Conocimiento administrativo

Gestión del conocimiento (KM) es el conjunto de métodos relacionados con la creación, el intercambio, el uso y la gestión del conocimiento y la información de una organización. Se refiere a un enfoque multidisciplinario para lograr los objetivos organizacionales haciendo el mejor uso del conocimiento.

Una disciplina establecida desde 1991, KM incluye cursos impartidos en los campos de administración de empresas, sistemas de información, gestión, bibliotecas y ciencias de la información. Otros campos pueden contribuir a la investigación de KM, incluida la información y los medios, la informática, la salud pública y las políticas públicas. Varias universidades ofrecen maestrías dedicadas a la gestión del conocimiento.

Muchas empresas grandes, instituciones públicas y organizaciones sin fines de lucro tienen recursos dedicados a los esfuerzos internos de KM, a menudo como parte de sus departamentos de estrategia comercial, TI o administración de recursos humanos. Varias empresas de consultoría brindan asesoramiento sobre KM a estas organizaciones.

Los esfuerzos de gestión del conocimiento generalmente se enfocan en objetivos organizacionales como un mejor desempeño, ventaja competitiva, innovación, el intercambio de lecciones aprendidas, integración y mejora continua de la organización. Estos esfuerzos se superponen con el aprendizaje organizacional y pueden distinguirse de eso por un mayor enfoque en la gestión del conocimiento como un activo estratégico y en alentar el intercambio de conocimiento. KM es un facilitador del aprendizaje organizacional.

El escenario más complejo para la gestión del conocimiento se puede encontrar en el contexto de la cadena de suministro, ya que involucra a múltiples empresas sin una relación de propiedad o jerarquía entre ellas, siendo denominada por algunos autores como conocimiento transorganizacional o interorganizacional. Esa complejidad se ve incrementada adicionalmente por la industria 4.0 (o cuarta revolución industrial) y la transformación digital, a medida que surgen nuevos desafíos tanto del volumen como de la velocidad de los flujos de información y la generación de conocimiento.

Historia

Los esfuerzos de gestión del conocimiento tienen una larga historia, incluidas las discusiones en el trabajo, el aprendizaje formal, los foros de discusión, las bibliotecas corporativas, la capacitación profesional y los programas de tutoría. Con el aumento del uso de las computadoras en la segunda mitad del siglo XX, se introdujeron adaptaciones específicas de tecnologías tales como bases de conocimiento, sistemas expertos, depósitos de información, sistemas de soporte de decisiones grupales, intranets y trabajo cooperativo asistido por computadora para mejorar aún más dichos esfuerzos..

En 1999, se introdujo el término gestión del conocimiento personal; se refiere a la gestión del conocimiento a nivel individual.

En la empresa, las primeras colecciones de estudios de casos reconocieron la importancia de las dimensiones de estrategia, proceso y medición de la gestión del conocimiento. Las lecciones clave aprendidas incluyen que las personas y las normas culturales que influyen en sus comportamientos son los recursos más críticos para la creación, difusión y aplicación exitosas del conocimiento; los procesos de aprendizaje cognitivo, social y organizacional son esenciales para el éxito de una estrategia de gestión del conocimiento; y la medición, la evaluación comparativa y los incentivos son esenciales para acelerar el proceso de aprendizaje e impulsar el cambio cultural. En resumen, los programas de gestión del conocimiento pueden generar beneficios impresionantes para las personas y las organizaciones si tienen un propósito, son concretos y están orientados a la acción.

