Contaduría

La contaduría pública es el registro de transacciones financieras y es parte del proceso de contabilidad en empresas y otras organizaciones. Implica la preparación de documentos fuente para todas las transacciones, operaciones y otros eventos de una empresa. Las transacciones incluyen compras, ventas, recibos y pagos por parte de una persona individual o una organización/corporación. Existen varios métodos estándar de contabilidad, incluidos los sistemas de contabilidad de entrada única y de entrada doble. Si bien estos pueden verse como contabilidad "real", cualquier proceso para registrar transacciones financieras es un proceso de contabilidad.

La persona en una organización que está empleada para realizar funciones de contabilidad generalmente se denomina tenedor de libros (o tenedor de libros). Por lo general, escriben los libros diarios (que contienen registros de ventas, compras, recibos y pagos) y documentan cada transacción financiera, ya sea en efectivo o a crédito, en el libro diario correcto, es decir, el libro de caja chica, el libro de proveedores, el libro de clientes, etc..—y el libro mayor. A partir de entonces, un contador puede crear informes financieros a partir de la información registrada por el tenedor de libros. El tenedor de libros lleva los libros a la etapa de balance de prueba, a partir de la cual un contador puede preparar informes financieros para la organización, como el estado de resultados y el balance.

Historia

El origen de la contabilidad se pierde en la oscuridad, pero investigaciones recientes indican que los métodos de contabilidad han existido desde los tiempos más remotos de la vida humana en las ciudades. Se han encontrado registros babilónicos escritos con estiletes en pequeñas losas de arcilla que datan del 2600 a. Los tenedores de libros mesopotámicos mantuvieron registros en tablillas de arcilla que pueden tener una antigüedad de hasta 7.000 años. Luca Pacioli describió el uso del moderno sistema de contabilidad por partida doble en 1494.

El término "libro de desechos" se utilizó en la América colonial, en referencia a la documentación de las transacciones diarias de recibos y gastos. Los registros se hicieron en orden cronológico y solo para uso temporal. Luego, los registros diarios se transfirieron a un libro diario o libro mayor de cuentas para equilibrar las cuentas y crear un diario permanente; entonces el libro de desechos podría desecharse, de ahí el nombre.

Proceso

El propósito principal de la contabilidad es registrar los efectos financieros de las transacciones. Una diferencia importante entre un sistema de contabilidad manual y uno electrónico es la latencia del primero entre el registro de una transacción financiera y su contabilización en la cuenta correspondiente. Este retraso, que está ausente en los sistemas de contabilidad electrónica debido a la contabilización casi instantánea en las cuentas correspondientes, es característico de los sistemas manuales y dio lugar a los principales libros de cuentas (libro de caja, libro de compras, libro de ventas, etc.) para documentar inmediatamente una transacción financiera.

En el curso normal de los negocios, se produce un documento cada vez que ocurre una transacción. Las ventas y compras suelen tener facturas o recibos. Los comprobantes de depósito se producen cuando se realizan depósitos (depósitos) en una cuenta bancaria. Los cheques (deletreados "cheques" en el Reino Unido y varios otros países) se escriben para pagar dinero de la cuenta. La contabilidad primero implica registrar los detalles de todos estos documentos fuente en diarios de varias columnas (también conocidos como libros de primera entrada o libros diarios).). Por ejemplo, todas las ventas a crédito se registran en el diario de ventas; todos los pagos en efectivo se registran en el diario de pagos en efectivo. Cada columna de un diario normalmente corresponde a una cuenta. En el sistema de entrada única, cada transacción se registra una sola vez. La mayoría de las personas que hacen el balance de su chequera cada mes utilizan un sistema de este tipo, y la mayoría del software de finanzas personales sigue este enfoque.

Después de cierto período, generalmente un mes, cada columna de cada diario se totaliza para dar un resumen de ese período. Usando las reglas de doble entrada, estos resúmenes de diario se transfieren a sus respectivas cuentas en el libro mayor o libro de cuentas. Por ejemplo, se toman las entradas en el Diario de ventas y se hace una entrada de débito en la cuenta de cada cliente (que muestra que el cliente ahora nos debe dinero), y se puede hacer una entrada de crédito en la cuenta para "Venta de widgets de clase 2" (lo que demuestra que esta actividad nos ha generado ingresos). Este proceso de transferir resúmenes o transacciones individuales al libro mayor se denomina contabilización.. Una vez que se completa el proceso de contabilización, las cuentas mantenidas con el formato "T" (débitos en el lado izquierdo de la "T" y créditos en el lado derecho) se equilibran, que es simplemente un proceso para llegar al saldo de la cuenta.

