Estimación de costos

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Una estimación de costos es la aproximación del costo de un programa, proyecto u operación. La estimación de costos es el producto del proceso de estimación de costos. La estimación de costos tiene un valor total único y puede tener valores de componentes identificables.

Un problema de sobrecosto puede evitarse con una estimación de costos creíble, confiable y precisa. Un estimador de costos es el profesional que prepara las estimaciones de costos.

Existen distintos tipos de tasadores de costes, cuyo título puede ir precedido de un modificador, como tasador de construcción, tasador eléctrico o tasador jefe.

Otros profesionales, como los peritos en medición y los ingenieros de costes, también pueden preparar estimaciones de costes o contribuir a ellas. En los EE. UU., según la Oficina de Estadísticas Laborales, había 185.400 peritos en medición en 2010. En el Reino Unido trabajan unos 75.000 peritos en medición profesionales.

Sinopsis

La Oficina de Responsabilidad Gubernamental (GAO) de los Estados Unidos define una estimación de costos como "la suma de los elementos de costos individuales, utilizando métodos establecidos y datos válidos, para estimar los costos futuros de un programa, basándose en lo que se conoce hoy". La GAO informa que "la estimación realista de los costos era imperativa para tomar decisiones inteligentes en la adquisición de nuevos sistemas". A menudo, se necesita una estimación de costos para respaldar las evaluaciones de viabilidad del proyecto o los requisitos de financiación en apoyo de la planificación. Una estimación de costos se utiliza a menudo para establecer un presupuesto como la restricción de costos para un proyecto u operación.

En la gestión de proyectos, la gestión de costos de proyectos es una división funcional importante. La estimación de costos es una de las tres actividades que se realizan en la gestión de costos de proyectos.

En ingeniería de costos, la estimación de costos es una actividad básica. Un libro de referencia de ingeniería de costos tiene capítulos sobre la estimación de costos de inversión de capital y la estimación de costos operativos. La inversión de capital fijo proporciona las instalaciones físicas. La inversión de capital de trabajo es un fondo rotatorio para mantener las instalaciones en funcionamiento.

En la planificación de la adquisición de sistemas, productos o instalaciones, se utiliza una estimación de costos para evaluar la financiación necesaria y compararla con ofertas o licitaciones.

En la contratación de obras de construcción, generalmente se prepara un presupuesto para presentar una oferta o licitación para competir por la adjudicación de un contrato.

En el mantenimiento y la operación de instalaciones, las estimaciones de costos se utilizan para establecer la financiación o los presupuestos.

En un intento por gestionar el riesgo de responsabilidad, algunas empresas evitan el uso de la palabra estimación y, en su lugar, se refieren a la estimación como una "Opinión sobre el costo probable".

Tipos de estimación de gastos

Cada proyecto y operación tiene distintos tipos de estimación de costos, que varían en su composición y métodos de preparación. Algunas de las áreas principales incluyen:

  • Gastos de construcción i) estimación detallada de la construcción ii) estimación abstracta de la construcción
  • Costo de fabricación
  • Costo total de ejecución
  • Costo de desarrollo del software
  • Costo de la misión aeroespacial
  • Gastos de exploración de recursos
  • Gastos de funcionamiento del servicio
  • Costo de mantenimiento y reparación de las instalaciones
  • Costo de rehabilitación y renovación del servicio
  • Costo de jubilación de las instalaciones

Clasificaciones de las estimaciones de gastos

Las clasificaciones de estimación de costos comunes utilizadas históricamente son:

  • Orden de magnitud
  • Preliminar
  • Definitivo

Estos corresponden a las clases publicadas modernas 5, 3 y 1, respectivamente. El Departamento de Energía de los EE. UU. y muchos otros utilizan un sistema de cinco clases de estimaciones:

Clase estimadaNombrePropósitoNivel de definición de proyectos
Clase 5Orden de magnitudRevisión o viabilidad0% a 2%
Clase 4IntermedioEstudio conceptual o viabilidad1% a 15%
Clase 3PreliminarPresupuesto, autorización o control10% a 40%
Clase 2sustantivoControl o puja/tender30% a 70%
Clase 1DefinitivoEstimaciones de comprobación o puja/tender50% a 100%

Los métodos utilizados para preparar las estimaciones varían desde métodos estocásticos o de juicio en la definición temprana hasta métodos deterministas en la definición posterior. Algunas estimaciones utilizan métodos mixtos.