Investigación

KM surgió como una disciplina científica a principios de la década de 1990. Inicialmente fue apoyado por profesionales individuales, cuando Skandia contrató a Leif Edvinsson de Suecia como el primer Director de Conocimiento (CKO) del mundo. Hubert Saint-Onge (anteriormente de CIBC, Canadá), comenzó a investigar KM mucho antes. El objetivo de los CKO es administrar y maximizar los activos intangibles de sus organizaciones. Gradualmente, los CKO se interesaron en los aspectos prácticos y teóricos de KM, y se formó el nuevo campo de investigación. La idea de KM ha sido adoptada por académicos como Ikujiro Nonaka (Universidad Hitotsubashi), Hirotaka Takeuchi (Universidad Hitotsubashi), Thomas H. Davenport (Babson College) y Baruch Lev (Universidad de Nueva York).

En 2001, Thomas A. Stewart, ex editor de la revista Fortune y posteriormente editor de Harvard Business Review, publicó un artículo de portada que destacaba la importancia del capital intelectual en organizaciones La disciplina KM se ha ido moviendo gradualmente hacia la madurez académica. Primero, es una tendencia hacia una mayor cooperación entre académicos; las publicaciones de un solo autor son menos comunes. En segundo lugar, el papel de los profesionales ha cambiado. Su contribución a la investigación académica disminuyó del 30 % de las contribuciones totales hasta 2002, a solo el 10 % en 2009. En tercer lugar, el número de revistas académicas de gestión del conocimiento ha ido en constante crecimiento y actualmente alcanza los 27 puntos de venta.

Existen múltiples disciplinas de KM; Los enfoques varían según el autor y la escuela. A medida que la disciplina maduró, aumentaron los debates académicos sobre la teoría y la práctica, entre ellos:

• Techno-céntrica con enfoque en la tecnología, idealmente aquellos que mejoran el intercambio de conocimientos y la creación.
• Organizar con énfasis en cómo se puede diseñar una organización para facilitar los procesos de conocimiento.
• Ecológico con enfoque en la interacción de personas, identidad, conocimiento y factores ambientales como un complejo sistema de adaptación similar a un ecosistema natural.

Independientemente de la escuela de pensamiento, los componentes centrales de KM incluyen aproximadamente personas/cultura, procesos/estructura y tecnología. Los detalles dependen de la perspectiva. Las perspectivas de KM incluyen:

• de la práctica
• análisis de redes sociales
• capital intelectual
• teoría de la información
• complejidad de la ciencia
• constructivismo

La relevancia práctica de la investigación académica en KM ha sido cuestionada y se sugirió que la investigación de acción tiene más relevancia y la necesidad de traducir los hallazgos presentados en revistas académicas a la práctica.

Dimensiones

Diferentes marcos para distinguir entre diferentes 'tipos de' el conocimiento existe. Un marco propuesto para categorizar las dimensiones del conocimiento distingue el conocimiento tácito y el conocimiento explícito. El conocimiento tácito representa el conocimiento internalizado del que un individuo puede no ser consciente, como para realizar tareas particulares. En el extremo opuesto del espectro, el conocimiento explícito representa el conocimiento que el individuo tiene conscientemente en el enfoque mental, en una forma que puede comunicarse fácilmente a los demás.

El Espiral del Conocimiento como lo describe Nonaka & Takeuchi.

Ikujiro Nonaka propuso un modelo (SECI, para socialización, externalización, combinación, internalización) que considera una interacción en espiral entre el conocimiento explícito y el conocimiento tácito. En este modelo, el conocimiento sigue un ciclo en el que el conocimiento implícito se 'extrae' para convertirse en conocimiento explícito, y el conocimiento explícito se 're-interioriza' en conocimiento implícito.

Hayes y Walsham (2003) describen el conocimiento y la gestión del conocimiento como dos perspectivas diferentes. La perspectiva del contenido sugiere que el conocimiento se almacena fácilmente; porque puede ser codificado, mientras que la perspectiva relacional reconoce los aspectos contextuales y relacionales del conocimiento que pueden dificultar que el conocimiento se comparta fuera del contexto específico en el que se desarrolla.

