Administración de tareas

Gestión de tareas es el proceso de supervisar una tarea a lo largo de su ciclo de vida. Implica planificación, pruebas, seguimiento e informes. La gestión de tareas puede ayudar a las personas a alcanzar metas o permitir que grupos de personas colaboren y compartan conocimientos para el logro de metas colectivas. Las tareas también se diferencian por su complejidad, de menor a mayor.

La gestión eficaz de tareas requiere supervisar todos los aspectos de una tarea, incluido su estado, prioridad, tiempo, asignaciones de recursos humanos y financieros, recurrencia, dependencias, notificaciones, etc. Estos pueden agruparse en términos generales como las actividades fundamentales de la gestión de tareas.

La gestión de tareas para varias personas o equipos se puede facilitar mediante software especializado, como software de flujo de trabajo o de gestión de proyectos. Este tipo de software a veces se denomina sistema de productividad.

La gestión de tareas puede ser un componente de la gestión de proyectos y de procesos, y sirve como base para un flujo de trabajo eficiente dentro de una organización. Los gerentes de proyecto que se adhieren a la gestión orientada a tareas tienen un cronograma de proyecto detallado y actualizado y generalmente son buenos para dirigir a los miembros del equipo y hacer avanzar el proyecto.

Ciclo de vida de la tarea

El estado de las tareas se puede describir mediante estos estados:

• Listo
• Assigned
• Terminada
• Gastos
• Adelante
• Comienzo
• Terminado
• Verificado
• Pausa
• Failed

El diagrama de la máquina de estados a la derecha proviene de IBM y describe diferentes estados de una tarea a lo largo de su ciclo de vida. También se ha publicado un diagrama de máquina de estado de tareas más actualizado, que es aplicable al método moderno de entrega continua.

Actividades apoyadas por tareas

Como disciplina, la gestión de tareas abarca varias actividades clave. Existen diversas desagregaciones conceptuales, a un alto nivel, estas siempre incluyen actividades creativas, funcionales, de proyecto, de desempeño y de servicio.

• Las actividades creativas corresponden a la creación de tareas. En este contexto, deben facilitar la planificación de tareas, el almacenamiento de ideas, la creación, la elaboración, la aclaración, la organización, la reducción, la selección y la priorización preliminar.
• Las actividades funcionales corresponden al personal, las ventas, la calidad u otras áreas de gestión, asegurando en última instancia la producción de bienes y servicios finales para la entrega a los clientes. En este contexto, estas actividades deberían permitir la planificación, presentación de informes, seguimiento, priorización, configuración, delegación y gestión de tareas.
• Las actividades de proyectos se refieren a la planificación, el tiempo y la presentación de informes sobre costos. Si bien estas actividades pueden implicar múltiples aspectos funcionales, son siempre más significativos y precisos que la suma de sus partes. En el contexto, las actividades de los proyectos deberían apoyar el desglose de las tareas de los proyectos (también conocido como estructura de desglose de tareas), la asignación de tareas, el inventario en todos los proyectos y el acceso simultáneo a bases de datos de tareas.
• Las actividades de servicio se refieren a la prestación de servicios a clientes y empresas internas, incluida la gestión de las relaciones con los clientes y la gestión de los conocimientos. En contexto, deben apoyar archivos adjuntos y enlaces a tareas, gestión de documentos, gestión de derechos de acceso, inventario de registros de clientes y empleados, gestión de pedidos y llamadas y tareas anotadas.
• Las actividades de rendimiento corresponden al seguimiento del desempeño y cumplimiento de las tareas asignadas. En el contexto, deberían permitir el seguimiento a tiempo, el control de costos, los interesados, la prioridad, los gráficos, los informes exportables, las actualizaciones de la situación, los ajustes del plazo y la tala de actividad.
• Las actividades de presentación de informes incluyen la presentación de información sobre las otras cinco actividades enumeradas, incluidas las pantallas gráficas.

Software de gestión de tareas

Las herramientas de software de gestión de tareas abundan en el mercado. Algunos son gratuitos, mientras que otros están destinados a fines de implementación en toda la empresa. Algunas son listas simples de tareas pendientes, mientras que otras cuentan con capacidades de creación, visualización y notificación de tareas para toda la empresa, entre otras características. La gestión de tareas es utilizada por empresas de tamaño pequeño a Fortune 100. Admite desde proyectos individuales simples hasta actividades de gestión de tareas corporativas.

El software de gestión de proyectos, el software de calendario y el software de flujo de trabajo a menudo incluyen funciones avanzadas de gestión de tareas, que admiten una variedad de actividades relacionadas con las tareas dentro de un entorno de software integral. Estas funcionalidades complementan las numerosas tareas de proyectos y desempeño integradas en productos de software de gestión de tareas de nivel empresarial de alta calidad.

Las dimensiones clave del software que se cruzan en varias líneas de productos de gestión de tareas incluyen la creación de tareas, la visualización de tareas, las notificaciones, la asignación de recursos, la compatibilidad, la configurabilidad, la escalabilidad y la generación de informes.

• La creación de tareas abarca capacidades colaborativas para convertir las ideas en acciones (tareas). Esto incluye actividades relacionadas con la definición de la tarea y abarca la colaboración necesaria en el proceso de planificación.
• La visualización de tareas implica presentar tareas, con mayor frecuencia en los formularios de tiempo y lista. La visualización prioritaria abarca la clasificación (por ejemplo, presupuesto, tiempo, participación) y mecanismo (por ejemplo, código de color o texto). El calendario abarca la programación (por ejemplo, disponibilidad, reuniones, nombramientos y otros posibles conflictos) y las notificaciones.
• Las notificaciones abarcan ajustes configurables para informar de los plazos anteriores, presentes y pendientes.
• La asignación de recursos abarca la capacidad de delegar tareas e instrumentos a personas individuales o múltiples.
• La compatibilidad abarca la capacidad de un entorno de gestión de tareas para conectarse a otros sistemas, software y entornos. Incluye el establecimiento de una estructura y restricciones de la comunicación que van desde el entorno de gestión de tareas a otros programas, sistemas y entornos.
• La configuración abarca la capacidad de añadir, eliminar y gestionar funcionalidad y usabilidad en entornos de gestión de tareas.
• La escalabilidad abarca la capacidad de realizar una tarea correctamente cuando hay un cambio en la cantidad de usuarios para satisfacer los requisitos específicos de la tarea.
• La presentación de informes abarca la presentación de información, ya sea en una pantalla tabular o gráfica.