejemplo, el matemático y economista soviético Leonid Kantorovich desarrolló las semillas de la programación lineal en 1939 a través de los esfuerzos para resolver los problemas de optimización de la producción de un fabricante de madera contrachapada. En segundo lugar, la Segunda Guerra Mundial y el programa Apolo impulsaron la mejora de procesos con sus demandas de una organización racional del trabajo.

Era de la calidad

En la era de la posguerra, el trabajo de W. Edwards Deming y Joseph M. Juran condujo a un enfoque en la calidad, primero en las empresas japonesas y más globalmente a partir de la década de 1980: hubo varios movimientos que iban desde la gestión de la calidad total a Six Sigma, y luego nociones más cualitativas de reingeniería de procesos de negocio. Esto condujo a más esfuerzos para mejorar los flujos de trabajo, tanto en los sectores de la economía del conocimiento como en la fabricación. Se reconocieron demandas variables en los flujos de trabajo cuando se consideró la teoría de rutas críticas y cuellos de botella en movimiento.

Gestión del flujo de trabajo

Basu y Kumar señalan que el término "gestión del flujo de trabajo" se ha utilizado para referirse a tareas asociadas con el flujo de información a través de la cadena de valor en lugar del flujo de bienes materiales: caracterizan la definición, el análisis y la gestión de la información como "gestión del flujo de trabajo". Señalan que el flujo de trabajo se puede administrar dentro de una sola organización, donde se asignan roles distintos a los recursos individuales, y también entre múltiples organizaciones o ubicaciones distribuidas, donde se debe prestar atención a las interacciones entre las actividades que se encuentran en los límites de la organización o la ubicación.. La transmisión de información de una organización a otra es un tema crítico en este contexto interorganizacional y aumenta la importancia de las tareas que describen como "validación", "verificación" y "análisis de uso de datos".

Sistemas de gestión de flujo de trabajo

Un sistema de gestión de flujo de trabajo (WfMS) es un sistema de software para configurar, realizar y monitorear una secuencia definida de procesos y tareas, con los objetivos generales de aumentar la productividad, reducir costos, volverse más ágil y mejorar el intercambio de información dentro de una organización. Estos sistemas pueden estar centrados en procesos o en datos, y pueden representar el flujo de trabajo como mapas gráficos. Un sistema de gestión de flujo de trabajo también puede incluir una interfaz extensible para que las aplicaciones de software externas puedan integrarse y brindar soporte para flujos de trabajo de área amplia que brindan tiempos de respuesta más rápidos y productividad mejorada.

Conceptos relacionados

El concepto de flujo de trabajo está estrechamente relacionado con varios campos de la investigación de operaciones y otras áreas que estudian la naturaleza del trabajo, ya sea cuantitativa o cualitativamente, como la inteligencia artificial (en particular, la subdisciplina de la planificación de la IA) y la etnografía. El término "flujo de trabajo" se usa más comúnmente en industrias particulares, como en la impresión o dominios profesionales como laboratorios clínicos, donde puede tener significados especializados particulares.

1. Procesos: Un proceso es una noción más general que el flujo de trabajo y puede aplicarse a, por ejemplo, procesos físicos o biológicos, mientras que un flujo de trabajo es típicamente un proceso o colección de procesos descritos en el contexto del trabajo, como todos los procesos que ocurren en una máquina.
2. Planificación y programación: Un plan es una descripción del conjunto de actividades lógicamente necesario y parcialmente ordenado necesario para lograr un objetivo específico dado ciertas condiciones de inicio. Un plan, cuando aumenta con un calendario y cálculos de asignación de recursos, define por completo un ejemplo de procesamiento sistemático en la búsqueda de un objetivo. Un flujo de trabajo puede considerarse como una realización a menudo óptima o casi óptima de los mecanismos necesarios para ejecutar el mismo plan repetidamente.
3. Control de flujo: Este es un concepto de control aplicado a los flujos de trabajo, para distinguir del control estático de los amortiguadores de material o órdenes, para significar un control más dinámico de la velocidad de flujo y los volúmenes de flujo en movimiento y en proceso. Tal orientación a los aspectos dinámicos es la base básica para prepararse para controles más avanzados de las tiendas de empleo, como justo a tiempo o justo a tiempo.
4. Visión en tránsito: Este concepto de monitoreo se aplica tanto al material transportado como al trabajo en proceso o trabajo en curso, es decir, flujos de trabajo.