Las clasificaciones de los cálculos de costos han sido publicadas por ASTM y AACE International. La Sociedad Estadounidense de Estimadores Profesionales (ASPE) define los niveles de cálculo en orden inverso como Nivel 1: Orden (rango) de magnitud, Nivel 2: Diseño esquemático/conceptual, Nivel 3: Desarrollo del diseño, Nivel 4: Documento de construcción y Nivel 5: Oferta.>.” ACostE define un cálculo de Clase I como definitivo, un cálculo de Clase II como semidetallado y un cálculo de Clase III como pre-presupuesto.

Otros nombres para las estimaciones de diferentes clases incluyen:

Clase 1Clase 3Clase 5
Estimación detalladaEstimación pormenorizadaEstimación conceptual
Estimación finalEstimaciónEstimación previa al diseño
Estimación de controlEstimación de la separaciónEstimación preliminar
Estimación inicialEstimación presupuestaria
Estimación anteriorEstimación de la evaluación
Estimación de la CDEstimación de DDEstimación
Estimación para parámetros
Estimación del orden de la imagen (ROM)
Estimaciones muy ásperas de orden de magnnitud (VROM)
SWAG (científico, conjetura salvaje) estimación
PIDOOMA (estimación directa fuera de mi [aero en el aire])

Calidad de las estimaciones

La calidad de la estimación se refiere a la delimitación de los requisitos de calidad para la estimación. Estos requisitos se establecen de acuerdo con las normas oficiales de garantía de calidad. También puede haber otras expectativas para la estimación que no son requisitos específicos, pero que pueden afectar la calidad percibida de la estimación. Los requisitos de calidad publicados generalmente tienen que ver con la credibilidad, la exactitud, el nivel de confianza, la precisión, el riesgo, la fiabilidad y la validez de la estimación, así como con la minuciosidad, la uniformidad, la coherencia, la verificación y la documentación.

“El resultado de presentar ofertas sin buenas estimaciones es seguro: trabajos que terminan con menos ganancias, sin ganancias o con pérdidas. El postor terminará cerrando; la única pregunta es cuánto tiempo llevará eso”.

Dado que una estimación de costos es una aproximación del costo de un proyecto u operación, la precisión de la estimación es una medida de qué tan cerca está la estimación de predecir los gastos reales del proyecto u operación. Esto solo se puede saber después de que el proyecto se haya completado. Si, por ejemplo, una estimación de un proyecto fue de $1,252,000 para un alcance y condiciones específicos, y al finalizar los registros mostraron que se gastaron $1,172,451.26, la estimación fue 6.8% más alta. Si el proyecto terminó teniendo un alcance o condiciones diferentes, un cálculo no ajustado no evalúa de manera justa la precisión de la estimación. Las predicciones de la precisión de la estimación pueden acompañar la estimación. Por lo general, esto se expresa como un rango mayor o menor en comparación con la estimación puntual con una probabilidad esperada de que el costo real caiga dentro del rango. Un ejemplo de una estimación definitiva podría ser que la estimación tenga un rango de precisión de -5/+10% con una confianza del 90% de que el valor final caiga dentro de ese rango. La precisión de una estimación inicial está relacionada con la calidad de la estimación. Los factores que afectan la calidad de la estimación incluyen las personas que prepararon la estimación, cómo se preparó la estimación y qué se sabía sobre el proyecto. Para el mismo proyecto, el rango de incertidumbre sobre la estimación total disminuye con el tiempo, como se ilustra en el diagrama del cono de incertidumbre.

Se pueden realizar estimaciones de costos de alta calidad siguiendo un rigor de 12 pasos delineados por la GAO de los EE. UU. Se recomienda que la estimación vaya acompañada de documentación detallada. “La documentación aborda el propósito de la estimación, los antecedentes del programa y la descripción del sistema, su cronograma, el alcance de la estimación (en términos de tiempo y lo que está y no está incluido), las reglas básicas y los supuestos, todas las fuentes de datos, la metodología y la justificación de la estimación, los resultados del análisis de riesgos y una conclusión sobre si la estimación de costos es razonable. Por lo tanto, una buena estimación de costos, aunque adopte la forma de un solo número, está respaldada por documentación detallada que describe cómo se obtuvo y cómo se gastará la financiación esperada para lograr un objetivo determinado”. Esta documentación a menudo se denomina Base de estimación (o BOE). La estimación puede ir acompañada de documentación adicional, incluida la documentación de despegue de cantidades y los cálculos de respaldo, cotizaciones, etc.

Aunque siempre se debe fomentar la búsqueda de la precisión en las estimaciones de costos, un estudio realizado en 2002 concluyó que las estimaciones utilizadas para determinar si se debía construir una infraestructura importante eran "altamente y sistemáticamente engañosas".

