Estructura de desglose del trabajo

Ejemplo del MIL-HDBK-881, que ilustra los tres primeros niveles de un sistema de aeronaves típico

Trabajando en un proyecto WBS

Una estructura de desglose del trabajo (WBS) en la gestión de proyectos y la ingeniería de sistemas es un desglose de un proyecto orientado a la entrega en componentes más pequeños. Una estructura de desglose del trabajo es un entregable clave del proyecto que organiza el trabajo del equipo en secciones manejables. El Cuerpo de conocimientos de gestión de proyectos (PMBOK 5) define la estructura de desglose del trabajo como una "descomposición jerárquica del alcance total del trabajo que debe realizar el equipo del proyecto para lograr los objetivos del proyecto y crear los entregables requeridos". #34;

Un elemento de estructura de desglose de trabajo puede ser un producto, datos, servicio o cualquier combinación de estos. Una WBS también proporciona el marco necesario para la estimación y el control detallados de los costos, al tiempo que brinda orientación para el desarrollo y el control del cronograma.

Resumen

WBS es una descomposición jerárquica e incremental del proyecto en fases, entregables y paquetes de trabajo. Es una estructura de árbol, que muestra una subdivisión del esfuerzo requerido para lograr un objetivo, por ejemplo, un programa, proyecto y contrato. En un proyecto o contrato, la WBS se desarrolla comenzando con el objetivo final y subdividiéndolo sucesivamente en componentes manejables en términos de tamaño, duración y responsabilidad (por ejemplo, sistemas, subsistemas, componentes, tareas, subtareas y paquetes de trabajo) que incluir todos los pasos necesarios para lograr el objetivo.

Ejemplo de estructura de desglose del trabajo aplicada en una estructura de presentación de informes de la NASA

La estructura de desglose del trabajo proporciona un marco común para el desarrollo natural de la planificación y el control generales de un contrato y es la base para dividir el trabajo en incrementos definibles a partir de los cuales se puede desarrollar la declaración del trabajo y los detalles técnicos, de cronograma, de costos y de costos. y se pueden establecer informes de horas de trabajo.

Una estructura de desglose del trabajo permite sumar los costos subordinados de tareas, materiales, etc., en su nivel "principal" tareas, materiales, etc. Para cada elemento de la estructura de desglose del trabajo se genera una descripción de la tarea a realizar. Esta técnica (a veces denominada estructura de descomposición del sistema) se utiliza para definir y organizar el alcance total de un proyecto.

La EDT se organiza en torno a los productos primarios del proyecto (o resultados planificados) en lugar del trabajo necesario para producir los productos (acciones planificadas). Dado que los resultados planificados son los fines deseados del proyecto, forman un conjunto relativamente estable de categorías en las que se pueden recopilar los costos de las acciones planificadas necesarias para lograrlos. Una EDT bien diseñada facilita la asignación de cada actividad del proyecto a uno y solo un elemento terminal de la EDT. Además de su función en la contabilidad de costos, la WBS también ayuda a mapear los requisitos de un nivel de especificación del sistema a otro, por ejemplo, una matriz de referencias cruzadas que mapea los requisitos funcionales a los documentos de diseño de alto o bajo nivel. La WBS se puede mostrar horizontalmente en forma de esquema o verticalmente como una estructura de árbol (como un organigrama).

El desarrollo de la EDT normalmente se produce al comienzo de un proyecto y precede a la planificación detallada del proyecto y las tareas.

Historia

El concepto de estructura de desglose del trabajo fue desarrollado con la Técnica de Evaluación y Revisión de Programas (PERT) por el Departamento de Defensa de los Estados Unidos (DoD). PERT fue introducido por la Marina de los EE. UU. en 1957 para apoyar el desarrollo de su programa de misiles Polaris. Mientras que el término "estructura de descomposición del trabajo" no se utilizó, esta primera implementación de PERT organizó las tareas en categorías orientadas al producto.