Las primeras investigaciones sugirieron que KM necesita convertir el conocimiento tácito internalizado en conocimiento explícito para compartirlo, y el mismo esfuerzo debe permitir a las personas internalizar y hacer personalmente significativo cualquier conocimiento codificado recuperado del esfuerzo de KM.

La investigación posterior sugirió que la distinción entre conocimiento tácito y conocimiento explícito representaba una simplificación excesiva y que la noción de conocimiento explícito es autocontradictoria. Específicamente, para que el conocimiento se haga explícito, debe traducirse en información (es decir, símbolos fuera de nuestras cabezas). Más recientemente, junto con Georg von Krogh y Sven Voelpel, Nonaka volvió a su trabajo anterior en un intento de hacer avanzar el debate sobre la conversión del conocimiento.

Un segundo marco propuesto para categorizar las dimensiones del conocimiento distingue el conocimiento incorporado de un sistema fuera de un individuo humano (por ejemplo, un sistema de información puede tener conocimiento incorporado en su diseño) del conocimiento incorporado que representa una capacidad aprendida del cuerpo humano. sistemas nervioso y endocrino.

Un tercer marco propuesto distingue entre la creación exploratoria de "nuevos conocimientos" (es decir, innovación) frente a la transferencia o explotación de "conocimiento establecido" dentro de un grupo, organización o comunidad. Los entornos colaborativos, como las comunidades de práctica o el uso de herramientas informáticas sociales, pueden utilizarse tanto para la creación como para la transferencia de conocimientos.

Estrategias

Se puede acceder al conocimiento en tres etapas: antes, durante o después de las actividades relacionadas con KM. Las organizaciones han probado los incentivos de captura de conocimiento, incluida la obligatoriedad del envío de contenido y la incorporación de recompensas en los planes de medición del desempeño. Existe una controversia considerable sobre si tales incentivos funcionan y no ha surgido un consenso.

Una estrategia para KM implica la gestión activa del conocimiento (estrategia de empuje). En tal caso, las personas se esfuerzan por codificar explícitamente su conocimiento en un depósito de conocimiento compartido, como una base de datos, así como recuperar el conocimiento que necesitan y que otras personas han proporcionado (codificación). Otra estrategia consiste en que las personas soliciten conocimientos a expertos asociados con un tema en particular de forma ad hoc (estrategia de atracción). En tal caso, las personas expertas brindan información al solicitante (personalización). Cuando se habla de gestión estratégica del conocimiento, la forma del conocimiento y las actividades para compartirlo define el concepto entre codificación y personalización. La forma del conocimiento significa que es tácito o explícito. Los datos y la información pueden considerarse explícitos y los conocimientos técnicos pueden considerarse tácitos.

Hansen et al. definió las dos estrategias (codificación y personalización). La codificación significa un método orientado al sistema en la estrategia de KM para gestionar el conocimiento explícito con objetivos organizacionales. La estrategia de codificación es una estrategia centrada en el documento, donde el conocimiento se codifica principalmente como método de "personas a documentos". La codificación se basa en la infraestructura de la información, donde el conocimiento explícito se codifica y almacena cuidadosamente. La codificación se centra en recopilar y almacenar conocimientos codificados en bases de datos electrónicas para hacerlos accesibles. Por lo tanto, la codificación puede referirse tanto al conocimiento tácito como al explícito. Por el contrario, la personalización alienta a las personas a compartir sus conocimientos directamente. Personificación significa una estrategia de gestión del conocimiento orientada al ser humano, cuyo objetivo es mejorar los flujos de conocimiento a través de redes e integraciones relacionadas con el conocimiento tácito con el intercambio y la creación de conocimiento. La tecnología de la información juega un papel menos importante, ya que solo facilita la comunicación y el intercambio de conocimientos.