Contingencia

Se puede incluir una contingencia en un presupuesto para prever costos desconocidos que la experiencia indica como probables de ocurrir, pero que no son identificables. Cuando se utiliza un presupuesto que no tiene contingencias para establecer un presupuesto o reservar fondos, a menudo se agrega una contingencia para aumentar la probabilidad de que el presupuesto o los fondos sean adecuados para completar el proyecto. La contingencia del presupuesto o del presupuesto no tiene como objetivo compensar la mala calidad del presupuesto ni financiar el crecimiento del diseño, los cambios de propietario ni nada que no esté relacionado con la entrega del alcance según lo definido en la documentación del presupuesto. Generalmente, se necesita más contingencia para los presupuestos anteriores debido a la mayor incertidumbre de la precisión del presupuesto.

Métodos de estimación de costos y mejores prácticas

Los métodos de estimación pueden variar según el tipo y la clase de estimación. El método utilizado para la mayoría de las estimaciones definitivas es definir y comprender completamente el alcance, deducir o cuantificar el alcance y aplicar el cálculo de costos al alcance, que luego se puede sumar para obtener un costo total. La documentación y la revisión adecuadas también son importantes. La fijación de precios transforma la estimación de costos en lo que la empresa desea cobrar por el alcance. Las estimaciones tempranas pueden emplear varios medios de modelado de costos. Las características básicas de una estimación eficaz incluyen: identificación clara de la tarea, amplia participación en la preparación de las estimaciones, disponibilidad de datos válidos, estructura estandarizada para la estimación, previsión de incertidumbres del programa, reconocimiento de la inflación, reconocimiento de costos excluidos, revisión independiente de las estimaciones y revisión de las estimaciones para cambios significativos en el programa. La aplicación de las mejores prácticas ayuda a garantizar una estimación de alta calidad. “Se deben seguir ciertas mejores prácticas si se quieren desarrollar estimaciones de costos precisas y creíbles. Estas mejores prácticas representan un proceso general de métodos establecidos y repetibles que dan como resultado estimaciones de costos de alta calidad que son integrales y precisas y que se pueden rastrear, replicar y actualizar de manera fácil y clara”.

Las herramientas que pueden formar parte de la estimación de costos son los índices de costos. Estos factores promueven el ajuste temporal de los costos de capital, siguiendo los cambios en la tecnología, la disponibilidad de materiales y mano de obra y la inflación. Debido a la falta inherente de disponibilidad de literatura actualizada sobre costos de ingeniería de procesos químicos, existen varios índices de inflación o de costos.

Estimaciones de gastos de construcción

Las estimaciones del costo de construcción de instalaciones son una parte importante del ámbito de las estimaciones de costos. Un contratista general o subcontratista de construcción normalmente debe preparar estimaciones de costos definitivas para preparar las ofertas en el proceso de licitación de construcción para competir por la adjudicación del contrato. Aunque muchos estimadores participan en los procesos de licitación y adquisición, estos no son una función necesaria de la preparación de las estimaciones de costos. Los estimadores y otras personas preparan estimaciones anteriores mediante diferentes métodos para respaldar el proceso de planificación y compararlas con las ofertas. Una forma de hacer esas estimaciones es determinar los recursos necesarios (por ejemplo, la cantidad de material de construcción que se requiere) y luego multiplicar las cantidades estimadas de material de construcción por el costo unitario correspondiente. Una ventaja de hacer estimaciones de esta manera es que permite la segregación de cantidades y costos. De esta manera, se pueden actualizar por separado a medida que se dispone de nueva información. También se pueden rastrear por separado, lo que permite a los tomadores de decisiones tomar mejores decisiones sobre el proyecto durante su fase conceptual.

Estimaciones definitivas (clase 1)

Una hoja de cálculo escrita a mano.

Se prepara una estimación definitiva a partir de planos y especificaciones completamente diseñados (o casi), preferiblemente lo que se denominan documentos contractuales (CD). Los documentos contractuales también establecen el Alcance del trabajo (SOW). El método estándar es revisar y comprender el paquete de diseño y despegar (o realizar un estudio cuantitativo) del alcance del proyecto detallando el proyecto en partidas con cantidades medidas. RSMeans se refiere a esto como "Determinar el alcance del proyecto" y "Cuantificar". Algunas jurisdicciones o áreas de práctica definen el desglose y la medición en ciertos términos, como RICS, y pueden tener reglas específicas para el desarrollo de una lista de cantidades. La ASPE propone un método estándar de mejores prácticas para el estudio cuantitativo. Esto incluye el uso del Sistema de Numeración Uniforme del Construction Specification Institute (MasterFormat) para garantizar que se contabilice todo el trabajo.