En junio de 1962, el Departamento de Defensa, la NASA y la industria aeroespacial publicaron un documento para el sistema PERT/COST, que describía el enfoque WBS. Esta guía fue respaldada por el Secretario de Defensa para su adopción por todos los servicios. En 1968, el Departamento de Defensa emitió "Estructuras de descomposición del trabajo para artículos de material de defensa" (MIL-STD-881), un estándar militar que requiere el uso de estructuras de descomposición del trabajo en todo el Departamento de Defensa.

El documento se revisó varias veces, la más reciente en 2018. La versión actual de este documento se puede encontrar en "Estructuras de desglose de trabajo para artículos de material de defensa" (MIL-STD-881E). Incluye definiciones de WBS para sistemas específicos de productos básicos de material de defensa y aborda elementos de WBS que son comunes a todos los sistemas.

Las categorías de artículos de material de defensa de MIL-STD-881E son:

• Aircraft Systems
• Sistemas electrónicos y genéricos
• Misiles/Ordnance Systems
• Sistemas estratégicos de misiles
• Sea Systems
• Sistemas espaciales
• Sistemas de vehículos terrestres
• Sistemas marítimos no tripulados
• Sistemas de vehículos de lanzamiento
• Sistemas de Información/Defense Business Systems

Los elementos comunes identificados en MIL-STD-881E, Apéndice K son: Integración, ensamblaje, prueba y verificación; Ingeniería de Sistemas; Gestión de programas; Prueba y evaluación del sistema; Datos; Equipo de apoyo peculiar; equipo de apoyo común; Activación operativa/del sitio; Apoyo Logístico a Contratistas; Instalaciones industriales; Repuestos iniciales y repuestos. El estándar también incluye elementos comunes adicionales exclusivos de los sistemas espaciales, los sistemas de vehículos de lanzamiento y los sistemas de misiles estratégicos.

En 1987, el Project Management Institute (PMI) documentó la expansión de estas técnicas en organizaciones que no son de defensa. La guía Conceptos básicos de gestión de proyectos (PMBOK) proporciona una descripción general del concepto WBS, mientras que el "Estándar de práctica para estructuras de desglose del trabajo" es comparable al estándar DoD pero está destinado a una aplicación más general.

Principios de diseño

Regla del 100 %

Un principio de diseño importante para las estructuras de desglose del trabajo se denomina regla del 100 %. Se ha definido de la siguiente manera:

La regla del 100% establece que el WBS incluye el 100% del trabajo definido por el alcance del proyecto y captura todos los entregables – internos, externos, provisionales– en términos del trabajo que se ha de completar, incluyendo la gestión del proyecto. La regla del 100% es uno de los principios más importantes que guían el desarrollo, la descomposición y la evaluación del WBS. La regla se aplica en todos los niveles dentro de la jerarquía: la suma de la obra en el nivel "niños" debe igual al 100% del trabajo representado por el "padre", y el WBS no debe incluir ninguna obra que salga fuera del alcance real del proyecto, es decir, no puede incluir más del 100% del trabajo... Es importante recordar que la regla del 100% también se aplica al nivel de actividad. El trabajo representado por las actividades en cada paquete de trabajo debe añadir hasta el 100% del trabajo necesario para completar el paquete de trabajo.

Elementos mutuamente excluyentes

Mutuamente excluyentes: además de la regla del 100 %, no debe haber superposición en la definición del alcance entre los diferentes elementos de una estructura de desglose del trabajo. Esta ambigüedad podría resultar en trabajo duplicado o errores de comunicación sobre la responsabilidad y la autoridad. Tal superposición también podría confundir la contabilidad de costos del proyecto. Si los nombres de los elementos de la WBS son ambiguos, un diccionario de la WBS puede ayudar a aclarar las distinciones entre los elementos de la WBS. El diccionario WBS describe cada componente de la WBS con hitos, entregables, actividades, alcance y, a veces, fechas, recursos, costos y calidad.