Ejemplos

Modelización de procesos institucionales

Los siguientes ejemplos ilustran la variedad de flujos de trabajo vistos en varios contextos:

1. En las tiendas de máquinas, en particular las tiendas de trabajo y las tiendas de corriente, el flujo de una parte a través de las diversas estaciones de procesamiento es un flujo de trabajo.
2. El procesamiento de reclamaciones de seguros es un ejemplo de un flujo de trabajo intensivo en información y basado en documentos.
3. La edición de Wikipedia se puede modelar como un flujo de trabajo estocástico.
4. Las cosas El sistema establecido es un modelo de gestión del flujo de trabajo personal para los trabajadores de la información.
5. En el desarrollo de programas informáticos, el apoyo y otras industrias, el concepto sigue el sol describe un proceso de paso de trabajo sin terminar a través de las zonas horarias.
6. En la impresión offset tradicional y digital, el concepto de flujo de trabajo representa el proceso, la gente y la tecnología de software (procesadores de imagen de mapas RIP o controladores DFE digitales frontales) que juegan una parte en el procesamiento previo/post de archivos relacionados con la impresión, por ejemplo, chequeo de pre-luz PDF para asegurarse de que las fuentes están incrustadas o que la salida de imágenes a la plancha o prensa digital será capaz de hacer el documento adecuado para la impresión final.
7. En los experimentos científicos, el proceso general (tascos y flujo de datos) se puede describir como un gráfico acíclico dirigido (DAG). Este DAG se denomina flujo de trabajo, por ejemplo, flujos de trabajo de Imaging cerebral.
8. En el análisis de datos sanitarios, se puede identificar o utilizar un flujo de trabajo para representar una secuencia de pasos que componen un análisis complejo de datos.
9. En arquitecturas orientadas al servicio, una aplicación puede ser representada a través de un flujo de trabajo ejecutable, donde diferentes, posiblemente distribuidos geográficamente, componentes de servicio interactúan para proporcionar la funcionalidad correspondiente bajo el control de un sistema de gestión de flujos de trabajo.
10. En los servicios compartidos, una aplicación puede ser en la práctica de desarrollar la automatización de procesos robóticos (llamado RPA o RPAAI para RPA 2.0 autoguiado basado en inteligencia artificial) lo que resulta en el despliegue de agentes de software asistidos o desatendidos al entorno de una organización. Estos agentes de software, o robots, están desplegados para realizar conjuntos estructurados y repetitivos predefinidos de tareas o procesos de negocio. Los robots de software de inteligencia artificial están desplegados para manejar conjuntos de datos no estructurados y se despliegan después de realizar e implementar la automatización de procesos robóticos.