Como verificación parcial de que el proceso de contabilización se realizó correctamente, se crea un documento de trabajo denominado balance de comprobación no ajustado. En su forma más simple, esta es una lista de tres columnas. La columna uno contiene los nombres de aquellas cuentas en el libro mayor que tienen un saldo distinto de cero. Si una cuenta tiene un saldo deudor, el monto del saldo se copia en la columna dos (la columna de débito); si una cuenta tiene un saldo de crédito, la cantidad se copia en la Columna Tres (la columna de crédito). Luego se totaliza la columna de débito y luego se totaliza la columna de crédito. Los dos totales deben coincidir, lo que no es casualidad, porque según las reglas de la partida doble, siempre que hay una contabilización, los débitos de la contabilización son iguales a los créditos de la contabilización. Si los dos totales no concuerdan, se ha cometido un error, ya sea en los diarios o durante el proceso de contabilización. El error debe localizarse y rectificarse, y los totales de la columna de débito y la columna de crédito deben recalcularse para verificar si hay coincidencia antes de que pueda llevarse a cabo cualquier otro procesamiento.

Una vez que las cuentas se equilibran, el contador realiza una serie de ajustes y cambia los saldos de algunas de las cuentas. Estos ajustes aún deben obedecer la regla de doble entrada: por ejemplo, la cuenta de inventario y la cuenta de activos pueden cambiarse para alinearlos con los números reales contados durante un inventario. Al mismo tiempo, la cuenta de gastos asociada con el uso de inventario se ajusta por una cantidad igual y opuesta. En este momento también se realizan otros ajustes, como contabilizar la depreciación y los pagos anticipados. Esto da como resultado una lista llamada balance de prueba ajustado. Son las cuentas de esta lista, y sus correspondientes saldos deudores o acreedores, las que se utilizan para preparar los estados financieros.

Finalmente, los estados financieros se extraen del balance de comprobación, que puede incluir:

• el estado de resultados, también conocido como estado de resultados financieros, cuenta de pérdidas y ganancias o cuenta de pérdidas y ganancias
• el balance, también conocido como el estado de situación financiera
• el estado de flujo de efectivo
• el estado de cambios en el patrimonio, también conocido como el estado de ganancias y pérdidas totales reconocidas

Sistema de entrada única

El registro contable principal en la contabilidad de entrada única es el libro de caja, que es similar a un registro de cuenta corriente (en el Reino Unido: cuenta corriente, cuenta corriente), excepto que todas las entradas se asignan entre varias categorías de cuentas de ingresos y gastos. Se mantienen registros de cuentas separados para la caja chica, las cuentas por pagar y las cuentas por cobrar, y otras transacciones relevantes, como el inventario y los gastos de viaje. Para ahorrar tiempo y evitar los errores de los cálculos manuales, la contabilidad de una sola entrada se puede realizar hoy con un software de contabilidad de bricolaje.

Sistema de Entrada doble

Un sistema de contabilidad de partida doble es un conjunto de reglas para registrar información financiera en un sistema de contabilidad financiera en el que cada transacción o evento cambia al menos dos cuentas contables nominales diferentes.

Diarios

Un diario es un registro descriptivo y cronológico (similar a un diario) de las transacciones financieras diarias; también se le llama libro de asiento original. Los detalles del diario deben transcribirse formalmente en diarios para permitir la publicación en los libros mayores. Los diarios incluyen:

• Libro diario de ventas, para el registro de facturas de ventas.
• Libro diario de créditos de ventas, para el registro de notas de crédito de ventas.
• Libro diario de compras, para el registro de facturas de compra.
• Libro diario de débitos de compras, para el registro de notas de débito de compras.
• Libro diario de caja, generalmente conocido como libro de caja, para registrar todo el dinero recibido y todo el dinero pagado. Puede dividirse en dos libros diarios: un libro diario de recibos que documenta cada cantidad de dinero recibida y un libro diario de pagos que registra cada pago realizado.
• Libro diario del diario general, para registrar las entradas del diario.

Libro de caja chica

Un libro de caja chica es un registro de compras de pequeño valor antes de que luego se transfieran al libro mayor y cuentas finales; es mantenido por un cajero menor o menor. Este tipo de libro de caja generalmente utiliza el sistema de anticipos: el cajero principal proporciona una cierta cantidad de dinero al cajero menor. Este dinero es para cubrir gastos menores (hospitalidad, papelería menor, franqueo ocasional, etc.) y se reembolsa periódicamente previa explicación satisfactoria de cómo se gastó. El saldo del libro de caja chica es Activo.