Planifique resultados, no acciones

Si el diseñador de la estructura de desglose del trabajo intenta capturar cualquier detalle orientado a la acción en la WBS, es probable que el diseñador incluya demasiadas acciones o muy pocas acciones. Demasiadas acciones excederán el 100 % del alcance de los padres y muy pocas no alcanzarán el 100 % del alcance de los padres. La mejor manera de adherirse a la regla del 100 % es definir los elementos de la EDT en términos de efectos directos o resultados, no de acciones. Esto también asegura que la WBS no sea demasiado prescriptiva de los métodos, lo que permite un mayor ingenio y pensamiento creativo por parte de los participantes del proyecto. Para proyectos de desarrollo de nuevos productos, la técnica más común para garantizar una EDT orientada a resultados es utilizar una estructura de desglose de productos. Los proyectos de software basados en características pueden usar una técnica similar que consiste en emplear una estructura de descomposición de características. Cuando un proyecto brinda servicios profesionales, una técnica común es capturar todos los entregables planificados para crear una WBS orientada a entregables. Las estructuras de desglose del trabajo que subdividen el trabajo por fases del proyecto (p. ej., fase de diseño preliminar, fase crítica de diseño) deben garantizar que las fases estén claramente separadas por un entregable que también se utilice para definir los criterios de entrada y salida (p. ej., una revisión de diseño preliminar o crítica aprobada).

Nivel de detalle

Uno debe decidir cuándo dejar de dividir el trabajo en elementos más pequeños. Para la mayoría de los proyectos, será suficiente una jerarquía de dos a cuatro niveles. Esto ayudará a determinar la duración de las actividades necesarias para producir un entregable definido por la EDT. Hay varias heurísticas o "reglas generales" Se utiliza para determinar la duración apropiada de una actividad o grupo de actividades necesarias para producir un entregable específico definido por la EDT.

• La primera es la "regla de 80 horas" que significa que ninguna actividad o grupo de actividades al nivel más bajo del detalle del WBS para producir un solo entregable debe ser más de 80 horas de esfuerzo.
• La segunda regla del pulgar es que ninguna actividad o grupo de actividades al nivel más bajo del detalle del WBS debe ser más largo que un solo período de presentación de informes. Así pues, si el equipo del proyecto está informando de los progresos mensuales, entonces ninguna actividad o serie de actividades debe ser mayor de un mes de duración.
• La última heurística es la regla "si tiene sentido". Aplicando esta regla de pulgar, se puede aplicar "sentido común" al crear la duración de una sola actividad o grupo de actividades necesarias para producir una entregable definida por el WBS.

Un paquete de trabajo a nivel de actividad es una tarea que:

• puede estimarse realista y con confianza;
• no tiene sentido prácticamente romper más;
• puede completarse de acuerdo con una de las heurísticas definidas anteriormente;
• produce un liberador que es mensurable; y
• forma un paquete único de trabajo que puede ser subcontratado o contratado.

Esquema de codificación

Es común que los elementos de la estructura de desglose del trabajo se numeren secuencialmente para revelar la estructura jerárquica. El propósito de la numeración es brindar un enfoque coherente para identificar y administrar la EDT en sistemas similares, independientemente del proveedor o el servicio. Por ejemplo, 1.1.2 Propulsión (en el ejemplo a continuación) identifica este elemento como un elemento WBS de Nivel 3, ya que hay tres números separados por dos puntos decimales. Un esquema de codificación también ayuda a que los elementos de la EDT se reconozcan en cualquier contexto escrito y permite el mapeo al Diccionario de la EDT.