Características y fenomenología

1. Modelado: Los problemas de flujo de trabajo se pueden modelar y analizar utilizando formalismos basados en gráficos como redes Petri.
2. Medición: Muchos de los conceptos utilizados para medir los sistemas de programación en la investigación de operaciones son útiles para medir los flujos de trabajo generales. Estos incluyen rendimiento, tiempo de procesamiento y otras métricas regulares.
3. Connotaciones especializadas: El término "flujo de trabajo" tiene connotaciones especializadas en tecnología de la información, gestión de documentos e imágenes. Desde 1993, un consorcio comercial se centró específicamente en la gestión del flujo de trabajo y la interoperabilidad de los sistemas de gestión del flujo de trabajo, la Coalición de Gestión del flujo de trabajo.
4. Sistemas de flujo de trabajo científicos: Estos encontraron una amplia aceptación en los campos de la bioinformática y la química a principios de los años 2000, cuando cumplieron la necesidad de múltiples herramientas interconectadas que manejan múltiples formatos de datos y grandes cantidades de datos. Además, el paradigma de los flujos de trabajo científicos se asemeja a la práctica bien establecida de la programación de Perl en las organizaciones de investigación de ciencias de la vida, haciendo de esta adopción un paso natural hacia una configuración de infraestructura más estructurada.
5. Interacción humana-máquina: Se han estudiado varias conceptualizaciones de flujos de trabajo mixtos, en particular en los militares, donde los agentes automatizados desempeñan funciones como los humanos. Para un trabajo humano innovador, adaptable y colaborativo, se requieren técnicas de gestión de la interacción humana.
6. Análisis de flujo de trabajo: Los sistemas de flujo de trabajo permiten a los usuarios desarrollar procesos ejecutables sin familiaridad con los conceptos de programación formal. Las técnicas de análisis de flujo de trabajo automatizadas pueden ayudar a los usuarios a analizar las propiedades de los flujos de trabajo del usuario para realizar la verificación de ciertas propiedades antes de ejecutarlas, por ejemplo, analizar el control de flujo o el flujo de datos. Se han elaborado y utilizado ejemplos de instrumentos basados en marcos de análisis formales para el análisis de los flujos de trabajo científicos y pueden ampliarse al análisis de otros tipos de flujos de trabajo.

Teorías de mejora del flujo de trabajo

Se han propuesto e implementado varias teorías de mejora del flujo de trabajo en el lugar de trabajo moderno. Éstos incluyen:

1. Seis sigma
2. Total Quality Management
3. Reingeniería del proceso empresarial
4. Sistemas de préstamo
5. Theory of Constraints

La evaluación de los recursos, tanto físicos como humanos, es esencial para evaluar los puntos de entrega y el potencial para crear transiciones más fluidas entre tareas.

Componentes

Por lo general, un flujo de trabajo se puede describir mediante técnicas de diagrama de flujo formales o informales, que muestran los flujos dirigidos entre los pasos de procesamiento. Los pasos de procesamiento individuales o los componentes de un flujo de trabajo se pueden definir básicamente mediante tres parámetros:

1. descripción de la entrada: la información, el material y la energía necesarios para completar el paso
2. reglas de transformación: algoritmos que pueden ser realizados por personas o máquinas, o ambos
3. descripción de la producción: la información, el material y la energía producidos por el paso y proporcionados como entrada a los pasos de abajo

Los componentes solo se pueden conectar si la salida de un (conjunto de) componente(s) anterior(es) es igual a los requisitos de entrada obligatorios de los siguientes componentes. Por lo tanto, la descripción esencial de un componente en realidad comprende solo entradas y salidas que se describen completamente en términos de tipos de datos y su significado (semántica). Los algoritmos' o reglas' las descripciones solo deben incluirse cuando hay varias formas alternativas de transformar un tipo de entrada en un tipo de salida, posiblemente con diferente precisión, velocidad, etc.

Cuando los componentes son servicios no locales que se invocan de forma remota a través de una red informática, como servicios web, también se deben considerar descriptores adicionales (como QoS y disponibilidad).

Aplicaciones

Existen muchos sistemas de software para admitir flujos de trabajo en dominios particulares. Dichos sistemas administran tareas como el enrutamiento automático, el procesamiento parcialmente automatizado y la integración entre diferentes aplicaciones de software funcionales y sistemas de hardware que contribuyen al proceso de valor agregado subyacente al flujo de trabajo. También hay proveedores de software que utilizan el servicio de mensajería basado en procesos tecnológicos basado en tres elementos:

• Objetos estándar
• Objetos de flujo de trabajo
• Flujo de trabajo