Revistas

Los diarios se registran en el diario de diario general. Un diario es un registro formal y cronológico de transacciones financieras antes de que sus valores se contabilicen en el libro mayor como débitos y créditos. Una empresa puede mantener un diario para todas las transacciones, o mantener varios diarios basados ​​en actividades similares (por ejemplo, ventas, recibos de efectivo, ingresos, etc.), lo que hace que las transacciones sean más fáciles de resumir y consultar más adelante. Para cada entrada de diario de débito registrada, debe haber una entrada de diario de crédito equivalente para mantener una ecuación contable equilibrada.

Libros mayores

Un libro mayor es un registro de cuentas. El libro mayor es un resumen permanente de todos los montos ingresados ​​en los diarios de respaldo que enumeran las transacciones individuales por fecha. Estas cuentas se registran por separado, mostrando su saldo inicial/final. Un diario enumera las transacciones financieras en orden cronológico, sin mostrar su saldo pero mostrando cuánto se cargará en cada cuenta. Un libro mayor toma cada transacción financiera del diario y la registra en la cuenta correspondiente para cada transacción enumerada. El libro mayor también resume el total de cada cuenta, que se transfiere al balance y al estado de resultados. Hay tres tipos diferentes de libros mayores que se ocupan de la contabilidad:

• Libro mayor de ventas, que se ocupa principalmente de la cuenta de cuentas por cobrar. Este libro mayor consta de los registros de las transacciones financieras realizadas por los clientes a la empresa.
• El libro de compras es el registro de las transacciones de compra que realiza una empresa; va de la mano con la cuenta de Cuentas por Pagar.

Abreviaturas utilizadas en contabilidad.

• Aire acondicionado – Cuenta
• Cuenta – Cuenta
• A/R – Cuentas por cobrar
• A/P – Cuentas por pagar
• B/S – Balance
• c/d - Llevado hacia abajo
• b / d - Derribado
• c/f – Aplazado
• b/f – Adelantado
• Dr: lado de débito de un libro mayor. "Dr" significa " Registro de débito "
• Cr: lado del crédito de un libro mayor. "Cr" significa " registrador de crédito "
• L/M – Libro mayor; (o N/L – libro mayor nominal)
• PL – Pérdidas y ganancias; (o I/S – cuenta de resultados)
• P/L - Libro mayor de compras (Cuentas por pagar)
• P/R - Nómina
• PP&E – Propiedad, planta y equipo
• S/L - Libro mayor de ventas (Cuentas por cobrar)
• TB – Balance de prueba
• GST - Impuesto sobre bienes y servicios
• SGST- Impuesto estatal sobre bienes y servicios
• CGST- Impuesto central sobre bienes y servicios
• IGST- impuesto integrado de bienes y servicios
• IVA – Impuesto al valor agregado
• CST – Impuesto central a las ventas
• TDS – Impuesto deducido en origen
• AMT – Contribución mínima alterna
• EBITDA - Ganancia antes de intereses, impuestos, depreciación y amortización
• EBDTA: ganancias antes de depreciación, impuestos y amortización
• EBT – Ganancias antes de impuestos
• COMER - Ganancias después de impuestos
• PAT – Beneficio después de impuestos
• PBT – Beneficio antes de impuestos
• Depr – Depreciación
• Dep – Depreciación
• CPO – Efectivo pagado
• PC - Pago en efectivo
• wef - con efecto a partir de
• @ - a razón de
• L/F - folio del libro mayor
• J/F - Diario Folio
• V.no.- número de comprobante
• V/N - número de comprobante

Catálogo de cuentas

Un plan de cuentas es una lista de los códigos de cuentas que se pueden identificar con códigos numéricos, alfabéticos o alfanuméricos que permiten ubicar la cuenta en el libro mayor. La sección de patrimonio del plan de cuentas se basa en el hecho de que la estructura legal de la entidad es de un tipo legal particular. Las posibilidades incluyen comerciante único, sociedad, fideicomiso y compañía.

Contabilidad computarizada

La contabilidad computarizada elimina muchos de los "libros" de papel que se utilizan para registrar las transacciones financieras de una entidad comercial; en su lugar, las bases de datos relacionales se utilizan hoy en día, pero por lo general, estas aún hacen cumplir las normas de contabilidad, incluidos los sistemas de contabilidad de entrada única y de entrada doble. Los Contadores Públicos Certificados (CPA, por sus siglas en inglés) supervisan los controles internos de los sistemas de contabilidad computarizados, que sirven para minimizar los errores en la documentación de las numerosas actividades que una entidad comercial puede iniciar o completar durante un período contable.