Otras estrategias e instrumentos de gestión del conocimiento para empresas incluyen:

• Intercambio de conocimientos (fosterizando una cultura que fomenta el intercambio de información, sobre la base del concepto de que el conocimiento no es irrevocable y debe ser compartido y actualizado para seguir siendo relevante)
  • Hacer que el conocimiento comparta un papel clave en la descripción del trabajo de los empleados
  • Transferencia de conocimientos entre proyectos
  • Intercambio de conocimientos interinstitucionales
  • Intercambio de conocimientos entre organizaciones
  • La retención de conocimientos también conocida como Continuación del conocimiento: actividades que abordan el desafío de la pérdida de conocimientos como resultado de la salida de personas
  • Mapping knowledge competencies, roles and identifying current or future predicted gaps.
  • Definir para cada papel elegido el conocimiento principal que debe ser retenido, y construir rituales en los que se documenta o transfiere el conocimiento, desde el día en que comienzan su trabajo.
  • Transferencia de conocimientos e información antes de la salida del empleado mediante el intercambio de documentos, sombras, mentores y más,
• Proximidad " arquitectura (la situación física de los empleados puede ser conducente o obstruccionista al intercambio de conocimientos)
• Storytelling (como medio de transferir conocimiento tácito)
• Aprendizaje de proyectos cruzados
• Examen de las medidas posteriores
• El mapeo del conocimiento requiere que la organización sepa qué tipo de organización del conocimiento tiene y cómo se distribuye en toda la empresa, y cómo utilizar y reutilizar eficientemente ese conocimiento. (un mapa de repositorios de conocimiento dentro de una empresa accesible por todos)
• Comunidades de práctica
• Directorios de expertos (para permitir que el buscador de conocimientos llegue a los expertos)
• Sistemas de expertos (el buscador de conocimiento responde a una o más preguntas específicas para alcanzar el conocimiento en un repositorio)
• Mejor transferencia de prácticas
• Ferias de conocimientos
• Gestión basada en la competencia (evaluación sistemática y planificación de competencias relacionadas con los conocimientos de los miembros de cada organización)
• Master-apprentice relación, Mentor-mentee relación, trabajo sombra
• Tecnologías colaborativas de software (wikis, marcadores compartidos, blogs, software social, etc.)
• Repositorios de conocimiento (bases de datos, motores de marcadores, etc.)
• Medición y presentación de informes de capital intelectual (una manera de hacer conocimientos explícitos para las empresas)
• Interventores de conocimiento (algunos miembros organizativos asumen la responsabilidad de un "campo" específico y actúan como primera referencia sobre un tema específico)
• Agricultura del conocimiento (utilizando software de toma de notas para cultivar un gráfico del conocimiento, parte de la agricultura del conocimiento)
• Captura de conocimientos (se refiere a un proceso en el que las personas capacitadas extraen conocimientos valiosos o deseados de los expertos y lo incrustan en bases de datos)

Motivaciones

Múltiples motivaciones llevan a las organizaciones a emprender GC. Las consideraciones típicas incluyen:

• Facilitación de un mayor contenido de conocimientos en el desarrollo y la prestación de productos y servicios
• Lograr ciclos de desarrollo más cortos
• Mejoramiento de la coherencia de los conocimientos y la normalización de los conocimientos especializados entre el personal
• Facilitación y gestión de la innovación y el aprendizaje organizativo
• Aprovechamiento de conocimientos especializados en toda la organización
• Aumento de la conectividad de red entre individuos internos y externos
• Gestionar entornos empresariales y permitir que los empleados obtengan información e ideas pertinentes apropiadas para su trabajo
• Solución de problemas intratables o impíos
• Gestión del capital y los activos intelectuales en la fuerza de trabajo (como los conocimientos especializados y conocimientos especializados que posean personas clave o se almacenan en depósitos)

Tecnologías KM

La tecnología de gestión del conocimiento (KM) se puede categorizar:

• Software colaborativo (Groupware)—Software que facilita la colaboración y el intercambio de información organizativa. Estas aplicaciones proporcionan herramientas para discusiones roscadas, intercambio de documentos, correo electrónico uniforme de toda la organización y otras características relacionadas con la colaboración.
• Sistemas de flujo de trabajo: Sistemas que permiten la representación de procesos asociados a la creación, uso y mantenimiento de conocimientos organizativos, como el proceso para crear y utilizar formularios y documentos.
• Sistemas de gestión de contenidos y documentos: Sistemas de software que automatizan el proceso de creación de contenido web y/o documentos. Las funciones como editores, diseñadores gráficos, escritores y productores pueden modelarse explícitamente junto con las tareas en los criterios de proceso y validación. Los proveedores comerciales comenzaron ya sea para apoyar documentos o para apoyar contenido web, pero a medida que Internet crecía estas funciones fusionadas y los proveedores ahora desempeñan ambas funciones.
• Portales empresariales: Software que agrega información en toda la organización o para grupos como equipos de proyectos.
• eLearning... Software que permite a las organizaciones crear formación y educación personalizadas. Esto puede incluir planes de lección, monitoreo de progreso y clases en línea.
• Programa de planificación y programación: Software que automatiza programa la creación y mantenimiento. El aspecto de planificación puede integrarse con el software de gestión de proyectos.
• Telepresencia... Software que permite a los individuos tener reuniones virtuales "cara a cara" sin montar en un lugar. La videoconferencia es el ejemplo más obvio.
• Tecnología semántica como ontologías... Sistemas que codifican significado junto con datos para dar a las máquinas la capacidad de extraer e inferir información.

Estas categorías se superponen. El flujo de trabajo, por ejemplo, es un aspecto importante de los sistemas de gestión de contenido o documentos, la mayoría de los cuales tienen herramientas para desarrollar portales empresariales.

Los productos de tecnología KM patentados, como Lotus Notes, definieron formatos propietarios para correo electrónico, documentos, formularios, etc. Internet llevó a la mayoría de los proveedores a adoptar formatos de Internet. Las herramientas gratuitas y de código abierto para la creación de blogs y wikis ahora permiten capacidades que antes requerían costosas herramientas comerciales.

KM está impulsando la adopción de herramientas que permiten a las organizaciones trabajar a nivel semántico, como parte de la Web Semántica. Algunos comentaristas han argumentado que después de muchos años, la Web Semántica no ha logrado una adopción generalizada, mientras que otros comentaristas han argumentado que ha sido un éxito.

Barreras del conocimiento

Al igual que la transferencia y el intercambio de conocimientos, el término "barreras del conocimiento" no es un término uniformemente definido y difiere en su significado dependiendo del autor. Las barreras del conocimiento pueden estar asociadas con altos costos tanto para las empresas como para los individuos.

Retención de conocimientos

La retención del conocimiento es parte de la gestión del conocimiento. Ayuda a convertir una forma tácita de conocimiento en una forma explícita. Es un proceso complejo que tiene como objetivo reducir la pérdida de conocimiento en la organización. La retención del conocimiento es necesaria cuando los trabajadores expertos en conocimiento dejan la organización después de una larga carrera. Retener el conocimiento evita perder capital intelectual.

Según DeLong(2004), las estrategias de retención de conocimientos se dividen en cuatro categorías principales:

• Recursos humanos, procesos y prácticas
• Prácticas de transferencia de conocimientos
• Prácticas de recuperación de conocimientos
• Las tecnologías de la información utilizadas para captar, almacenar y compartir conocimientos.

Los proyectos de retención de conocimientos generalmente se presentan en tres etapas: toma de decisiones, planificación e implementación. Existen diferencias entre los investigadores en cuanto a los términos de las etapas. Por ejemplo, Dalkir habla de captura, intercambio y adquisición de conocimientos y Doan et al. introduce la iniciación, la implementación y la evaluación. Además, Levy introduce tres pasos (alcance, transferencia, integración) pero también reconoce una “etapa cero” para el inicio del proyecto.