Un ejemplo práctico del esquema de codificación WBS es

Sistema de aeronave 1.0

1.1 Vehículo aéreo

1.1.1 Airframe

1.1.1.1 Integración del marco aéreo, Asamblea, Pruebas y Salidas

1.1.1.2 Fuselaje

1.1.1.3 Wing

1.1.1.4 Empenaje

1.1.1.5 Nacelle

1.1.1.6 Otros componentes de Airframe 1..n (Hablar)

1.1.2 Propulsión

1.1.3 Subsistemas de vehículos

1.1.4 Aviónicos

1.2 Ingeniería de sistemas

1.3 Gestión de programas

1.4 Prueba y evaluación del sistema

1.5 Capacitación

1.6 Datos

1.7 Equipo de apoyo peculiar

1.8 Equipo de apoyo común

1.9 Activación operacional/sita

1.10 Instalaciones industriales

1.11 Piezas iniciales de repuesto y reparación

Elemento terminal

El elemento más bajo en una estructura de árbol, un elemento terminal, es aquel que no se subdivide más. En una Estructura de Desglose del Trabajo tales elementos (actividad o entregable), también conocidos como paquetes de trabajo, son los ítems que se estiman en términos de requerimientos de recursos, presupuesto y duración; vinculados por dependencias; y programar En la unión del elemento WBS y la unidad organizativa, se establecen cuentas de control y paquetes de trabajo, y se planifica, mide, registra y controla el desempeño. Una EDT se puede expresar hasta cualquier nivel de interés. Tres niveles son los mínimos recomendados, con niveles adicionales para y solo para artículos de alto costo o alto riesgo, y dos niveles de detalle en casos como ingeniería de sistemas o gestión de programas, con el estándar que muestra ejemplos de WBS con profundidad variable como software desarrollo en puntos que van a 5 niveles o sistema de control de fuego a 7 niveles.

Conforme a las normas

La estructura superior de la EDT debe ser coherente con cualquier norma o mandato de plantilla que exista dentro de la organización o el dominio. Por ejemplo, la construcción naval para la Marina de los EE. UU. debe respetar que los términos náuticos y su estructura jerárquica incluidos en MIL-STD estén integrados en la arquitectura naval y que las oficinas y los procedimientos correspondientes de la Marina se hayan construido para que coincidan con esta estructura de arquitectura naval, por lo que cualquier cambio significativo de La numeración o denominación de los elementos de la WBS en la jerarquía sería inaceptable.

Ejemplo

La técnica de construcción WBS empleando la regla del 100% durante la construcción WBS

La figura adyacente muestra una técnica de construcción de estructura de descomposición del trabajo que demuestra la regla del 100% y la "elaboración progresiva" técnica. En el Nivel 1 de la EDT, muestra 100 unidades de trabajo como el alcance total de un proyecto para diseñar y construir una bicicleta personalizada. En el Nivel 2 de la EDT, las 100 unidades se dividen en siete elementos. El número de unidades asignadas a cada elemento de trabajo puede basarse en el esfuerzo o el costo; no es una estimación de la duración de la tarea.

Los tres elementos más grandes del Nivel 2 de la EDT se subdividen en el Nivel 3. Cada uno de los dos elementos más grandes del Nivel 3 representa solo el 17 % del alcance total del proyecto. Estos elementos más grandes podrían subdividirse aún más utilizando la técnica de elaboración progresiva descrita anteriormente.

Este es un ejemplo del enfoque basado en el producto (que puede ser un producto final, una entrega o un trabajo), en comparación con el enfoque por fases (que pueden ser etapas cerradas en un ciclo de vida de desarrollo de sistemas formal o eventos forzados). (por ejemplo, actualizaciones trimestrales o un nuevo presupuesto del año fiscal), o un enfoque basado en habilidades/roles.

El diseño de la EDT puede ser compatible con software (p. ej., una hoja de cálculo) para permitir la acumulación automática de valores de puntos. Las estimaciones de esfuerzo o costo se pueden desarrollar a través de discusiones entre los miembros del equipo del proyecto. Esta técnica colaborativa genera una mayor comprensión de las definiciones del alcance, las suposiciones subyacentes y el consenso con respecto al nivel de granularidad requerido para administrar los proyectos.