Luego, los costos se aplican a las partidas cuantificadas. Esto puede denominarse cálculo de costos o fijación de precios. En la estimación para la contratación, el costo es lo que le cuesta a usted construir algo y el precio es lo que le cobra a otra parte por construirlo. RSMeans se refiere a esto como "Fijar el precio de las cantidades". ASPE recomienda el "formato de cantidad por costos de materiales y mano de obra" para la compilación de la estimación. Este formato se ilustra en la muestra de hoja de cálculo escrita a mano. Para la mano de obra, el estimador debe "Determinar las tasas de producción básicas y multiplicarlas por las unidades de trabajo para determinar las horas totales para el trabajo" y luego multiplicar las horas por el costo promedio por hora de la mano de obra. Las cargas laborales, los costos de materiales, los costos de equipos de construcción y, si corresponde, los costos de subcontratistas también se incluyen en el formulario de detalle de la estimación. Se agregan otros costos y precios, como los gastos generales, las ganancias, los impuestos sobre las ventas o el uso, las garantías de pago y cumplimiento, la escalada y la contingencia.

Los costos que se aplican a las cantidades de partidas individuales pueden provenir de un libro de costos (ya sea interno o externo) o de una base de datos de costos. Para los contratistas o gerentes de construcción es importante realizar un seguimiento y recopilar datos históricos de tendencias, proyectos completados, factores de producción, cambios de equipos y diversos mercados laborales.

Normas de trabajo de muestra

Los requisitos de mano de obra suelen ser los más variables y constituyen el foco principal de los estimadores de costos de construcción. Las horas de mano de obra necesarias para construir cada elemento de instalación se calculan utilizando una tasa de horas-hombre multiplicada por la cantidad de pedido (un método similar consiste en dividir la cantidad de pedido por la tasa de producción). Muchos estimadores utilizan una referencia de norma de horas-hombre para las horas-hombre estándar y aplican un factor de ajuste para las condiciones del proyecto o la tarea, la ubicación, los métodos, el equipo, la habilidad de la mano de obra, etc. para ajustar el efecto previsto sobre la mano de obra.

Los costos directos se detallan para todas las partes necesarias del proyecto. Los costos directos son todos los costos que se pueden atribuir directamente al proyecto. Los costos directos incluyen los costos de los requisitos generales (División 1 de MasterFormat), que incluyen elementos como la gestión y coordinación del proyecto, el control de calidad, las instalaciones y controles temporales, la limpieza y la gestión de residuos. Los costos directos también pueden incluir los costos de planificación, investigación, estudios y diseño del proyecto; adquisición de terrenos o derechos de paso y otros costos no relacionados con la construcción. Por lo general, en el presupuesto se proporciona un subtotal de los costos directos totales.

Además de los costos directos, se realizan provisiones para los costos indirectos. Los costos indirectos incluyen los gastos generales, los impuestos sobre las ganancias, sobre las ventas o el uso, las garantías de pago y cumplimiento, los aumentos y las contingencias. Las ganancias son costos para el comprador, pero no para el proveedor, sino una proyección de los ingresos previstos.

Una estimación de costos bien documentada incluye una base de estimación (BOE), que describe la base del alcance, la base de fijación de precios, los métodos, los supuestos, las inclusiones y las exclusiones.

Estimaciones del orden de la mayoría (clase 5)

Se prepara una estimación de orden de magnitud cuando se dispone de poca o ninguna información de diseño para el proyecto. Se denomina orden de magnitud porque es posible que sea todo lo que se pueda determinar en una etapa temprana. En otras palabras, tal vez solo podamos determinar que es de una magnitud de 10.000.000 en lugar de una magnitud de 1.000.000. Se emplean varias técnicas para estas estimaciones, incluidas la experiencia y el juicio, valores históricos y gráficos, reglas generales y cálculos matemáticos simples. La estimación de factores es uno de los métodos más populares. Esto implica tomar el costo conocido de una instalación similar y factorizar el costo por tamaño, lugar y tiempo. El modelado de costos es otra técnica común. En el modelado de costos, el estimador modela los diversos parámetros de la instalación y aplica los costos al alcance derivado.

Los arquitectos o los tasadores de edificios pueden utilizar el sistema Uniformat para dividir el edificio en sistemas o conjuntos funcionales durante la fase de diseño esquemático (SD) de la planificación y el diseño. El libro RSMeans Square Foot Costs organiza los costos de construcción según las 7 divisiones del sistema de clasificación UNIFORMAT II. Las 7 divisiones son:

  • Una subestructura
  • B Shell
  • C Interiors
  • D Services
  • E Equipment " Furnishings
  • F Special Construction
  • G Building Site Work

Legislación

El Reglamento Federal de Adquisiciones 48 CFR § 36.203 exige la preparación de una estimación independiente de costos gubernamentales (IGCE) para proyectos de construcción.

Véase también

Referencias

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