Dinero para gastos menores
La caja chica es una pequeña cantidad de fondos discrecionales en forma de efectivo que se utiliza para gastos en los que no es sensato realizar ningún desembolso mediante cheque, debido a las molestias y costos de escribir, firmar, y luego cobrar el cheque.
La forma más común de contabilizar los gastos de caja chica es utilizar el sistema de anticipos. El fondo inicial se crearía mediante la emisión de un cheque por la cantidad deseada. Una cantidad de $100 normalmente sería suficiente para la mayoría de las necesidades de las pequeñas empresas, ya que los gastos que se cubrirán son para cantidades pequeñas. El asiento contable de este fondo inicial sería el crédito de caja chica y el débito de la cuenta bancaria. Este cheque luego se cobraría para adquirir el efectivo real necesario para los pagos.
A medida que se realizan los gastos, el custodio del fondo (un tenedor de libros o un miembro del personal administrativo) reembolsará a los empleados y recibirá un comprobante de caja chica con un recibo/factura adjunto a cambio. En cualquier momento dado, el total de efectivo disponible más los vales reembolsados debe ser igual al fondo original.
Cuando el fondo se agota, p. $20 restantes, el custodio solicita una recarga y envía los comprobantes para su reembolso. Suponiendo que los vales suman $80, se emite un cheque de recarga de $80 y se registra un débito de $80 para gastos de oficina. Una vez que se cobra el cheque, el custodio vuelve a tener efectivo por la cantidad original de $100.
Controles de auditoría
La supervisión de la caja chica es importante debido al potencial de abuso. Los ejemplos de controles de caja chica incluyen un límite (como el 10% del fondo total) en los desembolsos y auditorías mensuales por parte de alguien que no sea el custodio. El uso de caja chica está lo suficientemente extendido como para que los vales para su uso en el reembolso estén disponibles en cualquier tienda de suministros de oficina.
El libro diario de caja chica es uno de los libros diarios utilizados en la contabilidad y el sistema de contabilidad de doble entrada.